追加開発でkintoneを改善。「クラウド連携プラグイン for Box」を使いながら、受講生管理をより便利に！

トライズ株式会社  

業務推進部　 

西下 悦正様

kintoneをどのように利用していますか？

西下様：kintoneでは、「TORAIZ」の入会希望者の申込管理や入会した受講生の管理のために利用しています。また、日々の学習報告を登録するWebシステムとkintoneを連携させて、受講者の学習状況を把握しています。

どのような課題がありましたか？

西下様：3つの課題がありました。

1点目は学習時間の集計が手間という課題です。「TORAIZ」は、1年間で1,000時間の学習時間を最終目標に進めていきます。その目標達成のために、２週間に1度、担当コンサルタントと進捗確認の面談を行っています。

以前の開発では、受講者は毎日の学習時間を記録できるようになっていました。しかし、学習時間の集計機能がついておらず、受講生自身で集計された学習時間を閲覧することができませんでした。

学習時間の把握は、各コンサルタントが学習記録をExcelで集計し、受講生に共有していました。受講生が少ない時はなんとかなっていましたが、担当する受講生が増えるにつれて、集計する労力が増加していました。 

2点目はレッスンの品質を把握する仕組みがなかったことです。「TORAIZ」のレッスンは、オンラインで受講生とコーチのマンツーマンで行われます。受講生の状況は、コンサルタントがコーチからヒアリングできるものの、コーチのレッスン品質を定期的に評価する手段がありませんでした。

3点目は動画管理の問題です。「TORAIZ」では受講生の実力評価のために、レッスンを撮影しています。1レッスンの動画サイズはおよそ500MBと大容量。一方でkintoneのストレージは1ユーザー当たり5GB。動画をアップロードし続けると、すぐにストレージが一杯になります。受講生が増えるごとにストレージの追加をしていましたが、それでも容量は足りない状態でした。

課題に対してどうアクションしましたか？

西下様：前述の課題についてM-SOLUTIONSに相談しました。相談の結果、集計とフィードバックの仕組みは独自に開発すること、動画管理の問題には「クラウド連携プラグイン for Box」を使用することを提案いただきました。

私たちは「TORAIZ」の課題を把握していましたが、具体的な解決方法を見つけるのが難しいと感じていました。そんな中、M-SOLUTIONSからはすべてを開発するのではなく、プラグインを活用した提案をしてもらえたことに価値を感じました。 内容がよかったため、そのまま開発を依頼することにしました。

開発はどのように進みましたか？

西下様：まず集計機能とフィードバックの仕組みを「TORAIZ」の学習報告システムに追加開発いただきました。具体的には受講生が報告した時間を日別、週別、月別に表示するグラフを実装いただきました。フィードバックの仕組みは、学習報告システムにフィードバック用の項目を配置し、受講生がレッスンのフィードバックできるような項目を追加いただきました。

その開発が終わった後、動画管理の改善のため、クラウド連携プラグイン for Boxを設定いただき、データ移行までお願いしました。

データ移行は自分たちでできたかもしれませんが、kintoneのストレージは独自の仕様があり、単純ではありません。例えば、動画を添付ファイルフィールドから削除しても、動画は変更履歴に保存され続け、ストレージ容量が減りません。 

弊社で仕様を確認しながらデータ移行を行うことも検討しましたが、kintone固有の挙動を理解している専門家にお願いした方がスムーズに移行できると考え、データ移行もM-SOLUTIONSに依頼しました。 

開発後の効果はいかがでしょうか？

西下様：集計作業がゼロになりました。以前はコンサルタントが数十分、時間をかけていましたが、今ではその作業が不要です。コンサルタントは50人以上いるため、この変化はかなりのコスト削減になると考えています。さらに、受講生からのフィードバックも収集できるようになり、レッスンの品質改善がしやすくなりました。

また、動画の問題も解決しました。クラウド連携プラグイン for Boxを導入したことで、容量の心配なく動画を管理できるようになりました。さらに、動画をダウンロードせずにBox上で確認できるようになりました。以前は動画をダウンロードする必要があり、手間がかかっていましたが、これも業務改善につながりました。 

今後の展望があれば教えてください。

西下様：データに関しては、実は受講生のデータは現在OneDriveにも保存されています。OneDriveには個別に作成した資料などが格納されているのですが、OneDriveで管理していると、担当コンサルタントが退職するとデータが追跡しにくくなるというリスクがあります。

現在はコンサルタントが退職した時は、手作業でデータ移行して管理をしていますが、今後はこれらの情報もBoxに集約することで、ファイルの管理をより効率的に一元管理できればと考えています。

最後にM-SOLUTIONSに期待することを教えてください。

西下様：トライズは情報システム部門がないため、専任のシステム担当者がいません。しかし、M-SOLUTIONSのサポートはプラグインを含めたSI（システムインテグレーション）を行ってくれます。運用に関する課題についても検討してくれるので、とても助かっています。今後も運用に関する課題が発生した際には相談したいと思っています。

-ありがとうございました。

トライズ株式会社について

トライズ株式会社は、「英語コーチング」のパイオニア企業です。展開するプログラム「TORAIZ」は、ゴールから逆算し個別最適化した学習設計と、専属コンサルタントとネイティブコーチによる英語学習サポートが特徴。1年間にわたる1,000時間の学習プログラムを伴走し、世界で活躍するビジネスパーソンやトップアスリートがビジネスに必要な英語を話す力を身につけています。