「工事不要ですぐ設置」が決め手
クラウドPBXで働き方改革を実現

貴社の事業について教えてください。

澤和様：弊社は食を通じてさまざまな社会課題の解決に取り組んでいる企業です。

農業から生産・加工・販売と一貫したバリュー チェーンを保持しており、健康寿命の延伸、農業振興・地方創生、そして持続可能な地球環境の実現に力を入れて取り組んでおります。

お客様からは「トマトの会社」と認知いただいていますが、我々はトマトはもちろん、さまざまな野菜の価値を活かした商品をお届けし人々の健康に貢献したいと考えており、「トマトの会社から、野菜の会社に」というビジョンを掲げて事業に取り組んでいます。

「Smart at reception」の利用状況を教えてください。

澤和様：「Smart at reception」は名古屋本社に2台、東京本社に1台設置して利用しています。

iPadはLTEタイプを採用しており、4G回線に接続をして利用しています。

受付方法は2種類用意しています。

お客様が弊社社員を直接呼び出す方法と、総務宛に発信する方法です。

弊社社員を直接呼び出す場合は、個人貸与のスマートフォンに発信を行います。

総務宛の場合は総務部デスクの周辺に設置したガラホに発信するようにしています。

また、現在は新社屋の建替えを行っており、2022年6月に新しい本社ビルのオフィスが完成する予定となっています。

新しいビルでも「Smart at reception」を継続して利用することを考えていますが、そのまま持ち運んで置くだけで利用可能な点が気に入っています。

PBXの刷新に伴い、受付システムを検討

「Smart at reception」導入のきっかけを教えてください。

澤和様：Smart at receptionを導入したきっかけは、PBX（構内交換機）をクラウドPBXに刷新したためです。

以前利用していた受付システムはPBXに対応していましたが、クラウドPBXに非対応でした。

そのため新しい受付システムを探す必要がありました。

受付システムの採用要件は、

①携帯電話対応

②クラウドサービス

③設置が容易の3点でした。

その要件に合致したのがSmart at receptionでした。

なぜPBXをクラウドにしたのでしょうか？

澤和様：『いつでもどこでも誰とでもの実現』をテーマに働き方の改革を進めております。

在宅勤務者の割合は新型コロナ禍で増加していたのですが、総務部門の従業員が固定電話の応対のために出社が必要な状況でした。

出社しなければ応対できない固定電話が総務部門の働き方改革の阻害要因となっていました。

元々電話をいただく際は、代表電話の取次ぎではなく貸与携帯電話に直接ご連絡をいただくことを推奨しておりましたので、既に管理に手間の掛かる大規模なサーバー設置型PBXの必要性はなくなっていました。

固定電話を廃止し、スマートフォンで応対可能なサービスを求めていたところ、導入が容易で、管理の手間が少ないクラウドPBXを採用することとなりました。

受付管理システム運用の手間を削減

「Smart at reception」を利用してよかった点を教えてください。

澤和様：受付システムの管理が容易になりました。

Smart at receptionはクラウドサービスのため、遠隔で設定変更ができます。

もちろん最初の設置作業は必要ですが、それ以降は遠隔で設定変更ができるので便利です。

また弊社の場合、名古屋と東京に受付システムを設置していますが、どちらもオンラインで設定ができます。

現地に行かずに設定変更ができるので作業負荷が減り、助かっています。

一方で、従来の受付システムの場合、設定変更する際は、出社して専用パソコンを電話系の専用ネットワークに繋ぎ、USBメモリを介して設定ファイルをアップロードする必要がありました。

更に受付システムを複数台設置していると、そのシステムの数だけアップロード作業を繰り返す必要があります。

総務の方に設定変更をお願いしておりましたが、複雑さから情報システム部門でのサポートが必要なことが多々発生する状況でした。

また機材を少なくできた点も複雑さの解消につながりました。

従来の受付システムだとiPadに受話器が繋がっており、裏側の無線LANアンテナ、ネットラークラックの電話系のスイッチ、ルーターを介してPBXに接続していました。

そのため、トラブルがあった際に原因の切り分けに時間がかかりました。

一方でSmart at receptionで必要な機材はiPadのみです。

万が一トラブルがあった際はiPadを再起動するか交換すれば良いだけなので、原因切り分けの負担が減りまし

た。

この点も良かったです。

「Smart at reception」に課題がありましたら教えてください。

澤和様：従業員からお客様の音声が聞こえづらい場合があるとの指摘をいただいています。

ただ、これは利用しているiPadケースがiPadのマイクを覆ってしまっていることが原因のようです。

新しいケースを購入して改善していきたいと考えています。

「Smart at reception」への要望はありますか？

澤和様：拠点間のユーザー移動設定がもう少し手軽だとありがたいです。

現在の仕様はユーザーの拠点を変更する際にユーザーを新規登録する必要があり、手間がかかります。

ユーザーを新規登録せずに拠点変更ができる仕様になると助かります。

-ありがとうございました。