わかることリスト

• 学校の受付業務を今見直すべき背景
• 紙・電話・メール中心のアナログ運用が招く限界とリスク
• オープンキャンパスや説明会など大規模イベント時の人手不足課題と受付混雑の要因
• 来校者情報管理における3つのセキュリティ課題
• 受付効率化の代表的手段
• 受付システム導入で得られる効果

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

学校の受付業務は日常的な来校者対応から、オープンキャンパスや説明会などのイベント時まで、幅広く対応が求められる業務の一つです。紙での受付や電話・メールによる対応では手間がかかるうえに、情報の管理や引き継ぎが煩雑になりがちです。また人手不足やセキュリティ上のリスクも見過ごせません。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが「受付システム」の導入です。無人対応や事前予約、入退場記録の管理など、最新のツールを活用することで、業務の効率化と来校者対応の質の向上が期待できます。

本記事では学校現場が抱える受付対応の課題を明確にしたうえで、受付システム導入によって得られるメリットや導入時のポイント、そして具体的なシステムを分かりやすく解説します。この記事を通して最適な受付環境を構築するヒントを得ていただければ幸いです。

なお受付システムに関する詳細情報をお探しの方は、以下の記事もぜひ参考にしてみてください。

受付システムとは？基本機能・メリット・導入の流れをわかりやすく解説

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なぜ今学校の受付システムを見直す必要があるのか

学校の受付業務は学校全体の「第一印象」を左右する大切な接点であり、来校者対応のスムーズさは教育機関としての信頼性にも直結します。

しかし現在多くの学校では紙や電話、メールを用いたアナログな受付手法が依然として主流となっており、業務効率やセキュリティ、人的リソースの観点で多くの課題が顕在化しています。

本章では受付業務の現状とそこに潜む問題点を整理し、なぜ今システムの導入が求められているのかを明らかにします。

紙・電話・メールでの受付対応の限界

従来のアナログな受付方法には多くの手間とミスが付き物です。特に紙の名簿やメールでの来校者対応では情報の記入ミス、電話での対応では記録漏れや聞き間違いなどのリスクがあります。

受付担当者がその場で対応しなければならないため、対応が重なると混乱を招き、来校者を待たせてしまう可能性があります。

またアナログな受付対応は俗人的になりやすく受付情報が点在してしまうため、必要な情報をすぐに確認できないといった管理面での不便さも問題です。特に個人情報を扱う学校では、管理が煩雑になるほどリスクも高まります。

オープンキャンパスや学校行事での人手不足

学校では定期的に開催されるオープンキャンパスや入試説明会、保護者会など、大規模な来校イベントがあります。これらの場面では通常の受付業務に加えて、来場者の誘導や問い合わせ対応などの作業が発生するため、職員の負担が大幅に増加します。

特に人手が限られている私立学校や専門学校などではイベント時に十分な人員を確保できないことも少なくありません。その結果、対応の質が低下したり受付に長蛇の列ができてしまうこともあります。

セキュリティや情報管理の観点での課題

来校者対応では個人情報の取り扱いが常に伴います。記録が適切に管理されていなかったり来校履歴が残っていないと、万が一の際に迅速な対応ができません。

ここではセキュリティリスクや情報管理の課題について、3つの観点から詳しく解説します。

来校者情報の記録・保管が属人的になっている

受付情報を特定の職員が管理している場合、情報共有が不十分となり引き継ぎのミスや対応漏れが発生しやすくなります。

また複数の職員が共通の情報にアクセスできない状況では、過去の来校履歴や対応状況を確認するのに時間がかかり、来校者への対応に支障が出ることもあります。

紙ベースの名簿では紛失・漏洩リスクが高い

紙の受付簿は物理的に保管する必要があり、紛失や情報漏洩のリスクが常につきまといます。例えば机の上に放置された名簿が無断で撮影される、保管庫に鍵をかけずに紛失する、といった場合もあるでしょう。。

こうした管理体制では、万が一のトラブル発生時に責任の所在があいまいになり、学校側の信頼性を損なうおそれがあります。

入退場の履歴が残らず緊急時対応に不安が残る

火災や地震、不審者の侵入など学校には緊急対応が必要なケースが発生する可能性があります。来校者の入退場履歴が記録されていない場合、校内に誰が残っているのかを即座に把握することが難しくなり、避難誘導や安否確認に遅れが出る恐れがあります。

