受付システムを導入したいけれど、何から始めればいいのか分からない…
そんな悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか？

受付システムは、来訪者対応をスムーズにし、業務の効率化やコスト削減、セキュリティ強化を実現するため、多くの企業で導入が進んでいます。
本記事では、受付システムの導入手順をはじめ、価格や機能、業種別おすすめ製品、導入後の運用ポイントまで詳しく解説します。

受付システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

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受付システムとは？導入のメリットと基本機能

受付システムとは、来訪者の受付対応をデジタル化し、業務を効率化する仕組みのひとつで、タブレットやクラウドを使って受付を自動化し、担当者への通知や来訪者管理をスムーズに行えます。
昨今では人件費削減やセキュリティ強化につながるため、多くの企業で導入が進んでいます。

受付システム導入のメリット

ここからは、受付システムを導入することで得られる具体的なメリットを詳しく解説します。

①業務効率の向上

受付対応が自動化されることで、受付担当者は来訪者対応に追われることなく、他の業務に集中できます。
例えば、総務担当者は資料作成や社員サポートなど、本来の業務に時間を割くことができたり、また、来訪者は事前に発行されたQRコードをかざすだけで受付が完了したり、顔認証で素早く入館できるため、長い待ち時間にイライラすることもありません。

繁忙期や来訪者が多い時間帯でも、受付業務が滞ることなくスムーズに進むため、企業全体の業務効率が向上する効果が期待できます。

②人件費の削減

受付システムの導入により、有人受付が不要になり、受付スタッフを常駐させるための人件費を大幅に削減できます。
例えば、従来は受付担当者をフルタイムで配置していた場合、その人件費は年間数百万円にのぼることもあります。
しかし、受付システムなら、初期費用や月額利用料のみで運用でき、長期的には大きなコスト削減が期待できます。

特に、人手不足に悩む中小企業や、コストを見直したい企業にとって、受付システムは大きな助けになることが考えられます。

③セキュリティの強化

来訪者情報をクラウド上でデジタル管理することで、紙の名簿よりも安全性が高まり、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。
さらに、顔認証やQRコードで正確に本人確認が行われるため、許可されていない人物が入館するリスクを防げます。

また、来訪者の入館・退館履歴が自動で記録されるため、セキュリティチェックや緊急時の対応も迅速に行うこともできます。
重要な情報を扱うIT企業や金融機関、セキュリティが求められる研究施設や不特定多数の方が訪問する商業施設や店舗、倉庫でも、受付システムが大きな強みになります。

④データ管理の簡素化

受付システムを導入すると、来訪者情報をクラウド上で一元管理できるため、検索や管理が非常に簡単になります。
例えば、「先月訪問した取引先担当者の情報を確認したい」といった場合でも、数秒でデータを検索でき、過去の来訪履歴もすぐに確認可能です。

さらに、監査やセキュリティチェックの際には、来訪履歴を一括で提出できるため、担当者の負担も大幅に減ります。
これにより、日常業務だけでなく、万が一のトラブル時にも迅速な対応が可能になることが期待できます。

⑤ペーパーレス化

紙の名簿や受付用紙を使わなくなることで、用紙代や印刷コスト、保管スペースを節約できます。

紙を使わないことで、「オフィスの省スペース化」や「コスト削減」が可能になるだけでなく、環境にも優しい運用が実現できます。
特に、SDGsに取り組む企業や、環境保護に力を入れている企業にとっては、受付システムの導入が企業価値の向上の効果も期待できます。

受付システムの基本機能

続いて受付システムの基本機能について紹介します。

来訪者管理

受付システムは、来訪者の氏名・訪問先・訪問時間をリアルタイムでデジタル記録・管理できます。
紙の名簿では、記入ミスや紛失のリスクがありますが、デジタル管理なら正確なデータを保持でき、検索や履歴確認も簡単です。

さらに、クラウド対応のシステムであれば、複数の拠点での来訪者情報を一元管理できるため、拠点ごとの来訪履歴をリアルタイムで確認できます。
セキュリティチェックや監査時にも、すぐに来訪者情報を提出できるため、業務負担が減り、より安心な管理が可能です。

