来訪者管理システムとは？導入手順からツールや成功事例まで解説

来訪者管理システムとは？導入手順からツールや成功事例まで解説

• 来訪者管理システムの基本的な仕組みと導入するメリット
• 自社の目的に合ったシステムの選び方と比較ポイント
• 代表的な来訪者管理ツールの種類（タブレット型/スタンドアロン型）と特徴
• システム導入の具体的な手順と、業種別の成功事例

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

オフィスや工場、医療機関など外部からの来訪者対応はセキュリティと業務効率の両面で重要な課題です。従来の紙帳簿や口頭受付では入退館記録の正確性や管理の手間に限界があり情報漏洩や不審者侵入といったリスクも否めません。

こうした背景から来訪者の入退館情報をデジタルで管理できる「来訪者管理システム」への関心が高まっています。

本記事では、来訪者管理システムの基本概要から具体的な機能や導入メリット、さらに導入事例までを網羅的に解説します。システム導入の効果や自社に最適な選び方についても分かりやすく紹介するため、初めて導入を検討する方でも理解しやすい内容となっています。

この記事を読むことで、来訪者管理システムの必要性や導入の流れを正しく理解し、セキュリティ強化や業務効率化や企業イメージの向上につなげる具体的な手がかりを得ることができます。

来訪者管理システムとは？

来訪者管理システムとは、企業や施設を訪れる外部来訪者の情報をデジタルで一元管理し、入退館記録や受付対応を効率化、高度化する仕組みです。従来の紙台帳や手作業の受付と比較して、セキュリティ強化や業務負荷の軽減、顧客対応の質向上といった多くの利点があり、オフィスビルや病院、工場、学校などさまざまな施設で導入が進んでいます。

本章では来訪者管理システムの基本的な役割と目的、手作業管理との違いや自動受付の仕組みまでを分かりやすく解説します。

来訪者管理システムの役割と目的

来訪者管理システムは施設を訪れる人の受付や記録、通知といった一連の対応を自動化し、業務負担の軽減とセキュリティレベルの向上を目指すものです。例えば、受付時に入力された情報が即座にシステムへ登録され、担当者に通知が送られる仕組みによって受付担当者の手間を大幅に削減できます。

来訪者管理と手作業管理の違い

来訪者管理システムと手作業による受付対応には、正確性と管理効率に大きな違いがあります。手作業では記録の記入漏れや情報の紛失や、個人情報の取扱いリスクが常につきまといます。

一方で、システムを導入すれば情報が自動的に記録、保存されるため管理ミスや漏洩のリスクを抑えることができます。履歴データを簡単に検索、出力できる機能が搭載されていることも多く、内部監査や報告書の作成にも活用できます。

来訪者管理における自動受付の仕組み

来訪者管理システムでは自動受付機能を利用することで、来訪者自身が受付操作を完結できます。受付端末から来訪者が画面の指示に従って情報を入力することで、受付手続きが完了します。このような自動受付は有人受付と比べて手続きのスピードが速く、混雑の緩和や対応のばらつき防止にもつながります。

QRコードによる非接触受付

QRコードによる非接触受付は、現在主流となっている受付方法のひとつです。

QRコード受付では事前に発行されたQRコードをタブレット端末にかざすことで、来訪者の本人確認と受付処理をスムーズに行うことができます。

この方式を導入することで受付業務の省人化や待ち時間の短縮が期待でき、対面でのやり取りを最小限に抑えられるため感染症対策としても効果的です。さらに受付データはシステム内に自動的に保存されるため、履歴管理やセキュリティ対応にも活用できます。

来訪者管理システムの主な機能

来訪者管理システムは単なる受付のデジタル化にとどまらず、セキュリティや運用効率の向上を目的とした多機能なツールです。本章では、代表的な3つの主要機能として「来訪履歴のデータ管理」「不正入館を防ぐセキュリティ対策」「外部ツールとの連携機能」について解説します。

来訪者や入退館の履歴データの管理機能

来訪者管理システムでは来訪者の氏名や訪問先、来訪日時といった情報を自動で記録し、履歴として蓄積できます。

紙台帳では難しかった正確な記録や履歴の検索もデジタル管理によってスムーズに行えます。例えば、来訪履歴をCSV形式で出力し、月次の報告資料に活用することも可能で、過去の訪問データが一覧で確認できるためセキュリティ面の強化にもつながります。