特に外部からの来校者は職員や生徒と違って所在把握が困難なため、履歴が残らないと対応が後手に回るリスクが高まります。また、事後対応においても履歴の有無が重要となり、証拠や記録がないことでトラブルが複雑化する可能性もあります。

学校の受付システムを効率化する主な方法

ここまでの内容で学校の受付業務が抱える非効率やセキュリティリスク、そしてその改善の必要性についてご理解いただけたと思います。

これらの課題に対応するには、単なる運用の見直しだけでは限界があります。より本質的な解決を目指すためには、受付業務の仕組みそのものを見直し、システムを活用した運用体制へと転換することが求められます。

本章では学校における受付業務の効率化を可能にする代表的な方法について、具体的に紹介していきます。

QRコード・タブレットを使った無人受付

QRコードやタブレットを活用した無人受付は、学校の受付業務を効率化する手段として注目されています。受付担当者が常駐せずとも来校者自身が操作を完了できるため、特に混雑時における職員の負担軽減に効果的です。

来校者は事前に発行されたQRコードを入口の読み取り端末にかざすだけで、システム上に来校記録が自動登録されます。またタブレット型の受付では画面の案内に従って氏名や訪問目的を入力することで受付が完了し、入力された情報は即時にメールで担当職員へ通知されます。

このような仕組みにより受付業務を無人化することが可能となり、学校職員の人的負担を大きく軽減できます。加えてシステムによる入退場の自動記録により履歴管理の精度が向上し、万が一の緊急時にも迅速な対応がしやすくなります。

QRコード受付システムとは？メリットデメリットや無料・自作・有料の違い、導入・運用手順を徹底解説！

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予約フォーム・申込管理システムの活用

Web上で受付を完了できる予約フォームや申込管理システムの活用も、学校の受付業務を大きく効率化する方法です。特にオープンキャンパスや入試説明会など、事前申込が必要なイベントではその効果が顕著に表れます。

来校者は事前に専用のフォームから必要事項を入力しておくことで、当日の受付時には最小限の確認作業で対応が完了します。これにより現場の職員が手作業で情報を収集・確認する必要がなくなり、受付対応にかかる時間や労力を大幅に削減できます。

また申込情報はすべてシステム上で一元的に管理されるため、来場者数の把握や参加者の学年などの整理が容易になります。これによりイベント当日の配置計画や備品の準備が効率的に行えるだけでなく、今後の広報活動や集客戦略にもデータを活用することができます。

学校受付システムの使用シナリオと得られる効果

前章までの内容を通じて学校の受付業務を効率化するための具体的な手段や導入方法について、理解が深まったはずです。

受付システムを学校に導入することで単なる受付の自動化にとどまらず、イベント運営の効率化や広報戦略の強化、さらにはセキュリティ体制の向上といった多方面での成果が期待できます。

本章では具体的な使用シナリオを通じて、受付システムの導入によって学校運営にどのような効果がもたらされるのかを詳しく紹介します。

イベント運営・日常受付を効率化｜少人数でもスムーズな来校対応を実現

受付システムは日常的な来校者対応はもちろん、オープンキャンパスや説明会といったイベント時にも強力な効果を発揮します。特に人手が限られている学校においては、職員が複数業務を兼任しているケースが多く、来校対応に専念することが難しい場面が少なくありません。

こうした現場では来校者が自ら受付を完了できるシステムがあることで、職員の負担を最小限に抑えつつ、対応の質を維持することが可能になります。さらに、受付業務にかかる時間が短縮されることで、他業務にリソースを回す余裕が生まれ学校全体の業務効率が向上します。

導入により受付待ちの列が解消される、応対のミスが減るといった具体的な改善も実感されやすく、導入のハードルが高く感じられる教育機関でも、実用性の高さから前向きな導入検討が進んでいます。

来校者データの活用で広報・入試戦略を強化｜次の集客へ生かす仕組み

受付システムを通じて取得した来校者の情報は単なる記録データにとどまらず、今後の広報活動や入試施策の立案において重要な役割を果たします。例えばオープンキャンパスの来場履歴や申込者の属性データを分析することで、どの地域からの参加者が多いのか、どの学科に関心が集まっているのかといった具体的な傾向を把握できます。

このようなデータをもとに次回のイベント案内を的確に行う、特定の層に対して個別のフォローアップを実施するといったアプローチが可能になり、広報戦略の精度を大きく高めることができます。