QRコード受付

受付前に来訪者にQRコードを発行することで、受付時はQRコードをかざすだけでわずか数秒でチェックインが完了します。
紙の受付簿に記入する手間がなく、来訪者はストレスなく入館でき、担当者も素早く対応可能です。

さらに、QRコードは事前にメールで送付できるため、訪問予定者は到着前に受付準備を済ませられ、企業側は来訪予定を事前に把握できるメリットもあります。

チャットでの受付通知

来訪者が受付を済ませると、担当者へメールや社内チャットツールで自動通知が送信されます。
Slack・Microsoft Teams・LINE WORKSなどと連携すれば、担当者が席を外していてもスマートフォンやPCで通知を受け取り、すぐに応対できます。

また、事前に設定しておくことで、担当者が不在の場合は代理者に通知を送ることも可能です。
これにより、担当者不在時のトラブルや来訪者の待ち時間を減らし、スムーズな来訪対応が実現します。

電話での受付通知

チャットでの通知と同様、来訪者が受付を済ませると担当者へ電話をかけ、通知することができる受付システムもあります。
チャットでは通知が一瞬となりますが、電話であれば通知音・バイブレーションが長く続くため、訪問に気づけなかったというリスクを最小限に抑えることも可能です。

また、内線電話による受付はすでに普及されていることもあり、チャットによる受付通知よりも、来訪者にとっても分かりやすい通知方法であることもメリットです。
特に大企業様では、受付対応の質をできる限り落としたくないと言う考えから、電話やビデオ通話を行いたいというごご要望が多いです。

入退室管理

受付システムは、来訪者だけでなく社員や関係者の入退室も管理できます。
来訪者が「何時に入館し、何時に退館したか」はもちろん、誰がどこに入退室したのかをリアルタイムで記録・確認できます。

この機能は、セキュリティ強化だけでなく、社員の勤怠管理や働き方の見直しにも役立ちます。
また、緊急時には館内に誰がいるのかを瞬時に把握でき、災害や事故時の安全管理にもつながります。

受付システムの選び方｜導入前に確認すべき5つのポイント

多くの選択肢の中から自社に最適なシステムを選ぶのは簡単ではありません。
ここからは受付システム選びで失敗しないための重要なポイントを解説します。
適切な受付システム選びが、業務効率の向上だけでなく、来訪者への良い印象づくりにも繋がるでしょう。

受付システムを選ぶ際に考慮すべきポイント

受付システムを導入する際は、自社の業務に最適なシステムを選ぶことが重要です。
ここでは、選定時に押さえておくべきポイントを詳しく解説します。

1. 導入目的に照らして必要な機能を明確にする

受付システムには、来訪者管理、QRコード受付、顔認証、入退室管理、通知機能など多様な機能があります。
まずは、自社の受付業務で何が課題となっているのかを整理し、必要な機能を明確にしましょう。

例えば、

• 来訪者が多い企業は、受付を迅速化するためにQRコード受付が不可欠です。
• セキュリティを重視する企業なら、顔認証機能で不正入館を防ぐことができます。
• 複数の拠点を管理したい場合は、クラウドで一括管理できるシステムが必要です。

導入目的を明確にすることで、不要な機能にコストをかけることなく、最適なシステムを選べます。

2. コストと予算を確認する

受付システムは、初期費用・月額料金・追加オプション費用などが発生します。
「初期費用は安いけれど、月額料金が高い」「基本機能は安いが、必要なオプションを追加するとコストがかさむ」など、料金体系はさまざまです。

