kintoneとBoxを連携させて業務効率化を実現！
クラウド連携プラグイン for Box導入事例

 

アスベスト除去工事及び調査を行う企業の株式会社ThreePeace（スリーピース）。

創業初期からクラウドサービスを活用し、効率的に事業運営されています。

 

どのようにクラウドサービスを活用しているのか、社長の坂本様にインタビューさせていただきました。

（本記事は前編です。Smart at tools for kintone Excel入力、Smart at messageの利用事例はこちら）

ご担当者様紹介

 

 

株式会社 ThreePeace
代表取締役
坂本 将平様

 

アスベスト除去工事・調査・コンサルティングを行う会社

貴社の事業について教えてください。

坂本様：弊社、株式会社Three Peaceはアスベスト除去工事および調査をメインに行う会社です。

2007年に創業いたしました。

 

会社設立当初は私も現場で防護服を着てアスベスト除去作業を行っていましたが、現在はコンサルティングと管理監督業務を中心に事業を行なっています。

 

お客様にアスベスト等に関する各種法律ご説明をしたり、100ページを超える作業計画を作成などが主な業務となっています。

創業時から積極的にクラウドサービスを活用

貴社には弊社の多数のプラグインをご契約いただいてますが、かなりkintoneを活用しているのでしょうか？

坂本様：はい、kintoneはもちろんのこと、いくつかのクラウドサービスを利用しています。

最初に利用したサービスはDropboxで、その後Gmail、freee、OneDrive、kintone、Boxと様々なクラウドサービスの導入をしています。

 

クラウドサービスは場所を選ばず、同じ情報が確認できる点が便利で会社設立の早い時期から導入していました。

kintoneはどのように利用していますか？

坂本様：全社的に利用していますが、業務の中心として利用しているのは案件管理アプリと分析管理アプリです。

 

このアプリには複数のプラグインを設定しています。

クラウド連携プラグイン for Box、Smart at message、Smart at tools for kintone Excel入力、ルックアップコピー先反映プラグイン、ルックアップ自動取得プラグイン、RepotoneU Proなどです。

「クラウド連携プラグイン for Box」でフォルダ作成の手間を削減

かなりのプラグインを設定されていますね！
今回はクラウド連携プラグイン forBoxの活用について教えてください。

 

坂本様：クラウド連携プラグイン for Boxは案件のファイル管理に利用しています。

ファイルは案件の計画書や報告書、見積書、図面などです。

 

もともと案件が発生した時のファイルはOneDriveに保存し、案件の情報はkintoneに登録していました。

kintoneにファイルを添付する手段も考えましたが、私たちの取り扱うファイルは容量が重いExcelやPDF、画像ファイルです。

 

kintoneに添付するとすぐに容量がオーバーしてしまうことが懸念点でした。

またkintoneにファイルを添付する場合、kintoneのレコードを編集しなければなりません。

複数のファイルを添付することが多いので、直接フォルダに保存できるOneDriveで管理する方が便利でした。

 

ただOneDriveでの管理も手間な部分がありました。

それはkintoneの案件管理で管理している案件のレコードと同じ案件名のフォルダをOneDriveにも作ることです。

 

案件の管理を容易にするために必要な作業ですが、手間がかかる作業でした。

この作業をどうにかしたいと考えていたところ、M-SOLUTIONSのクラウド連携プラグイン for Boxを知りました。

 

このプラグインはkintoneでレコードを作成したタイミングでBox側にフォルダを生成します。

まさに私たちが求めていた機能でした。

この機能のおかげでフォルダを作成する手間を省けました。

 

またクラウド連携プラグイン for Boxはkintoneのレコード詳細画面からBoxのフォルダを閲覧できます。

kintoneとBoxを行き来せずに利用できて便利でした。

 

 

クラウド連携プラグイン for BoxはBoxに対応していますが、OneDriveは利用しなくなったのでしょうか？

 

坂本様：いえ、OneDriveはまだ利用しています。

Boxはこの案件管理のためだけに別途契約しています。

なぜかというと以前、Dropboxを利用していた時にOneDriveに一気に乗り換えを図ったことがありました。

 

その際に移行がうまくいかない部分がありました。

その時に苦い思いをしたので今回は慎重に進めています。

運用が安定するまで当面の間、両方のサービスを並行稼働させていこうと考えています。

最後に弊社サービスに対してご要望などありますか？

坂本様：２つあります。

１つはクラウド連携プラグイン for Box自体が自動採番機能も持てるようになると嬉しいです。

自動採番した番号をフォルダ名に直接利用できると便利です。

 

もう1つは、kintoneのレコード作成時にBox側に複数の子フォルダ付きのフォルダが生成できると嬉しいです。

 

弊社ではフォルダ内の情報整理として子フォルダを作成しファイルを分類管理しています。

現在はフォルダ作成後に子フォルダを手作業で作成しています。

この機能があれば子フォルダを作成する手間が省けますので、ぜひ検討いただけると嬉しいです。