セキュリティゲート・顔認証・入館証発行などの安全対策機能

高度なセキュリティを求める施設で、来訪者管理システムをセキュリティ機器と連携させて運用します。受付での本人確認が済んだ来訪者だけが、社内のセキュリティゲートを通過できるよう設定できます。また顔認証や入館証を活用すれば、不正な入館やなりすましを防ぐことができ施設内の安全性を高めることが可能です。

Googleカレンダーなど外部ツールとの連携機能

一部の来訪者管理システムでは、Googleカレンダーなどの外部ツールと連携することができます。例えば、カレンダーに登録した来訪予定が自動でシステムに反映されることで受付の事前準備がしやすくなります。

来訪者のチェックインと同時に担当者へ通知を送ることもできるため、スムーズな応対が実現します。受付と社内の予定管理を連携させることで、業務全体の効率化につながります。

来訪者管理システムの導入メリット

来訪者管理システムは、業務効率の改善やセキュリティ強化を目的として多くの企業や施設で導入が進んでいます。本章では3つの導入メリットについて解説します。

人的コスト削減・無人化が実現できる

来訪者管理システムを導入することで、常駐の受付スタッフを配置せずとも来訪者対応ができるようになり、人的コストの削減につながります。例えば、事前に来訪者情報を登録し自動受付機でチェックインできる運用を行うことで、受付対応にかかる時間や手間を最小限に抑えることができます。

セキュリティ・個人情報保護が強化できる

来訪者の入退館情報をデジタルで管理することで、情報の正確性と管理の厳格さを確保できます。紙の台帳と異なり記録の改ざんや紛失のリスクがなく、セキュリティポリシーに沿った運用が可能です。加えて、顔認証や入館証発行機能と組み合わせることで、なりすましや不正侵入の防止にもつながります。こうした機能は外部からの来訪者が多い施設において特に有効です。

企業イメージ・顧客体験の向上に貢献できる

受付対応の品質は企業の第一印象を左右する重要な要素です。来訪者管理システムを導入することでスムーズかつスマートな受付対応が実現し、来訪者に対して信頼感や安心感を与えることができます。例えば、非接触受付や自動通知機能により訪問者を待たせることなく案内できる環境を整えることで、顧客体験の向上やブランディング効果が期待できます。

来訪者管理システムの選び方のポイント

来訪者管理システムを導入する際は、自社の規模や運用目的に合った製品を選定することが重要です。導入するシステムの機能や仕様が自社の業務と合致していない場合、かえって運用の負担が増えたり、想定していた効果が得られなかったりするリスクがあります。

そのため単に機能が多い製品を選ぶのではなく「自社にとって本当に必要な仕組みかどうか」を見極めることが導入成功の鍵となります。

本章では、システム選定時に確認すべき4つのポイントを解説します。

必要な機能の選定

また、自社の来訪対応フローに照らして必要な機能を洗い出すことが重要です。

例えば、訪問者が多い施設ではQRコード受付や事前登録機能が求められる一方、セキュリティ重視の施設では顔認証や入館証発行機能が必要になります。あらかじめ運用フローを明確にしたうえで、「必須機能」と「あると便利な機能」を区別し優先順位をつけて選定することが大切です。

導入費用と運用コスト

システム選定時には初期導入費用だけでなく、月額利用料や保守費用などのランニングコストも含めて比較検討する必要があります。

安価に見えるサービスでもオプション機能やサポート費用が別途発生するケースもあるため、費用体系を事前に確認しておくことが重要です。導入後の継続的な運用が可能かどうかを見極めるために、総コストのイメージを明確にしておくと安心です。

情報管理におけるセキュリティ対策

来訪者情報は個人情報に該当するため適切なセキュリティ対策が講じられているかどうかも、確認すべき重要なポイントです。

データの暗号化やアクセス権限の設定、ログの保存期間など具体的な保護措置を把握しておく必要があります。情報漏洩や不正アクセスを防止するためにも、クラウド型の場合はサーバーの所在地や通信方式にも目を向けておくとよいでしょう。

安定運用のためのサポート体制

システムを安定して運用するためには、導入後のサポート体制も大切です。

トラブル発生時の問い合わせ窓口が用意されているか導入前後でどのようなフォローが受けられるかなど、ベンダーごとの支援内容を比較しておくと安心です。また、定期的なアップデートや機能改善が継続されているかどうかも長期的に利用する上での判断基準になります。