無料トライアルを活用し、以下のような内容を事前に確認しても良いかと思います。

• 基本機能で十分か？
• 追加オプションは必要か？
• 長期的に見て予算内で運用できるか？

例えば、弊社の「Smart at reception」なら、以下の点において強みがございます。

• 自社開発サービスのため、必要な機能を追加カスタマイズできる
• 月額費用のプランも明確で、安心して導入可能

コストと機能のバランスを見極めることが、後悔しないシステム選びにつながります。

3. セキュリティレベルを確認する

受付システムは、来訪者の個人情報を扱うため、セキュリティ対策は欠かせません。
したがって、選定時には以下のポイントを確認することも重要です。

• データは暗号化されているか？
• アクセス制限が設定できるか？
• 不正アクセスやデータ漏洩を防ぐ仕組みはあるか？

特に、クラウド型システムの場合は、サーバーのセキュリティや定期的なバックアップ、障害時の対応も重要です。

4. 既存システムとの連携

受付システムを選ぶ際は、現在使用している社内システムと連携できるかを必ず確認しましょう。
例えば、勤怠管理システムと連携すれば、社員の出退勤記録と来訪者情報を同時に管理でき、入退室管理システムと連携することで、セキュリティが強化され、入退室の履歴も一元管理もできます。

さらに、社内チャットツール（SlackやMicrosoft Teamsなど）と連携すれば、来訪者が受付を済ませた際に、担当者へ自動的に通知が届きます。
これにより、担当者がその場にいなくても、迅速に来訪者対応ができ、業務の流れがスムーズになります。

導入後に「連携がうまくいかない」といったトラブルを防ぐためにも、連携可能なシステムの一覧や実績を事前に確認し、自社の運用環境に合った受付システムを選びましょう。

5. サポート体制が整っているか

受付システムは、導入して終わりではなく、導入後の運用サポートも非常に重要です。
トラブル時に迅速な対応ができないと、受付業務が滞り、業務全体に影響を与えかねません。

受付システムを選ぶ際には、以下の点を確認しましょう。

• 購入後のサポート体制があるか
• 導入時に、設定サポートや操作説明を受けられるか
• 運用マニュアルやFAQなどのサポート資料が充実しているか
• トラブル発生時の対応スピードや対応方法はどうか

特に、初めて受付システムを導入する場合や、社内でのITサポートが限られている場合は、手厚いサポートを提供しているベンダーを選ぶことが、スムーズな運用につながります。
システム障害やトラブル時に迅速に対応してもらえる環境が整っているかを確認し、安心して長く使える受付システムを選びましょう。

受付システム導入手順

ここからは実際に受付システムを導入する際の具体的な手順について解説します。

1. 導入前の準備

まず、受付システムを導入する目的を明確にしましょう。
「受付業務を効率化したい」「人件費を削減したい」「セキュリティを強化したい」など、目的によって選ぶべきシステムや機能が変わります。

例えば、業務効率化が目的なら、QRコード受付や顔認証でスムーズな受付対応ができるシステムが適しています。
また、セキュリティ強化が目的なら、顔認証や入退室管理機能が充実したシステムを選ぶ必要があります。

次に、予算設定も重要です。
受付システムには、初期費用・月額費用・追加オプションの料金が発生します。
例えば、「初期費用は低いが、月額費用が高い」「基本機能は安いが、追加機能でコストがかかる」など、料金体系はさまざまです。
事前にどこまでの費用をかけられるかを決め、必要な機能とコストのバランスを考えておきましょう。

さらに、ネットワーク環境も整備しておく必要があります。
クラウド型の受付システムを導入する場合、安定したインターネット接続が不可欠です。
特に、Wi-Fi環境が不安定な場合は、有線接続も含めてインフラを整えることが重要です。

2. システムの選定と比較

次に、複数の受付システムを比較し、自社に最適なものを選びます。
システム比較の際は、以下の項目例に比較検討を行いましょう。

• 自社に必要な機能が備わっているか
• コストは予算内か（初期費用・月額費用・追加機能の有無）
• 操作性はどうか（使いやすさや直感的なUI）
• サポート体制は充実しているか（導入時・運用中のサポート内容）
• 既存システム・チャットツールとの連携は可能か

無料トライアルを提供している受付システムを活用するのもおすすめです。
実際に操作してみることで、管理画面の使いやすさや来訪者対応のスムーズさを体験できます。

また、社内の受付担当者や総務部門の意見も取り入れながら、現場で使いやすいシステムを選定するのも重要なポイントです。

3. 導入手続きと設置

システムを選定したら、契約・導入手続きに進みます。
契約内容には、使用できる機能、料金体系、サポート内容が含まれているかを確認しましょう。

導入が決まったら、次はハードウェアの設置と設定です。

• タブレットやカメラの設置場所を決め、来訪者がわかりやすく使いやすい位置に設置。
• 受付時間や通知ルール、ユーザー登録などの初期設定を行い、運用開始に備えます。
• 社内で使用している入退室管理や勤怠管理システムと連携する場合は、この段階で設定を行います。