従来の経験ベースの手法に加え、より確かなデータに基づいた判断が可能になります。

セキュリティと情報管理を強化｜入退場ログで安心・安全な運営体制へ

受付システムの導入は学校のセキュリティ強化にも直結します。来校者の入退場履歴が自動で記録されることで誰がいつ校内にいたのかを即座に把握することができるため、不審者対策や災害時の避難誘導においても、迅速かつ的確な対応が可能となります。

また記録データはクラウド上で安全に管理されるため、紛失や情報漏洩のリスクを大きく抑えることができます。紙による管理では対応しきれない場面も多く、受付情報をデジタルで扱う仕組みの導入は有効な選択肢となるでしょう。

こうした仕組みは保護者や外部関係者からの信頼向上にもつながるだけでなく、学校全体の信頼性を高める点でも効果が期待できます。

学校に受付システムを導入する3つの選び方

受付システムを導入することで得られる効果について理解を深めた上で次に考えるべきは、自校にとってどのようなシステムが最適かを見極めることです。

学校ごとに受付業務の目的や運用体制は異なるため、汎用的なシステムをそのまま導入してもうまく機能しないケースもあります。この章では導入前に確認しておくべき3つの視点から、学校現場に適した受付システムの選び方を解説します。

導入目的を明確にする

目的が曖昧なままではシステム選びが形骸化し、必要な機能が備わっていない製品を導入してしまうリスクがあるため注意が必要です。

例えば日常的な来校者管理を目的とするのか、イベント時の混雑緩和が主な課題なのか、あるいはセキュリティ管理の強化が求められているのかによって、求めるシステムの仕様や必要機能は大きく変わってきます。

導入目的が明確であれば導入後に必要となる評価基準も設定しやすくなり、運用状況を定量的に把握しながらPDCAを回していくことが可能になります。また必要な機能とのズレが起こりにくくなるため、システムの活用範囲も自然と広がり定着率も高まるでしょう。

受付システムを上手く活用していくには、導入前の段階で「何のために導入するのか」を事前に整理しておくことが大切です。

校内の規模・運用体制に合ったタイプを選ぶ

次に重要なのは学校の規模や日々の運用体制に合ったシステムを選ぶことです。例えば生徒数が多く来校者の出入りが頻繁な大学や専門学校と、小規模で限られたスタッフで運営している学校とでは、必要とする機能や操作性に差があります。

また誰が受付業務を担当するかによって、適したシステムは異なります。業務フローやITに慣れたスタッフが対応する場合は高機能なツールでも問題ありませんが、教員や少人数の職員が兼務する場合には、操作が簡単で直感的に使えるシステムが求められます。

学校ごとの実情に合わないシステムを導入してしまうと、かえって業務の負担を増やしてしまう恐れがあるため、運用体制との相性も十分に考慮することが大切です。

既存システムとの連携性をチェックする

受付システムの導入において見落とされがちですが、「既存システムとの連携性」も重要です。多くの教育現場では入試管理システムや出欠管理システムなど、すでに何らかのICTツールを活用しているケースもあるでしょう。

新たに受付システムを導入する際は、それら既存ツールと情報のやり取りができるかどうか、連携にかかる手間や費用が発生しないかを事前に確認することが不可欠です。例えば来校者情報が自動で入試管理システムに反映される仕組みがあれば、手入力による転記作業を省略できるだけでなく入力ミスも防げます。

また出欠管理と受付ログが連携すれば、校内滞在時間の記録や緊急時の所在確認にも活用できるようになります。

個別最適化されたシステムであっても他システムとの連携性が低ければ、来校履歴と出欠情報が一致せず確認に手間がかかってしまい業務の効率化どころか煩雑さを助長してしまう恐れもあります。

有料・無料で導入できる学校受付システムの機能を比較

前章では学校ごとの運用体制や目的に応じた受付システムの選び方について解説しました。選定にあたっては運用面の適合性が重要ですが、費用と機能のバランスも重要です。

システムによって導入コストやサポート体制、対応できる業務範囲には大きな差があり、学校の規模や予算に合わせた判断が求められます。

本章では無料ツールと有料システムそれぞれの特徴を整理し、導入の判断材料を明確にしていきます。

無料で始められるシンプルな受付ツール

費用を抑えながら受付業務のデジタル化を始めたい学校にとって、無料ツールは導入のハードルが低く現場にも受け入れられやすい選択肢です。

特別な設備投資が不要ですぐに運用を始められる点は、ICT導入の予算が限られている教育現場にとって大きな魅力といえるでしょう。ここでは特に学校でも活用できる代表的な無料ツールを紹介します。

