この記事でわかること

• 総務DXの定義と、テレワーク普及や働き方改革を背景に注目される理由
• 総務業務の3大課題
• DX導入で得られる主なメリット
• 失敗しにくい導入ステップ
• 導入失敗を避けるコツ
• 注目ツールと最新動向

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

「総務部門の業務が非効率で限界を感じている」「DXといっても、何から始めればよいのかわからない」そんな悩みを抱えていませんか？紙書類や属人化した業務、突発対応など総務業務の現場には多くの非効率が潜んでいます。働き方改革やテレワーク推進を背景に、これらの課題を抜本的に見直す動きとして注目されているのが総務DXです。

本記事では総務DXの定義から注目される理由、導入のステップ、具体的なツールの紹介、実際の事例までを体系的に解説。さらに失敗しない導入のコツや社内での浸透方法、継続的な改善手法に至るまで実践的なポイントを網羅しています。

記事を読むことで自社が取り組むべきことが明確になり、具体的なアクションに繋げる第一歩を踏み出せるはずです。

総務DXとは？近年注目されている理由も解説

近年多くの企業が業務効率化や働き方改革を目的に「総務DX」に取り組み始めています。従来アナログな手続きや属人的な業務が中心だった総務部門においても、デジタル技術を活用した業務改革が求められる時代となりました。

本章ではまず総務DXとは何かを明確にし、背景にある社会的要因や企業を取り巻く変化について解説します。

そもそも総務DXとは何か？

総務DXとは総務部門における業務をデジタル技術で変革し、効率化・標準化を図る取り組みを指します。具体的には紙の申請書や手書きでの帳票管理をデジタル化したり、業務フローをツール上で一元管理したりするなど、これまで属人化していた業務を仕組み化することが目的です。

なぜこれがDXと呼ばれるのかというと、単にツールを導入するだけでなく、業務プロセス自体を根本から見直し、より付加価値の高い業務へと再定義する取り組みだからです。

例えば今まで担当者の経験やスキルに依存していた業務も、ツールによって自動化・見える化されることで、誰がやっても同じ品質で進められる状態へと変革できます。

なぜ今、総務部門のDXが求められているのか

総務部門におけるDXが強く求められるようになった背景には、社会全体の働き方の変化や制度改革といった複数の要因が関係しています。

中でも特に大きな転換点となったのが、コロナ禍によるテレワークの普及です。これにより従来の紙書類や押印を前提とした業務フローでは、在宅勤務に対応できないという現実が浮き彫りになりました。

実際多くの企業が出社しないと仕事が回らないという課題に直面し、総務業務のデジタル化を検討する契機となったのです。

見直すべき総務業務の3大課題

総務業務の中には、長年放置されてきた非効率な慣習や構造的な課題が数多く残されています。特に改善の優先度が高いとされるのが属人化された業務や紙による申請や管理の煩雑さ、そして突発対応による業務の断絶という3つの課題です。

このように総務業務の根本的な課題に目を向け、DXによって改善を図ることは持続可能な業務体制の構築にとって非常に重要な第一歩となります。

担当者しか対応できない属人業務が休暇の障壁に

総務業務の中には「○○さんしかわからない」「このファイルは××さんのPCにしか入っていない」といった属人業務が多く存在します。この状態では担当者が休暇を取りづらくなり、結果として人材の疲弊や離職につながるケースも少なくありません。

業務が特定の個人に依存していると引き継ぎや緊急時の対応が困難になり、組織全体のリスクにも繋がるのです。

紙の申請書作成や帳票管理に時間と手間がかかる

多くの企業では各種申請書や帳票類を紙で作成・保管しているため、作業負荷が高くなりがちです。書類の記入・印刷・押印・提出といった一連の流れにかかる手間に加え、保管後の検索性の低さや紛失リスクも無視できません。

このような作業に時間を費やしている限り、他の戦略的業務へ時間を割くことは難しいでしょう。

電話・メール・来客対応が頻発し、業務に集中できない

総務部門は何でも屋として様々な突発業務が発生しやすい部署です。電話対応、来客対応、社内外からのメールなどそれら一つひとつは小さなタスクに見えても、頻繁に中断が発生すれば本来の業務に集中することは困難になります。

こうした業務の断続性が失われる構造的な問題も、DXで仕組みを整えることで大きく改善できます。

総務DXを進めるメリットとは？

総務DXは単なる業務のデジタル化ではなく、組織全体の働き方を根本から変革する取り組みです。従来のように業務が属人化しやすく、手作業が多かった総務業務において、DXを推進することでさまざまなメリットが得られます。