導入時には、ベンダーが初期設定のサポートを提供している場合もあるので、不明点があれば依頼しましょう。

4. 試験運用と調整

本格運用の前に、試験運用（テスト運用）を実施します。

• 実際に来訪者が受付システムを使用する中で、問題が発生しないかを確認
• 社員が操作に慣れているか、通知がきちんと届くか、設定は適切かをチェック

この段階で、問題点や改善点が見つかることも多いです。
例えば、「QRコードの読み取りが遅い」「通知が遅れる」「操作説明が不十分」などの課題が発生する場合があります。

これらを改善し、設定の見直しや操作マニュアルの作成を行い、スムーズな本格運用につなげます。

また、受付担当者や全社員に対して、操作方法の周知やトレーニングを行うことも重要です。
そうすることで、「どのように受付を行うのか」「トラブルが発生した際の対応方法」などを事前に共有しておくことで、運用開始後の混乱を防ぐことができます。

5. 本格運用

試験運用で問題がなければ、いよいよ本格運用です。

• 受付業務がスムーズに進んでいるかを継続的に確認し、必要に応じて設定を調整
• 定期的なシステムアップデートやハードウェアの点検を行い、常に最新の状態を保つことも重要

また、導入後のサポート体制がしっかりしているかも、長く運用を続ける上で欠かせないポイントです。
システム障害やトラブルが発生した際に、迅速にサポートを受けられる環境が整っていれば、業務に支障をきたすことなく運用できます。

さらに、運用開始後も定期的に社内でフィードバックを集め、「さらに使いやすくするには？」「どの機能が役立っているか？」を分析し、必要であれば機能追加や設定変更を行い、より良い運用環境を整えていきましょう。

受付システム導入後の運用とトラブル対応

どんなサービスにも言えることですが、導入後の適切な運用体制の構築や起こりうるトラブルへの備えがなければ、そのメリットを十分に活かすことができません。
ここでは、受付システムを導入した後の効果的な運用方法と、発生しがちなトラブルへの対応策について詳しく解説します。

受付システム導入成功と思えるのは、実際の稼働後の管理にかかっています。

導入後の運用ポイント

受付システムを導入した後は、スムーズな運用を続けるための管理が欠かせません。
ここでは、安定した運用を実現するための重要なポイントを紹介します。

1. 初期設定の定期的な見直し

受付システムの導入時に設定した内容も、運用を続ける中で見直しが必要です。

• 受付時間は来訪者の傾向に合わせて調整し、混雑を避ける。
• 通知設定は、担当者に遅延なく届くか、通知先に漏れがないかを確認。
• ユーザー管理は、退職や異動によって不要になったユーザーを削除し、最新の状態に保つ。

これらを定期的に見直し、必要に応じて更新することで、トラブルの発生を未然に防ぎ、常に快適な運用を維持できます。

2. 社員や来訪者への案内とサポート

受付システムを導入しても、利用者が正しく操作できなければ意味がありません。
そのため、社員や来訪者に対して、使い方をしっかりと案内する必要があります。

• 社員向けには、操作マニュアルやFAQを用意し、誰でも簡単に対応できるようにする。
• 来訪者向けには、受付画面に「QRコードをかざしてください」「顔認証はこちら」といった操作説明を表示し、迷わず操作できるようにする。

さらに、トラブルが発生した際の対応方法も事前に共有しておくことで、万が一のときも迅速な対応が可能です。

3. 定期的なメンテナンスと機器の点検

システムの安定運用には、定期的なメンテナンスが欠かせません。

• システムアップデートは、バグの修正や新機能の追加、セキュリティの強化に不可欠です。
• タブレットやカメラなどの機器も、定期的に点検し、画面の反応速度やカメラの認識精度を確認しましょう。
• 万が一、機器の不具合が発生した場合は、早急に修理や交換を行い、トラブルを最小限に抑えます。

