LINE WORKS連携で、どこにいても受付対応が可能に

「LINE WORKS」は普段どのように利用していますか？

「LINE WORKS」はちょっとした相談や報告に利用しています。
元々は他社のサービスを使っていたのですが、チャット上で添付ファイルが送信できないなど課題がありました。

「LINE WORKS」なら写真や動画を送れますし、スマートフォンで使えるため外出先からも送信できるので便利です。
私はマンション事業部ですので、外壁サンプルや模型、建築状況などを「LINE WORKS」で共有しています。

「Smart at reception」の運用で工夫している点はありますか？

２つあります。
１つは受付の手順を分類している点です。
弊社に訪問いただく方の中には、アポイントなしで訪問される方がいます。
アポイントの有無を切り分けをするために、アポイントがある方は個人宛の呼び出しをお願いしております。

アポイントがない方は、部署宛に呼び出しをお願いしています。
この案内は、「Smart at reception」の画面上に表示しています。
受付システムで訪問者の切り分けができるため、受付業務もスムーズになりました。

もう１つは、受付の通知方法を各社員に任せている点です。
弊社で採用している「Smartat reception」からの通知方法は、
①「電話着信」と②「LINE WORKSへ通知」の２種類です。

これを一律に設定せず、各社員が通知方法を選べるようにしています。
「電話着信」のみ「LINE WORKS」のみ、「両方」と選択ができます。
社員ごとに事情が違うと考え選べるようにしました。

「Smart at reception」導入効果はいかがでしょうか？

受付電話の取り次ぎが減ったことに大きな効果を感じました。

受付電話の取り次ぎは、来訪者を待たせてしまいますし、対応をした社員の業務も止めてしまいます。

この業務を減らせたことは大きな効果でした。

また元々の目的だったフロアのフリーアドレス化も実現できました。

フリーアドレス化によって執務スペースの創出と、ペーパーレス化を実現できました。

社員からも「電話の取次がなくなって、楽になった」という声も頂いており、便利に活用させて頂いております。

LINE WORKSとの連携画面

受付に配置された「Smart at reception」

今後の展開について

コロナウイルス感染症の影響で、在宅勤務という働き方も加わりました。
今までは社員の誰かがなんとなく受付業務を対応していました。

しかし、在宅勤務という働き方が多様化する中で、その対応も難しくなってしまう面があり、対策を考えなければいけなくなりました。
受付業務の改善については、今後も間違いなく検討していくことになるかと思います。