導入事例 株式会社環
デヂエからkintoneへ移行を支援
顧客情報の一元管理を実現
株式会社環
デヂエからkintoneへ移行を支援。
顧客情報の一元管理を実現
株式会社環
ITコミュニケーションチーム
三輪 綾子様
デヂエからの乗り換えのため、kintoneを導入
kintoneはどんな用途で利用していますか?
三輪様:弊社はMicrosoft 365(提供:Microsoft社)の利活用推進やITリテラシー向上、DX推進に関する教育・コンサルティングを提供しています。
kintone(提供:サイボウズ社)導入時は、主に顧客管理や案件管理に利用していましたが、現在はそれに加えて、受発注管理や支払管理、資産管理などの様々な情報の管理に利用しています。
kintoneを導入したきっかけは?
三輪様:顧客案件管理で利用していたサイボウズ デヂエ(提供:サイボウズ社)が2023年9月末にサポート終了することが決まったためです。
サポート終了までに他のサービスへ移行する必要がありました。
サポート終了までは時間の余裕がありましたが、サポートが終了するなら早めに移行したいと私たちは考えていました。
そこで後継サービスであるkintoneを導入することにしました。
ヒアリングしながら目の前でアプリを構築。素早い移行を実現
M-SOLUTIONSに開発依頼をした背景は?
三輪様:デヂエからkintoneへの移行は早めに考えていましたが、自分達だけでは移行は難しいと考えていました。
そんな中、元々、システム開発で付き合いがあったM-SOLUTIONSに相談しました。
デヂエからkintoneへの移行について相談したところ、kintoneの構築経験が豊富なことがわかりました。
弊社には、kintoneに関する知見はありませんでした。
M-SOLUTIONSにはその点を補ってもらえそうだと考え、支援をお願いしました。
M-SOLUTIONSの支援はどうでしたか?
三輪様:素早く的確な開発支援をしていただきました。
M-SOLUTIONSの開発担当者には、弊社の要望を聞きながら、その場でアプリを構築していただきました。
構築のスピードの速さはもちろん、目の前で構築いただいたので、私たちはkintoneの設定方法についても理解できました。
また構築いただいたあと、アプリの項目を変更したい点がいくつかありました。
この変更は私たち自身で行いました。
変更方法がわからないときは、都度、M-SOLUTIONSの開発担当者にアドバイスをいただきました。
開発担当者に手厚くフォローいただいたおかげで、理想のアプリを素早く構築できました。
データを一元管理でき、業務のスピードが向上
構築したアプリについて教えてください
三輪様:最初にお話ししたように顧客案件管理を構築しました。
顧客の案件情報の登録はもちろん、RepotoneUを導入して見積書などの帳票が発行できるようにしました。
またプロセス管理機能も利用し、承認作業の電子化も実現しました。
デヂエからkintoneへ乗り換えて何か効果はありましたか?
三輪様:単純に乗り換えができれば良いと思っていましたが、予想以上に便利になりました。
デヂエを利用していたときは、顧客データをデヂエで管理していましたが、デヂエには帳票作成の機能がなく、見積・発注書などの帳票類はExcelで管理をしていました。
帳票作成にデヂエのデータを使えていたわけではないため、帳票の作成には時間がかかっていました。
一方、kintoneではプラグインが使えます。
プラグインのRepotoneUを使うことで帳票
作成にkintoneのデータを使えるようになり、帳票作成の時間を短縮できました。
また、プロセス管理機能を使って承認作業の電子化を実現したことで、押印待ちの時間を削減できました。
承認作業はもともと紙で運用していたため、上長に直接押印してもらう必要がありました。
ただ、上長は外出で不在なことも多く、承認が進まないことが多々ありました。
kintoneのプロセス管理機能を利用したことで、紙での承認作業を無くしました。
その結果、上長がどこからでも承認できるようになったため、業務のスピードが向上しました。
今後の展望を教えてください
三輪様:顧客案件管理アプリの導入を通してkintoneを深く理解できました。
そのおかげで自分達でもアプリを作成する力が身につき、以降は様々な情報管理アプリを自社内で構築しています。
いまでは、単なるデータベースや承認フローの電子化ツールとしてだけでなく、解析ツールと絡めた顧客のスコアリング、予実管理、電子帳簿保存法への対応もkintoneで行っています。
一方で、まだデジタル化できていない申請業務も残っているため、それらをkintoneでアプリ化して業務改善をしていきたいと思います。
また弊社ではMicrosoft 365 もフル活用しています。
Kintoneの更新通知をMicrosoft Teams で確認(Smart at message for kintone)、kintoneの案件情報を Power BI で可視化し予実管理を行っていますが、今後も Microsoft 365 とkintoneを連携させることで、更なる業務の可視化・分析、自動化を図っていきたいと思います。
株式会社環について
2000年2月創業。
Microsoft 365 の利活用コンサルティングや研修サービスを通して、DX推進・人材育成の支援を行っている。Microsoft 365 のマニュアルやアクセス解析ツールなどもサービスとして提供中。