本章では総務部門がDXによって得られる具体的な利点について、3つの視点から詳しく解説していきます。

業務効率化・ペーパーレスの推進

総務DXがもたらす最大の効果の一つが業務全体の効率化です。従来紙の申請書やエクセルベースの台帳、電話・FAXによる連絡が主流だった環境から、ワークフローやクラウドツールを活用することで、申請・承認フローやデータ管理が一元化され、作業の手間と時間を大幅に削減できます。

例えば従業員の交通費申請を紙で行っていた場合、記入・押印・提出・確認といったステップが必要ですが、クラウドツールを導入すれば、入力から承認までオンライン上で完結できるようになります。これにより担当者の処理時間が短縮され、申請側・承認側双方の負担が軽減されます。

またペーパーレス化が進むことで、保管スペースの削減や紛失リスクの低減、さらには検索性の向上といった効果も得られます。日々の事務作業を効率化することは時間的な余裕を生み出し、より重要な業務に集中するための土台づくりにつながります。

コスト削減や人的ミスの軽減

総務DXは間接的な業務コストの削減にも大きく寄与します。紙の使用量削減による印刷費や郵送費の節約、電話代の削減、さらには人件費の圧縮など、多くの面でコストダウンが可能です。

またアナログ対応では避けられなかった入力ミスや確認漏れといった人的ミスも、ツールの導入により大幅に軽減されます。例えば勤怠管理システムを導入することで、打刻忘れや勤務時間の記録ミスが減少し、集計作業も自動化されるため精度の高い管理が実現します。

さらにルールベースの申請処理や自動チェック機能を活用することで、承認基準のブレをなくし、確認業務の品質も向上させることができます。

属人化解消による業務の見える化

総務部門では属人化が大きな課題とされてきました。しかし業務フローをツール上に可視化し、手順をマニュアル化することで、誰でも同じように業務を遂行できる環境を整えることが可能になります。

例えば入社手続きや備品管理といった業務をフロー化してツール上で管理すれば、誰が・いつ・何をすべきかが明確になり、引き継ぎや業務代行がスムーズに行えるようになります。業務内容を「人」ではなく「仕組み」で管理することにより、休暇取得の妨げとなる状況を解消し、組織全体の柔軟性も高まります。

また業務の見える化は管理職や経営層にとっても有益です。業務の負荷状況や対応漏れなどが可視化されることで、適切な人員配置や業務改善策を講じやすくなり、組織運営の精度が向上します。

総務DXの導入ステップを5段階に分けて解説

総務DXはツールを導入すれば完了という単純なものではありません。現場の課題を的確に捉え、無理なく運用できる形で進めることが重要です。

本章では総務DXをスムーズかつ効果的に導入するためのステップを5つに分けて解説します。初期の準備から定着・改善までの全体像を理解することで、現実的な進め方が見えてくるはずです。

現場のヒアリングから課題を明確にする

総務DXを進めるにあたり、最初に行うべきことは現場の実態把握です。現場担当者の声に耳を傾け、日常業務のどこに時間がかかっているのか、どの作業が手間になっているのかといった具体的な課題を洗い出す必要があります。

この段階では何が問題かを表層だけで判断せず、業務の流れを細かく観察しながら、ボトルネックや属人化の原因などを深堀りしていく姿勢が重要です。 課題を可視化することができれば次のツール選定や改善策の方向性も明確になり、導入の失敗リスクを大きく下げることができます。

課題に合うツールを選定する

課題が明確になったら、次に行うのが適切なツールの選定です。ここで重要なのは目的に合った機能を備えたツールを選ぶことです。業務を効率化するための手段であるはずのツールが現場の実情と乖離していれば、かえって使いづらくなり業務負荷を増やす可能性すらあります。

例えば申請業務の属人化を解消したい場合にはワークフロー管理ツール、来客対応の手間を軽減したい場合にはクラウド受付システムなど、課題ごとに最適なツールは異なります。また現場担当者のITリテラシーや操作性、導入コスト、サポート体制なども検討材料に含め、実際の運用イメージを持ったうえで判断することが求められます。

スモールスタートで失敗リスクを最小化する

DXを推進するうえで障壁となるのが、現場の心理的な抵抗です。「今までのやり方に慣れている」「新しい仕組みに対する不安がある」といった理由で、改革がスムーズに進まないことも珍しくありません。

そのためいきなり全社導入を目指すのではなく、まずは特定部署や少人数から小規模に始めるスモールスタートのアプローチが有効です。例えば申請フローの一部だけをデジタル化し、運用を試しながら改善を加えることで成功体験を積み上げつつ、社内全体への展開に向けた土台を築くことができます。

