AiNoteの議事録をkintoneに自動連携する方法｜AiNote 議事録連携プラグイン

この記事でわかること

• AiNoteの議事録が個人にとどまってしまう理由
• kintoneに連携すると業務がどう変わるか
• 連携プラグインの仕組みと、取り込める項目
• 導入手順と料金プラン、無料で試す方法

執筆者

M-SOLUTIONSメディア編集部

LINE WORKSが提供する「 LINE WORKS AiNote」を使えば、会議の文字起こしから要約・議事録作成までを自動化できます。一方で、できあがった議事録はAiNoteの中の個人のアカウントに蓄積されていきます。顧客情報や案件情報がkintoneにあるのに、その会議の記録だけが別の場所にあるという状態です。

「AiNote 議事録連携プラグイン」は、この議事録をkintoneへ自動的に取り込みます。1議事録＝1レコードとして蓄積されるため、検索、共有はもちろん、顧客・案件情報との紐づけも、日々使っているkintone上で完結します。本記事では、その仕組みと取り込める情報、料金プラン、無料で試す方法をご紹介します。

AiNoteとは

LINE WORKS AiNoteは、会議の音声を高い精度で文字起こしし、AIが要約まで作成するサービスです。Web会議のURLをAiNoteに渡してリクエストすると、AIが参加者として会議に入り、音声を記録します。対応しているのはLINE WORKS、Microsoft Teams、Google Meet、Zoom、Webexです。会議が終わると自動で文字起こしが行われ、AI要約も作成できます。

https://line-works.com/ainote/

音声から話者を識別する機能もあり、一度話者名を紐づけると、以降その声はすべて同じ名前でタグ付けされます。誰がどの発言をしたのかを後から追える点は、商談記録としても有用です。

AiNoteの議事録管理で起こりやすい課題

AiNoteによって議事録の作成は効率化されます。一方で議事録がAiNoteの中に、しかも個人アカウント単位で蓄積されるため、業務データから切り離されてしまいます。この点が次の3つの課題を生みます。

必要な議事録を探しにくい

議事録が増えるほど、目的の1件を見つけるのに時間がかかります。AiNoteには議事録ごとに一意のノートIDがありますが、横断的に検索する手段は限られています。

チームで共有しにくい

議事録は会議を設定した本人のアカウントに保存されます。共有機能はあるものの、共有先はAiNoteアカウントを持つ相手に限られ、会議に出ていない人には届きません。共有リンクを別の担当者に渡しても、権限がなく閲覧できないということが起こります。

顧客・案件情報と紐づかない

AiNoteが保持しているのは会議のタイトル、日時、話者情報までで、「どの会社との商談か」といった業務属性は含まれていません。業務の文脈と結びつけるには、記録そのものを業務データ側に寄せる必要があります。kintoneには担当者ごとのアカウントがあり、日々の業務データが集まっています。議事録をkintoneへ集約すれば、この3つの課題はまとめて解消します。

kintoneに連携するとどう変わるか

次のような点が変わります。

議事録が「読み返すだけの記録」から「検索でき、集計でき、他のデータとつながる資産」に変わる、というのが連携によって得られるいちばんの効果です。

AiNote 議事録連携プラグインとは

M-SOLUTIONSが提供する「AiNote 議事録連携プラグイン」は、AiNoteとkintoneをつなぐkintoneプラグインです。用意するのはLINE WORKS AiNote、kintone、本プラグインの3つのみで、中継用のサーバーを別途構築する必要はありません。

取り込む期間は直近1〜12ヶ月または全期間から選択できます。初回に「全期間」を選べば、過去の議事録もまとめてkintoneへ移せます。取り込みが終わると、新規・更新・スキップの件数と当月の利用状況がその場で表示されます。

