kintone×Boxで
kitnoneのストレージ容量を気にせずファイル共有！
日々の申請書類の、紙対応からの脱却に成功

田島様の業務についてお聞かせください

田島様：わたしは情報システム部門のマネージャーとして、社内のITインフラの運用管理や、社内向けアプリの開発、ユーザーサポートなど多岐に渡り担当しています。

kintoneアプリの開発は私を含め二人体制で行っております。

現在はどのような用途でkintoneをお使いですか？

田島様：いくつかありますが、代表的なもので言うと社内の稟議書や承認された稟議書の完了管理、部門を跨いでやり取りがある作業依頼申請などでkintoneを使っています。

他にも社内のワークフローや業務プロセスをkintoneに移行する作業を進めているところです。

弊社サービス導入前の課題や、導入を検討されたきっかけをお聞かせください

田島様：まずkintone導入に至った大きなきっかけは、社内でペーパーレス化と社員間コミュニケーションの改善を進めようという方針になったことです。

社員間コミュニケーションの改善では「あちらにはメールで知らせた、こちらには紙で申請した」というような非効率なことが多かったため、間接部門業務の効率化の一助となるアプリをkintoneで提供したいという思いがありました。

社内でのITリテラシーのレベルはバラバラであったため、アプリ開発においてはITリテラシーの低い社員でも直感的に利用できるインターフェースであることに注意を払いました。

弊社の「クラウド連携プラグイン for Box」はどのような経緯で導入いただけたのでしょうか？

田島様：kintoneの導入検討と並行して、オンプレミスで運用していたファイル共有サーバーのクラウド化も検討しておりました。

kintoneを導入することが決まったあと、kintoneのストレージ容量の節約にも繋がるクラウドストレージは何か？という観点で数社比較検討し、kintoneと連携できる御社のプラグインfor Boxに辿り着きました。

これを使えばBoxの容量無制限というメリットを最大限に活かせられ、同時にkintoneの容量の心配もしなくてよくなることから、kintoneの導入と同時にBoxの利用と御社のサービスを利用するという結論に至りました。

「クラウド連携プラグイン for Box」導入後はどのように変わりましたか？

田島様：おかげさまで今ではkintoneを触ったことがないスタッフはいないくらいになりました。

効率化アップを実感できた人はどんどん使い続けてくれています。

ただ、苦手意識がどうしても拭えない人がまだまだいるのも事実です。

その場合はこちらからアプローチを続け、いわゆる面倒な作業をkintoneに任せることで生まれる利便性を伝え「kintoneを使った方が楽だ」と思ってもらえるように工夫しています。

やはり実際に使ってこそハードルが下がっていくものですから。

社内において紙で回しているワークフローでアプリ化できたものはまだ全体の50%にも満たない状況ですが、今も紙で行っているワークフローは利用頻度・件数が低いものがほとんどで、アプリの移行による効率化アップの観点から言うとだいぶ良くなっていると思います。

毎年200〜300件ほど出る稟議書のペーパーレス化が成功したのはかなり大きいです。

秘匿稟議案件の添付ファイルは承認プロセスに登場する人物しかそのレコードにアクセスできないkintoneへ、秘匿性の高くない稟議案件の添付ファイルはBoxへ入れるように決めて、kintoneのストレージ使用を制限しながら使っています。

コロナ禍において約半年ほどリモートワークにならざるを得なかった際にも、すでにアプリがあったので利用頻度の高いワークフロー系の業務はスムーズに行えました。

また、アフターマーケット担当の営業は全国各地にまたがっているため、アプリのおかげで出社回数が少なくても業務に支障はありません。

kintoneはこれからの働き方においても、一役買ってくれる存在ですね。

あとは細かいことですが、紙ベースで業務をしていた頃は、書類にサインをもらうために様々な部署を渡り歩いたり、離席している社員を待ったりなど、時間がもったいないと思うようなことをよくやっていました。

そういう無駄な時間をできるだけ排除し、業務に集中できる環境ができたのもよかったです。

-ありがとうございました。