運用ルールを整備し、社内に展開する

スモールスタートで一定の成果が見えたら、全社展開に向けて運用ルールやマニュアルを整備していきます。この段階では誰が・いつ・どのように使うのかといった基本ルールを明文化し、現場での迷いや混乱を防ぐ体制を構築することが求められます。

加えてツールの操作方法や活用方法についての社内研修やFAQの整備、問い合わせ窓口の設置など社員の不安を払拭する支援体制もあわせて整えると効果的です。

定着後も継続的な改善を続ける

ツールを導入し全社展開が完了した後も、取り組みが形骸化しないよう継続的に改善を行うことが重要です。時間の経過とともに現場の運用状況や課題も変化していくため、定期的なレビューを行い、必要に応じて運用ルールや機能の見直しを実施しましょう。

例えば活用状況の可視化や社員へのアンケート調査を通じて新たな改善点を洗い出し、アップデートを繰り返していくことでDXが一過性の施策に終わることなく、組織に根付いた改革として機能していきます。

導入の失敗を避けるためのポイント

総務DXの導入は成功すれば業務効率や生産性の大幅な向上が期待できますが、導入プロセスを誤ると使われないシステムや現場との乖離を生み出してしまいます。特に総務部門は全社横断的な役割を担うため、導入における失敗の影響も広範囲に及びます。

本章では総務DXの導入で陥りがちな失敗とその対策を4つの視点から解説します。

将来的なツール・システム同士の連携も見据えて選定する

ツールを選定する際、現時点での課題だけに目を向けてしまうと将来的に業務が拡張した際に柔軟な対応ができなくなってしまいます。例えばある業務には便利なツールでも、他のシステムと連携できなければ、情報が分断されて管理が複雑になる恐れがあります。

総務業務は勤怠・労務・人事・経理など多部門と連携が必要なため、導入時点でシステム同士の連携性を確認しておくことが重要です。将来的に拡張可能なAPI対応や他サービスとの接続実績があるツールを選ぶことで、長期的な視点で業務全体の最適化を図ることができます。

DXを推進する人材を手配しておく

いくら優れたツールを導入しても、それを使いこなして運用を軌道に乗せる人材がいなければ定着には至りません。特に中小企業や人手不足の現場では、DXを誰が担当するのかが曖昧なまま導入が進み、結局形骸化してしまうケースが少なくありません。

理想は社内でDX推進のリーダーを任命し、必要な知識やスキルを習得させることです。それが難しい場合、外部のITベンダーやコンサルタントと連携し、業務設計から導入支援、定着化サポートまで伴走してもらう仕組みを整えることが大切です。

現場や管理職の方に事前に説明しておく

現場での混乱や反発を防ぐためには導入前から丁寧な説明を行い、理解と協力を得ておくことが欠かせません。特に現場担当者は「操作が難しそう」「今のやり方を変えたくない」といった心理的な抵抗を抱きがちです。また管理職層も「工数が増えるのではないか」「成果が見えにくいのでは」と懸念するケースがあります。

これらの不安に対しては導入目的や期待される効果を具体的に説明し、なぜこのタイミングでDXが必要なのかを丁寧に伝える必要があります。スモールスタートやテスト導入など段階的な進め方を示すことで安心感を与え、前向きな協力を得やすくなります。

スモールスタートで失敗しにくいDXを実現する

一気に全社展開を目指すと現場に混乱が生じたり、思わぬ障害に直面するリスクが高まります。そのため失敗リスクを最小限に抑える手法として、スモールスタートの考え方が有効です。

まずは1部門や特定業務に限定してツールを導入し、実際に運用しながら現場の声を集めて改善を重ねていくことで、最終的には社内に適した形に最適化された状態で全体展開が可能になります。小さな成功体験を積み重ねることで社内の納得感も醸成され、導入への抵抗感も自然と薄れていきます。

総務DXで選ばれているツールとは？動向をまとめて紹介

総務DXを成功させるには、現場の課題に合った適切なツールを選ぶことが不可欠です。ここでは近年の展示会や導入事例で注目されているツールの中から、特に評価の高い製品や技術動向を紹介します。

受付業務の無人化や生成AIの活用、ワークフローの電子化など多様な領域に対応したツールが登場しており、自社に合った選択肢を見極める参考にしていただければと思います。

Smart at reception｜来客対応を無人化し、受付業務を効率化

来客対応を効率化したい企業に選ばれているのがSmart at receptionです。このツールは受付に人を配置する必要がなく、訪問者がタブレットを操作することで担当者に自動で通知が送られる仕組みを提供しています。