認証にはLINE WORKS公式のOAuth 2.0とOIDCを利用するため、パスワードをプラグインに渡す必要はありません。認証トークンはサーバー側で暗号化して保管し、ブラウザには保存しません。連携の解除は一覧画面のボタンからいつでも行え、別ユーザーへの連携し直しも簡単に行えます。

kintoneに取り込める情報

1議事録が1レコードとして登録され、次の項目をkintoneのフィールドに取り込めます。

• 議事録タイトル
• 全体要約（AI要約）
• 文字起こし全文
• 参加者
• 作成者名・作成日時
• 録音時間・認識言語
• 区間別要約（表）
• 同期状態・同期日時

このうち取り込みに最低限必要なのは「ノートID」と「更新日時」の2つだけです。

取り込み先のアプリは2通りの方法で用意できます。専用テンプレートを読み込めば、必要な項目と割り当てが自動で揃います。すでに運用中のアプリに取り込みたい場合は、設定画面の「自動で割り当てる」ボタンを使えば、項目名から自動でマッチングされます。フィールドの型が合うものだけが選択肢に表示される設計のため、誤った割り当ても起こりません。

差分更新と自動取り込みの仕組み

取り込みのたびに、プラグインがAiNoteのノートIDと更新日時を照合し、「新規」「更新」「スキップ」を自動で判定します。変更のない議事録はスキップされるため、何度実行しても二重登録は起きません。

この仕組みがあることで、途中経過のまま取り込んでも問題ありません。たとえば会議直後に文字起こしだけを取り込み、後からAiNote側でAI要約を実行した場合、次回の取り込み時に要約が追加取得され、同じレコードが「更新」として反映されます。

自動取り込み（定期実行）を設定すれば、毎日・毎週・毎月の指定時刻に、対象メンバー分をまとめて取り込みます。処理はサーバー側で実行されるため、PCやブラウザを開いておく必要はありません。1日の実行回数はプランによって異なり、上位プランほど高頻度に設定できます。対象メンバーは設定画面のチェックボックスで選択・除外できます。

手動での取り込みも、kintone一覧画面のボタンからワンクリックで実行でき、PC・モバイルの両方に対応しています。

AiNoteとkintoneを連携させるメリット

AiNoteの議事録がkintoneに集まると、活用の幅が一気に広がります。

例えば、営業・商談の記録としては、商談メモを顧客レコードや案件レコードと並べて管理できます。担当者が変わっても、それまでの経緯をすぐに追えるようになります。社内会議についても、定例会議やプロジェクト会議の内容を全社で検索できるため、過去のやりとりを探す時間を減らせます。

さらに、Smart at AI for kintoneと組み合わせれば、蓄積した議事録をAIが参照して回答を作成したり、人手で議事録を読み返す作業そのものを、AIに任せられます。

プラグイン導入方法

プラグインの設定は、次の3ステップで完了します。

プラグインを追加する

配布されたZIPファイルをkintoneに登録します。

プロダクトキーを保存する 

空欄のまま保存すると自動発行され、トライアルとして利用できます。

項目を割り当てる

テンプレートを使えば項目は自動で揃います。既存アプリの場合は自動割り当てボタンを使います。

料金プラン

月間の取り込み件数に応じて、4つのプランをご用意しています。

件数の数え方は、1議事録（ノートID単位）を新規または更新登録した時点で1件です。変更がなければ、件数はカウントされません。取り込み件数は毎月1日にリセットされます。当月の取り込み件数・上限・割合は設定画面から確認できます。

上限を超えた場合も、従量課金による追加請求は発生しません。上限に達すると当月の取り込みが停止し、翌月1日にリセットされます。想定外の請求が発生しない設計になっています。

まとめ

AiNoteは会議の文字起こし・話者識別・AI要約を自動化しますが、その成果物はAiNoteの中に閉じており、個人アカウントに属人化しやすいという課題が残ります。「AiNote 議事録連携プラグイン」でkintoneに取り込めば、1議事録＝1レコードの台帳管理となり、検索・共有・顧客情報との紐づけ・AI活用がkintone上で完結します。差分取り込みと自動取り込みにより、蓄積そのものも自動化されます。

議事録を「作って終わり」から「使える資産」に変えるために、まずはフリープランの月5件、または15日間トライアルで、自社の会議がkintone上でどのように見えるかをお確かめください。