来訪者管理システムの種類と代表的ツール

来訪者管理システムはその運用形態やインフラ環境に応じて複数のタイプに分けられます。

本章では「タブレット型」と「スタンドアロン型」という代表的な2種類の特徴とそれぞれの導入ツールについて解説します。

タブレット型の受付ツール

タブレット型の受付ツールは、iPadなどの端末を用いて来訪者が自身で受付操作を行うタイプのシステムです。

インターネットを通じてクラウドと連携することで、複数拠点の一元管理やアップデートの自動反映が可能になります。

クラウド型タブレット受付の特性

クラウド型では来訪履歴の保存や管理がクラウドサーバー上で行われるため、PCやスマートフォンからでもデータの確認や操作が可能です。

端末を置くだけで運用を開始できる点も導入のしやすさにつながります。インターネット接続環境さえ整っていれば、複数の支社、店舗でも同じ設定を適用できるため分散拠点を持つ企業にとっては効率的な選択肢です。

非接触受付に対応した「Smart at reception」

「Smart at reception」はクラウド型の代表的な受付システムであり、非接触受付に対応している点が特徴です。

QRコードによる受付に加え、簡単に導入できる手軽さが支持されています。

受付端末に入力された情報は、自動的にクラウドに保存され来訪者情報や入退館履歴をリアルタイムで確認できます。操作も直感的で訪問者にとっても負担の少ない設計となっています。

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Smart at reception

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スタンドアロン型の受付ツール

スタンドアロン型は、ネットワークを介さずローカル環境で完結するタイプの来訪者管理システムです。

インターネットに接続しない構成のため、外部からの不正アクセスリスクが極めて低く機密性の高い情報を扱う企業に適しています。

ローカル環境で完結するスタンドアロン型の特性

スタンドアロン型では、社内サーバー上にシステムを構築しデータを施設内で管理します。

通信が不要なため、災害時や通信障害時にも運用を継続できる点が強みです。また、情報が社外に出ることがないため業種によってはコンプライアンス面でも優れた選択肢となります。

高セキュリティ対応の「DENSO スタンドアロン受付システム」

「DENSO スタンドアロン受付システム」はネットワークを一切使用せずローカル環境のみで、動作する高セキュリティ型の受付ツールです。

専用端末またはPCベースのソフトウェアで構成されており、受付データはすべて社内サーバーに保存されます。

https://www.denso-wave.com/ja/system/office/product/standalone.html

来訪者管理システムの導入ステップ

来訪者管理システムを効果的に導入するためには、事前準備から運用後の評価まで段階的なステップを踏むことが重要です。本章では、導入前から運用フェーズに至るまでの4つのステップをご紹介します。

導入前の課題整理と要件定義

まずは自社の現状と課題を正確に把握し、システムに求める要件を明確にすることが重要です。例えば「受付業務の負担が大きい」「入退館記録の正確性に不安がある」といった課題を洗い出し、それを解決するために必要な機能や運用方法を定義します。

この段階で現場の担当者や管理部門との意見交換を行い実運用に即した要件を整理しておくと、その後のベンダー選定や稟議のスムーズな進行につながります。

社内提案・稟議のポイント確認

システム導入を社内で承認してもらうためには、費用対効果やセキュリティ強化といった観点からメリットを明確に示すことが求められます。

特に「どのように業務効率が改善されるか」「リスクをどの程度低減できるか」といった具体的な数値やシナリオを提示すると説得力が増します。あわせて導入後の運用体制やサポート範囲についても事前に説明しておくと承認を得やすくなります。

ベンダー選定とテスト導入

要件に合致したシステムを提供しているベンダーを比較、検討し信頼性やサポート体制、費用面などを総合的に判断して選定します。

多くのベンダーでは、無料トライアルやデモ体験を提供しているため実際に操作感や機能を確認することが可能です。テスト導入の段階では小規模な範囲で仮運用を行い来訪者の反応や社内の使い勝手を確認します。