受付業務を省人化するだけでなく、受付内容のログ管理やセキュリティ面の強化にもつながるため、複数拠点を持つ企業やフリーアドレス制を導入しているオフィスでの活用が進んでいます。

実際にこのツールを導入した企業では、受付電話の取次が不要になり、出社不要での対応体制を構築することに成功しています。

Smart at reception

サービス紹介

生成AI×総務業務｜社内FAQ・文書作成支援の台頭

最近では生成AIを活用した業務支援ツールも注目を集めています。特に総務部門では、社内からの問い合わせ対応や稟議書・マニュアル作成などの業務を、AIにサポートさせる動きが加速しています。

AIチャットボットを導入することでよくある質問に対する自動応答が可能になり、対応の手間を大幅に削減できます。また定型文書のドラフト作成にも活用することで、業務時間の短縮や品質の標準化を実現できます。今後はAIを活用した業務効率化がさらに一般化していくと見られており、早期の導入が他社との差別化にもつながるでしょう。

また生成AIについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご参考にしてください。

生成AIの種類は？2025年に知っておきたい7タイプの特徴と使い分けを徹底解説

おすすめの記事

DX基盤としてのワークフロー・承認ツールの進化

総務DXを支える基盤として、ワークフロー管理や承認プロセスの電子化ツールも多くの企業で導入が進んでいます。これらのツールは申請から承認までの流れをすべてデジタル上で完結させることができ、申請書のペーパーレス化や承認状況のリアルタイム確認が可能になる点が高く評価されています。

近年では単なるフロー管理にとどまらず、複数の申請を一元管理できるプラットフォーム型のツールや既存の人事・会計システムと連携できる高度な製品も登場しています。今後のDX推進を見据える上でも、こうした柔軟性の高いツールの選定が重要になってくるでしょう。

実際の導入事例から学ぶ業務改革のヒント

総務DXの必要性や有効性を理解していても、「本当にうまくいくのか？」という不安はつきものです。そこで参考になるのが、すでにDXに取り組み成果を上げている企業の導入事例です。

具体的な成功パターンを知ることで自社での導入後の姿がイメージしやすくなり、導入の説得材料にもなります。本章では注目の2社の事例を通じて、総務業務の変革が現場でどのように実現されたのかを紹介します。

株式会社TKC｜62拠点の来客対応をスマホ完結し、出社不要に

全国に拠点を持つ株式会社TKCでは、新型コロナウイルス発生以降テレワークでの業務化が進んでいましたが、代表電話と受け付け電話は固定電話からしか対応できず、テレワークを行う上で一部社員の業務の妨げになっていました。

そこで同社はクラウド受付ツール「Smart at reception」を導入しました。導入後来客者がSmart at receptionで受付をすると、担当者のスマートフォンに通話接続されるようになっており、このシステムの導入により固定電話の撤去に成功しました。

株式会社TKC

導入事例

カゴメ株式会社｜iPad受付×スマホ連携で、フリーアドレス環境の来客対応を効率化

フリーアドレスを導入しているカゴメ株式会社は、食を通じてさまざまな社会課題の解決に取り組んでいる企業で名古屋と東京に会社を置いています。同社の在宅勤務者の割合は新型コロナ禍で増加していたのですが、総務部門の従業員が固定電話の応対のために出社が必要な状況でした。出社しなければ応対できない固定電話が総務部門の働き方改革の阻害要因となっていました。

ですがSmart at receptionはクラウドサービスであるため、遠隔で設定変更ができます。また同社の場合、名古屋と東京に受付システムを設置していますが、どちらもオンライン設定できます。これにより現場に行かず設定変更ができるので作業負荷を減少させることができました。

カゴメ株式会社

導入事例

まとめ

総務DXは単なるITツールの導入ではなく、業務のあり方そのものを見直し、持続可能で柔軟な組織運営を実現するための重要なステップです。属人化・紙業務・突発対応といった総務部門特有の課題を明らかにし、それに適したツールと導入プロセスを段階的に整えることで、業務効率化とコスト削減の両立が可能となります。

特にスモールスタートでの導入や現場を巻き込んだ運用ルールの整備、継続的な改善サイクルの構築は、総務DXを“実践で成功させるうえで欠かせない要素です。

「何から始めればよいかわからない」と悩んでいる方も、まずは業務の棚卸と小さなツール導入から着手することで、社内の理解と協力を得ながら前進できるはずです。今こそ、総務部門の未来を見据えたDXを始めてみてはいかがでしょうか。