kintoneからSlackへのリマインド通知を実現し、
毎月の確認作業を自動化

 

株式会社イベント・レンジャーズのマネジメント事業部に所属するご担当者様に、Smart at message for kintone（以下、Smart at message）の活用内容について話を伺いました。

kintoneの利用状況について

 

ご担当者様：社内でメーリングリストの発行を依頼する申請システムとして利用しています。

弊社は主に官公庁や企業の社内イベントの企画や運営を行う会社です。

 

イベントの運営を受託すると、プロジェクトの連絡用にメーリングリストを使ってやりとりを行います。

メーリングリストの作成は営業担当者が事務担当者に依頼します。

その作成依頼をkintoneで行っています。

なぜkintoneで管理するようにしたのか？

 

ご担当者様：メーリングリストの管理ができていなかったからです。

kintoneを導入する前は、メーリングリストの作成依頼はメールで行っていました。

 

しかしメールで依頼を受けると、どのメーリングリストが利用中かわかりづらく、また利用終了したメーリングリストは削除する必要があり、毎月、事務担当者が営業担当者に削除確認をしていました。

 

更に期間が長いプロジェクトのメーリングリストは、何の目的で作ったかわからなくなり、本当に削除して良いか迷うなどの課題が発生していました。

kintoneでアプリを構築。しかし、通知に課題

 

ご担当者様：そこでメーリングリストの管理がしやすくなるように、kintoneでメーリングリスト利用申請アプリを作成しました。

アプリ作成は問題なかったものの、チャットへ通知できない点が課題となりました。

弊社ではSlackを利用していたからです。

 

またkintoneは通知の文章を変更できません。

「このままでは通知を見てもらえないのでは？」と上長から指摘されていました。

Slackへ通知するためにSmart at messageを導入

 

ご担当者様：Slackへの通知方法を探していたところ、Smart at messageを見つけました。

 

ただ、プラグイン導入は費用がかかります。

最初は費用を抑えたいと思ったため、まずは「cybozu develpers network」を調べました。

「cybozu develpers network」にkintoneとSlackの連携方法が掲載されていました。

 

しかし、プログラミングが必要で難易度が高かったため、Smart at messageを再検討しました。

試用したところ、Slackへの通知ができたのでSmart at messageを使うことにしました。

リマインド通知を実現するために、Job Runnerと組み合わせて利用

 

ご担当者様：Smart at messageで、kintoneからSlackへ通知ができるようになりました。

一方で、Smart at messsageだけではリマインド通知ができないことがわかりました。

 

メーリングリストの削除確認業務は事務担当者が手作業で行っており、これを自動化するためにはリマインド機能が必要だと考えました。

 

リマインド機能を実現する方法を探していたところ、M-SOLUTIONSの営業担当からSmart at messageとgusuku Customine（提供：アールスリーインスティテュート）の機能「Job Runner」を組み合わせれば、リマインド通知ができることを教えていただきました。

 

この組み合わせを試したところ、kintoneからSlackへのリマインド通知ができたので、gusuku Customineも導入することにしました。

「Smart at message」をどのように設定をしていますか？

 

ご担当者様：Smart at messageはいくつか設定しています。

1点目は営業担当者がメーリングリストを作成依頼をするときに新規レコードを作成しますが、そのときに事務担当者にSlackで通知が行くようになっています。

 

2点目は事務担当者が作業を終えて、作業ステータスを変更すると、今度は営業担当にSlackで通知が行くようになっています。

 

 

3点目は削除予定日の5日前になったらSlackにリマインド通知を出すように設定しています。

日付フィールドで「削除予定日」の項目、ドロップダウンで「送付フラグ」の項目を用意し、削除予定日の5日前になるとJob Runnerが実行され、「送付フラグ」の値を変更します。

「送付フラグ」の値が変更されたら、Smart at messageが送信される仕掛けをしています。

 

 

またSlackへ通知する文章もこだわりました。

指示を詳しく記載したり、該当レコードに飛べるようにURLを差し込んだりと次にやるべきアクションをわかりやすくしました。

 

「Smart at message」導入効果はいかがですか？

 

ご担当者様：まず通知が届きやすくなりました。

kintoneのメール通知機能は定型文だからか迷惑メールBoxによく分類されてしまっていました。

迷惑メールBoxに入ってしまうと通知に気づけません。

Smart at messageを使うことでSlackに直接通知できたので、確実に社内メンバーに通知できるようになりました。
 
つぎにメーリングリストの整理がしやすくなりました。

メーリングリストは１つの案件につき、社内連絡用や社外連絡用と用途別に複数用意していることがありました。

メーリングリストをkintoneで管理したおかげで、「このメーリングリストは何のために作ったんだっけ？」ということがなくなり、メーリングリストの用途が把握しやすくなりました。

 

そしてメーリングリストの削除確認業務を軽減できました。

今まではメーリングリストを管理するルールがありませんでした。

そのため、事務担当者がすべてのメーリングリストに対して、削除可否を営業担当者に都度、確認していました。

その作業をSmart at messageとgusuku Customineで自動化でき、事務担当者の負担を軽減できました。

今後の展望を教えてください。

 

ご担当者様：弊社では今後、kintoneでアプリを増やしていく予定です。

その際、社員への通知は必須になるため、Smart at messageを一緒に使っていきたいです。

 

現状は、システムに入力したあと、手作業で連絡していることも多々あります。

kintoneとSmart at messageを利用して、連絡作業時間の削減をしていきたいと考えています。

 

 

株式会社イベント・レンジャーズについて

1997年3月設立。

イベントの企画・制作・運営や事務局対応を中心に事業を展開している。

イベントのもつ可能性を最大限引き出して、世の中に笑顔と感動を生み出すことを会社のミッションとしている。

特に官公庁や企業内イベントの運営が得意。

 

株式会社イベント・レンジャーズのWebサイト