Googleフォーム｜無料で代用できるシンプル受付フォーム

GoogleフォームはGoogleアカウントがあれば誰でも無料で利用できるオンラインフォーム作成ツールです。来校者の氏名や連絡先、訪問目的などを事前に入力してもらうことで受付時の確認作業を大幅に省力化できます。

フォームの内容は自由にカスタマイズ可能で、入力結果は自動でスプレッドシートに集計されるため情報の整理や活用もしやすくなります。シンプルな設計ながら確認メールの自動送信やQRコード付きでのアクセス案内といった機能も備えており、来校者側の利便性にも配慮されています。

初期費用や月額費用が一切かからないため、小規模な学校やまずは受付のデジタル化を試してみたい場合に適しています。

AirWAIT｜初期費用・月額無料プランで順番受付管理ができる

受付管理アプリ「Airウェイト」の無料プランは、システムをまず試したい方に最適なプランです。費用が高くなりがちな受付専用端末は不要で、お客様が既にお持ちのiPadとプリンターがあれば、すぐに受付管理の体験を始められます。

無料プランでは、来店受付時の番号券の発券や、お客様へのメールによる呼出といった基本的な受付管理機能を試すことが可能です。

煩雑な受付業務を効率化したい場合に、気軽にお試すことができるでしょう。

参考：https://airregi.jp/wait/

有料システムにある機能とサポート体制

有料の受付システムは無料ツールではカバーしきれない高度な機能や運用支援を備えているのが特長です。受付対応を単なる来校記録の手段にとどめず通知機能やセキュリティ管理、入退場ログの蓄積など、幅広いニーズに対応できます。

また導入時のサポートや運用マニュアルの提供が受けられる点も、ICTに不慣れな学校にとっては安心材料となります。ここでは学校現場で導入できる代表的な有料システムを紹介します。

Smart at reception One Touch｜タブレットで簡単・非接触受付を実現

「Smart at reception One Touch」は、iPad を使って無人受付やオンライン接客を実現できるクラウド型の受付システムです。来校者が画面に表示されたボタンをワンタッチするだけで、すぐに担当者とビデオ通話または電話を開始できます。
情報を入力する操作は一切必要なく、すぐに担当者に連絡が可能で、管理画面でボタンの押下履歴を確認することもできます。

操作画面はシンプルで分かりやすく、導入時の設定支援 やマニュアルの提供も用意されており、導入工事や専用機器が不要。iPadを用意するだけで導入が可能なため、システム操作に不慣れな学校（職員室前、事務員室前、建屋入り口など） でもスムーズに活用を始めやすい点が魅力です。

受付業務の省力化や人件費削減 を図りたい教育機関にとって、有効な選択肢の一つとなるでしょう。

Smart at reception OneTouch

サービス紹介

ラクネコ｜QRコード発行で非接触受付に対応

「ラクネコ」は、来校者が自分のスマートフォンを使って受付できる非接触対応の受付システムです。事前にQRコードを発行しておくことで来校時にはそのコードを読み取るだけで受付が完了し、対応者への通知が自動的に送られます。これにより受付の混雑を緩和し、スムーズな来校対応を実現できます。

利用者にとってもスマートフォンで手続きが完結するため、紙での記入や口頭確認といった手間が省くことができストレスの少ない受付体験が可能です。また入退場履歴の記録や履歴データの蓄積にも対応しており、来校者管理の精度が向上します。

参考：https://raku-neko.jp/

まとめ

学校の受付システムは業務の効率化と情報管理の精度向上を実現するための有効な手段です。QRコードやタブレットを活用した無人受付、予約フォームによる事前受付、さらに入退場ログの記録やデータ活用といった仕組みを取り入れていくことで、職員の負担軽減やトラブル対応力の向上にもつながります。

特にイベント時の人手不足対策やセキュリティ強化、来校者情報の有効活用など、現場が抱える課題の解決に役立つ点も大きな魅力です。受付システムを有効活用するには自校の規模や運用体制に合わせた無理のない導入が重要です。既存システムとの連携にも注意を払い、現場で定着しやすい運用を目指しましょう。

本記事を参考に自校にとって最適な受付システムの導入を検討し、より安心でスムーズな来校対応の実現を目指してみてはいかがでしょうか。

弊社では受付システム「Smart at reception One Touch」などの製品提供を行っております。

学校の受付業務を効率化したい方や無人受付システムについて気になる点やお悩みがありましたら、まずは資料請求や無料相談をご活用ください。

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