紙ベースの煩雑な入工管理をデジタル化！Smart at reception for FACTORYとkintone連携で実現したフルヤ金属の受付DX

 

 

貴社について教えてください

 

―御社の事業内容について教えてください。

河津様：フルヤ金属は「科学技術の発展に寄与し、社会の繁栄に貢献する」ことを企業理念に、イリジウムやルテニウムなどの貴金属（プラチナグループメタル）を用いた工業用製品の製造に特化したメーカーです。最終製品として前面に出ることは少ないものの、電子機器、エネルギー、環境、医療・分析分野など、現代社会に欠かせない基盤技術として幅広く活用されています。

 

イリジウムは高い信頼性や耐久性が求められる分野で、技術の限界を支える金属です。スマートフォンやディスプレイ、半導体の製造工程に加え、水素エネルギーなどの環境分野でも使われており、最先端技術や次世代社会を支える重要な役割を担っています。

 

ルテニウムは、膨大な情報を安定して扱うための基盤を支える金属です。特にデータセンターで使われるハードディスクや半導体に用いられ、クラウドサービスやインターネットなど、情報社会を下支えしています。

 

 

―会社規模はどのくらいでしょうか。

河津様：従業員数は全体で420名です。工場は茨城県筑西市と土浦市に各1拠点、北海道千歳市に1拠点の計3拠点あります。筑西市の工場が最も大きく、約270名が働いており、貴金属製品の製造を担っています。土浦市の工場では貴金属化合物製品の製造と貴金属のリサイクルを行っています。千歳市の工場では、熱電対を保護する石英製の保護管を製造しています。製造からリサイクルまで一貫して担える点が、弊社の強みの一つです。

 

Smart at reception for FACTORYの導入のきっかけを教えてください

―今回、受付システムを導入されたきっかけは何でしたか。

河津様：きっかけは、工場長がお客様の工場を訪問した際に、QRコードで受付を行う仕組みを体験したことです。「うちでもQRコード受付を導入してみよう」という話になり、DXを進めなければという機運も高まっていたこともあって、検討を開始しました。

 

当初は他社サービスも含めて3社ほど比較検討しました。ただ、弊社ではお客様の来工にあたって工場長の承認を必須としているため、承認ルートを設定できないサービスでは要件を満たせませんでした。

 

そのため、システム部門とも相談のうえ、承認ルートを設定できてQRコード受付にも対応できるシステムを改めて探しました。その結果、Smart at reception for FACTORYとkintoneを連携し、必要に応じてカスタマイズすることで実現できると分かり、導入を決定しました。

 

なお、入工（入構）は「お客様」と「協力会社」の2種類に分かれており、Smart at reception for FACTORYは現在、お客様向けの入工手続きに利用しています。

 

―従来はどのように運用されていたのでしょうか。

河津様：紙ベースでした。貴金属を取り扱う会社のため入工管理は厳格に行う必要があるのですが、入工申請書は社内で印刷して回付し、課長・部長・工場管理部門・工場長の順に押印が必要でした。受付も、訪問者の方に会社名やお名前を手書きで記入していただいていました。

 

kintoneを導入した流れを教えてください

―kintoneはもともと利用されていたのでしょうか。

河津様：kintoneは、導入を始めたばかりのタイミングでした。弊社では従来、グループウェアをイントラとして利用し、ワークフロー機能も活用していましたが、従業員数の増加に伴い運用・管理が難しくなってきました。そこで、kintoneでワークフローを構築できる点に魅力を感じ、導入を進めていました。

 

―受付システムとkintoneはどのような連携でしょうか。

河津様：連携としては、具体的にkintone側で入工申請・承認フローを回し、その内容をもとにSmart at reception for FACTORYで受付用のQRコードを発行・送付する形です。承認後は、お客様が来工時にQRコードをかざして受付し、受付結果が履歴として残るようにしています。ちょうどkintoneの活用を模索していた時期に受付システムの検討が始まったため、この形が最もスムーズだと判断しました。

 

例えば、協力会社向けの入工申請は、すでにkintoneで運用していました。一方でお客様向けは確認項目が多く、紙のままでした。そこで今回、協力会社向けのkintoneアプリをベースにお客様向けの入工申請アプリを構築し、Smart at reception for FACTORYと連携させました。

 

 

―M-SOLUTIONSのkintone開発はいかがでしたでしょうか？

河津様：弊社のシステム部門も「M-SOLUTIONSは申請管理を担うkintoneと受付システムの双方に詳しく、その結果、当初想定していたQRコード受付を実現でき、アフターフォローも手厚く助かっている」と話していました。さらに「Smart at reception for FACTORYは操作がシンプルで使いやすい」とも評価しています。

