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スプレッドシートでの管理に課題。kintoneを採用

 

kintoneはどのような用途で利用していますか？

 

杉村様：いくつかありますが、主にはインサイドセールス支援事業のコールリスト管理のために利用しています。

弊社のインサイドセールス支援事業では、クライアントの営業代行を行っています。

そのコールリスト管理のためにkintoneを利用しています。

 

 

なぜコールリストの管理にkintoneを利用しているのでしょうか？

 

杉村様：元々、スプレッドシートでコールリストを管理していました。

しかし、スプレッドシートは利用者の習熟度によってはうまく使えない課題がありました。

 

例えば、顧客情報の検索に時間がかかったり、入力すべき列を間違えたり、日付など半角で入力してほしいところを全角で入力したりする。

 

スプレッドシートでの管理は入力の自由度が高い分、利用者のミスが発生しやすい状況でした。

また顧客情報の履歴確認も大変でした。

 

スプレッドシートに履歴管理機能はありますが、基本的にはシートに最新の情報を上書きします。

変更の差分確認が難しく苦労していました。

 

一方、kintoneはスプレッドシートとは違い、絞り込み条件を設定した一覧を作成でき、フィールドの入力書式も制限できます。

また履歴自体を管理するアプリの作成もでき、私たちが利用しやすいように設定できました。

 

そのためスプレッドシートから乗り換えてkintoneを利用していくことにしました。

1人あたりの業務時間を6~10時間/月の削減に成功

 

「Smart at message」を導入した経緯を教えてください。

 

杉村様：商談トスアップのプロセスを効率化するために導入しました。

インサイドセールス支援事業ではリストのステータス管理がキモとなります。

コールすることで、ステータスが変わっていくのですが、コール担当者からアポイントを獲得できたタイミングで社内の別担当者に引き継ぐ業務があります。

 

その引き継ぎ業務を効率化するためにSmart at message for kintone（以下、Smart at message）を導入しました。

 

 

以前はどのように引き継いでいたのですか？

 

杉村様：コール担当者がトスアップの内容を手動でSlackへ投稿していました。

具体的な流れとしては、リードが「トスアップ」となったら、架電担当者がkintoneを更新。

次に引継先の担当者に連絡するためのSlackのチャンネルを探す。

続いてリードレコードのURLと依頼文章を担当者にメンションをつけて飛ばす…という感じです。

 

ボリュームとしては大した作業ではないですが、1件あたり3〜5分はかかります。

件数は1日に10件くらい。

ひと月換算で1人当たり6~10時間費やしていました。

 

この作業をSmart at messageの導入して自動化。

リードのステータスを更新するだけで、自動的にSlackへ通知されるようになり時間短縮ができました。

 

 

 

kintoneのメール通知機能は利用しないのでしょうか？

 

杉村様：kintoneにメール通知機能はありますが、弊社内のコミュニケーション基盤はSlackでした。

メールよりSlack通知の方が見落としを防げるため、Smart at messageの導入を決めました。

 

 

そのほかの用途に利用していますか？

 

杉村様：一部のクライアントには、リードのステータス変化を報告しています。

その変化の差分情報をExcelにまとめて報告します。

 

Excel出力は別のツールを利用していますが、Smart at messageと組み合わせ、Webhookでレコードの追加を監視して、Excelファイルをメールに添付して送信しています。

社内の業務改善でも「Smart at message」を利用したい

 

今後の展望を教えてください。

 

杉村様：現状、インサイドセールス支援事業はkintoneとSmart at messageを使うことによって効率よく業務が回っています。

 

自社内の業務管理でもkintone及びSmart at messageを導入していますが、まだ使いこなせていないので、今後は弊社内の業務改善に取り組めたらと考えています。

 

例えば、営業メンバーがkintoneで見積書を作成しレコードを追加したら、責任者宛にSlackで通知が飛ぶ仕組みなどをイメージしています。

ツールをうまく活用して効率的な業務環境を実現していきたいです。

 

 

ありがとうございました。