ファイル管理が便利に。kintoneとクラウドストレージを連携する方法

kintoneでファイルを管理したい。
しかし、ファイルストレージとしては使いづらく、利用には二の足を踏んでいる…。
このようなことはありませんか？

kintoneのレコードにはファイルを添付する機能があるため、ファイル管理を行うことは可能です。
更にレコードにはテキスト情報を記録できるため、ファイルと共に案件やプロジェクトの情報をまとめられて便利です。

しかし、kintoneはファイル管理に特化したサービスではありません。
そのため標準では機能不足な点があります。

そこで、kintoneとクラウドストレージサービスを連携させると、便利にファイル管理を行うことができます。
今回はその方法について解説していきます。

kintoneのファイル管理利用の課題

kintoneでファイル管理を行う場合、どのような課題があるのでしょうか？
よく挙がる課題を紹介します。

ディスク容量制限がある

kintoneのディスク容量は5GB/1uです。
ユーザー追加やディスク容量追加（10GB/1000円）を行うことで、ディスク容量は増やせます。
しかし、動画や大量の画像を格納するには容量が少ないです。

フォルダを階層化できない

kintoneにはフォルダの階層構造がありません。
そのため、親フォルダの下に子フォルダを作成してファイルを格納するということができないため、一般的なファイル管理サービスのような整理ができません。

Explorerやfinderからファイルを登録できない

ストレージサービスはwindowsのExplorerやmacのfinderからファイルを格納できます。
ブラウザを開かずにファイル保管ができます。
しかし、kintoneはできません。

kintoneでファイル管理をしやすくする方法は？

ではkintoneでファイル管理をしやすくするためにはどうしたらよいでしょうか？
一つの方法としてはストレージサービスと連携することがオススメです。

特にBoxが最も連携を密にできるでしょう。
なぜかというと、kintoneとBoxを連携するプラグインが用意されているからです。
kintoneのファイル管理の課題を解決できます。

kintoneとBoxを連携するプラグインとは？

kintoneとBoxは「クラウド連携プラグイン for Box」を利用すると連携できます。
クラウド連携プラグイン for Boxはkintoneのレコードの中にBoxのフォルダを表示します。
kintoneとBoxの画面が一体化することで、便利に使うことができます。

kintoneでファイル管理する上でのメリット

では「クラウド連携プラグイン for Box」を使ってkintoneとBoxを連携すると、どのようなメリットがあるのでしょうか？

Boxのストレージを使える

kintoneでもBoxのストレージを利用できるようになります。
Boxのストレージ容量は有償版であれば無制限（Boxの料金サイトを参照）です。
これであれば動画ファイルや大量の画像管理もkintone上で可能です。

階層化が使える。しかも自動生成が可能

Boxはフォルダを階層化できます。
クラウド連携プラグイン for Boxではkintone上でフォルダ内を参照するため、レコード内でBoxの子フォルダも利用できます。

更に、クラウド連携プラグイン for Boxを使えば、レコード生成時に子フォルダも自動作成が可能です。
フォルダ作成の手間を省けます。

Explorerやfinderからのアップロードが可能

BoxはExplorerやfinderからファイルアップロードが可能です。
kintone単体ではアップロードできませんが、Boxと連携することにより、ブラウザを利用しなくてもファイルのアップロード、移動ができるようになります。

kintoneでファイル管理をしている事例

クラウド連携プラグイン for Boxは多くの利用事例があります。

信幸プロテック株式会社の事例

信幸プロテック株式会社は空調設備の工事を行う会社です。
工事物件の案件管理でkintoneを利用しています。
この時に工事現場の写真を撮影しますが、大量の画像を扱うため、kintoneに添付するとすぐに容量がオーバーしてしまう懸念がありました。

そこでクラウド連携プラグイン for Boxを利用してkintoneとBoxを連携し、ディスク容量をオーバーしてしまう問題を解決しました。

信幸プロテック株式会社の事例はこちら

株式会社ウォッチホスピタル

株式会社ウォッチホスピタルは時計修理を行う会社です。
同社では修理の案件管理でkintoneを利用していますが、修理前と修理後の時計の画像を格納するためにクラウド連携プラグイン for Boxを利用。

kintoneとBoxを連携させています。
このときにクラウド連携プラグイン for Boxの自動階層化機能を使い、レコード作成時に自動的に子フォルダを作成しています。

株式会社ウォッチホスピタルの事例はこちら

以上、kintoneとクラウドストレージを連携させてファイル管理を便利にする方法をご紹介しました。
連携でより便利に業務が遂行できますのでオススメです。
興味がある方はぜひトライアルをお申し込みください。