 

Smart at reception for FACTORYの運用状況

―現在はどのように運用されていますか。

河津様：2025年11月から運用を開始しました。現在は、見学や打ち合わせで来工される取引先のお客様に利用しています。また、本社など別拠点の営業担当が筑西市の工場に来る際にも活用しています。

 

協力会社の方は毎日10〜20件ほど出入りがあり、件数が多いこともあって、現時点では従来の運用を継続しています。今後は協力会社の入工手続きにも利用を広げていきたいと考えています。

 

 

―入工申請の項目はどのようなものがあるのでしょうか。

河津様：訪問者のお名前などの基本情報に加え、タクシー・自家用車・ハイヤーなど交通手段、見学有無や、会議室に準備する備品類の内容や数などを確認しています。

 

 

―QRコードはどのように送付していますか。

河津様：kintoneの画面上で送信ボタンをクリックすると、お客様へQRコードを自動送信するようにカスタマイズしました。営業担当にも同時に送信されるため、万が一お客様がメールを見失った場合でも、営業担当から再送が可能です。

 

 

―受付時の流れはどうなっていますか。

河津様：お客様が来工されたら、Smart at reception for FACTORYで発行したQRコードをタブレットにかざして入工手続きを行います。万が一お客様がQRコードを忘れた場合は、守衛所警備員がkintoneの予約アプリで当日の予定一覧を確認し、ご本人確認のうえで受付します。

 

また、QRコードを忘れた場合の対応方法も守衛所警備員に説明しました。画面がシンプルでボタンも分かりやすいため、警備員もすぐに理解し、運用できています。

 

 

Smart at reception for FACTORYの導入効果

―導入してどのような効果がありましたか。

河津様：まず大きいのは、押印のための移動や待機時間がなくなったことです。以前は紙を持って工場長のところへ行き、スケジュールを見ながらタイミングを計って押印をもらう必要がありましたが、kintoneでの承認に切り替えたことで待ち時間が解消されました。

 

具体的には、申請者側と工場管理部門側で、それぞれ1回あたり約5分の削減を見込んでいます。年間で約70件の申請があり、今後は協力会社の入工申請にも展開する予定のため、さらなる時間短縮につながると考えています。

 

受付時も、以前は訪問者の方に手書きで会社名や氏名などを記入していただいていましたが、現在はQRコードをタッチするだけになり、受付手続きにかかる時間が短縮されました。

 

―業務の標準化という面ではいかがでしょうか。

河津様：見学ルートの管理が整理されたのも大きな効果です。以前は申請時には大まかなルートだけが決まっており、具体的な見学エリアを記載した別紙を作成する作業が発生していました。

 

現在はkintoneで見学エリアをチェックリスト化したことで、申請者側でも見学対象エリアの確認ができるようになり、業務の標準化につながっていると感じています。

 

また、kintoneの活用促進という副次的な効果もありました。受付・入工申請をきっかけに社内でkintoneを使う場面が増え、本社メンバーにもアカウントを付与する必要が出てきたことで、全社的な活用が進みました。

 

今後の展望

―今後どのように活用していきたいとお考えですか。

河津様：導入初期のため、筑西市の工場ではSmart at reception for FACTORYを現在、お客様向けにのみ利用しています。今後は協力会社の受付にも利用を広げ、紙の削減と時間短縮につなげたいと考えています。協力会社は毎日10〜20件ほど出入りがあるため、電子化の効果は大きい見込みです。運送業者への対応方法など運用面の検討は必要ですが、実現に向けて進めていきます。

 

検討している方へのメッセージ

―同じように工場で受付システムの導入を検討されている企業様へメッセージをお願いします。

河津様：実際にSmart at reception for FACTORYを使ってみて、工場受付のニーズを十分に満たせるシステムだと感じました。特に、車のナンバーを入力できる項目が標準で用意されていた点は印象的でした。工場の受付では必ず確認する情報なので、最初から組み込まれているのはありがたいです。受付業務に関わっていない方には、こうした項目まで記録していること自体が意外かもしれません。

 

基本機能が充実しているうえに、独自要件についてもkintoneとの連携・カスタマイズで柔軟に対応していただけました。弊社のように入工に関して独自ルールや細かな管理が必要な会社でも、十分に運用できると思います。

 

工場のセキュリティ管理を徹底しながら、訪問者にもスムーズに受付していただける、その両立を実現できるシステムです。受付の効率化を検討している企業の方には、ぜひ導入をおすすめします。

-ありがとうございました。

 

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