その結果をもとに、運用方針や設定項目の最終調整を行うと導入後の定着がスムーズになります。

運用開始後に目指すべき目標設定

システム導入後は、効果測定のための具体的な目標を設定しておくことが大切です。

例えば「受付対応にかかる時間を○％削減」「来訪記録の検索時間を○分短縮」といった定量的な目標を立てておくことで、改善点や運用上の課題が明確になります。また利用部門からのフィードバックを定期的に集めることで、運用の最適化や社内での定着促進につながります。

来訪者管理システムの導入成功事例

来訪者管理システムは業種や施設規模に関わらず幅広く導入されており、それぞれの業態に応じた運用が行われています。

本章では業種別に4つの導入成功事例を紹介します。

カゴメ株式会社の導入成功事例

カゴメ株式会社は、総務部門の在宅勤務を阻む固定電話の課題解決と働き方改革のため、構内交換機（PBX）をクラウド化しました。

既存受付システムがクラウドPBXに非対応だったことから、「携帯電話対応、クラウドサービス、設置容易」の要件、そして「工事不要ですぐ設置」 が決め手となり「Smart at reception」を導入し、受付管理が大幅に簡素化に成功。

Smart at receptionがクラウドサービスであるため、名古屋・東京両拠点の遠隔設定が可能となり情報システム部門の作業負担も軽減できました。また、必要な機材がiPadのみ となったことで、トラブル時の原因特定も容易となり、運用負荷が大きく改善されました

カゴメ株式会社

カゴメ株式会社の導入成功事例

株式会社三栄での導入成功事例

株式会社三栄では、受付に固定電話が設置されていましたが、フリーアドレス化と同時に固定電話を廃止し、社員に貸与していたiPhoneに通話を集約したため、受付からの来訪者対応が課題となっていました。特に、宅配業者や書籍納入業者は社員の連絡先を知らないため、新たな受付システムが必要とされたのです。

この課題に対し、受付システムSmart at receptionを導入。その結果、来訪者がSmart at receptionで受付をすると、Unitalkを介して担当部署メンバーのTeamsアプリが一斉に鳴動する仕組みが構築され、フリーアドレス環境下でも受付業務に問題なく対応できるようになりました。これにより、宅配便や本の納入時もスムーズな受付が可能となり、インターネットに繋がるiPadを用意するだけで設置できたため、迅速な導入が実現しました。

株式会社三栄

株式会社三栄の導入成功事例

製造業・工場での導入成功事例

株式会社Kubota（クボタ）では、「TQSPassport Reception」という来訪者管理システムを導入しています。

クボタ筑波工場は、紙受付による来訪者の待ち時間や保安室の業務負荷、さらに来訪者把握の不正確さによるセキュリティ課題を解決するため、「TQSPassport Reception」を導入しました。この導入により、受付時間が1人あたり平均3分から約30秒に大幅短縮され、受付待ちの渋滞が解消されるとともに、セキュリティ管理とBCP対策が強化されました

出典：https://www.toshiba-tden.co.jp/case/005145.htm

医療機関での導入成功事例

東京都立駒込病院では、新型コロナウイルス感染症への対応から、外部業者の入館管理における長い待ち時間が病院の動線のボトルネックとなり、感染対策と効率化が喫緊の課題でした。この解決策として、導入費用がかからない点が決め手となり「訪問管理MONITARO」を導入。手書き記帳をデジタル化したシンプルな運用ながら、防災センターでの待ち時間を大幅に削減するという目的を迅速に達成し、デジタル化による効果を実感されています。

出典：https://www.smarthp.co.jp/images/monitaro/case01/casestudy/05_file.pdf

まとめ

来訪者管理システムは、受付業務の効率化に加えてセキュリティの強化や企業イメージの向上にもつながる有効な手段です。紙台帳では難しかった正確な履歴管理や、非接触による感染症対策の実現など、現代のオフィス・施設運営における多くの課題を解決する仕組みとして注目されています。

導入に際しては必要な機能やセキュリティ基準、費用対効果、ベンダーのサポート体制などを総合的に判断し、自社の業種や運用方法に合ったシステムを選ぶことが重要です。クラウド型・スタンドアロン型ともに特長があるため、利用シーンに応じた比較検討が求められます。

弊社では、非対面でも円滑な来訪対応を実現できる受付システム「Smart at reception」を提供しています。無人受付やリモート対応など、シンプルな導入と運用をサポートしており、業務効率化と顧客満足の両立に貢献します。

導入支援や価格、ご相談について関心をお持ちの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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