これらのメンテナンスを定期的に実施することで、突然のシステム停止やトラブルを未然に防ぎ、安定した運用を継続できます。

よくあるトラブルとその対応策

受付システムを運用する中で発生しやすいトラブルと、その対応策について詳しく解説します。
事前に対処法を知っておくことで、トラブル発生時にも迅速に対応でき、業務への影響を最小限に抑えられます。

①システムが動かない・ログインできない

受付システムが起動しない、ログインできない場合は、ネットワークの不具合やシステムエラーが主な原因であることが多いです。

対応策

• ネット接続を確認し、Wi-FiやLANケーブルが正しく接続されているか確認。
• 受付システムやタブレット・PCを再起動して、システムが正常に起動するかを確認。
• ネットワーク設定を見直し、IPアドレスや接続設定に誤りがないか確認。
• それでも解決しない場合は、サポートセンターに問い合わせて、専門的なサポートを受けましょう。

予防策

• 定期的にネットワーク環境をチェックし、通信状態が安定しているか確認。

②QRコードが読み取れない

QRコードが読み取れない場合、カメラの位置や照明の影響で読み取りが不安定になっている可能性があります。

対応策

• カメラの位置を調整し、QRコードが正しい距離と角度で読み取れるようにする。
• 照明の明るさを調整し、反射や影ができないように環境を整える。
• QRコード自体に問題がある場合は、再発行して読み取りを試みる。
• カメラのレンズが汚れている場合は、レンズを清掃し、クリアな状態で再度読み取ります。

予防策

• カメラの設置時に、最適な位置と角度を設定し、日々の運用で微調整を行う。
• QRコードのフォーマットや印刷状態を定期的に確認し、鮮明な状態を保つことが重要です。

③受付通知が届かない

受付完了時に送られる通知が届かない場合、メール設定やチャットツールの設定ミスが原因となっていることが多いです。

対応策

• 通知設定で、通知先のメールアドレスやチャットツールの設定が正しいか確認。
• 迷惑メールフォルダに振り分けられていないかを確認し、必要に応じて受信設定を変更。
• 通知先のネットワークやアプリの接続状態を確認し、正常に受信できる環境を整える。
• 通知が届かない場合は、システムの再設定やアカウントの再登録を試みる。

予防策

• 定期的に通知設定を見直し、最新の状態に保つ。
• 担当者が変更になった場合は、速やかに通知先の更新を行いましょう。

④データが表示されない

クラウド接続の不良やシステムエラーで、来訪者データが表示されないことがあります。

対応策

• クラウドサーバーへの接続状態を確認し、接続が切れている場合は再接続を試みる。
• 一時的な接続不良であれば、再接続でデータが表示されることが多いです。
• システムやアプリを再起動して、データの読み込みを再試行。
• 解決しない場合は、サポートに問い合わせて、復旧作業を依頼。

予防策

• クラウド接続の安定性を確認し、インターネット環境を定期的にチェックする。
• データは定期的にバックアップし、クラウド接続が切れても対応できるようにしておく。

業種別のおすすめ受付システム

オススメの受付システム

ここまでで受付システムを選ぶ上で大事な、本質的なポイントを解説させていただきました。
ここからは具体的にオススメの受付システムをご紹介しようと思います。

1. Smart at reception

「Smart at reception」は、iPadを活用した無人受付システムです。

受付にiPadを設置するだけで、有人受付を無人化し、コストや人との接触を大幅に削減できます。
訪問者はQRコードをかざすだけで簡単に受付を完了できるため、スムーズな来客対応が可能です。

Smart at receptionの主な特徴は、担当者への直接連絡機能です。
電話やメール、LINE WORKS、Microsoft Teams、Slackなどのチャットツール、さらにはTeamsやFaceTimeなどのビデオ通話まで、多様な通知方法を選択できます。
これにより受付電話の取次ぎ業務をなくし、フリーアドレスやテレワーク環境でも担当者が不在の場合でも、携帯電話やPCへ来訪を通知できます。

導入はiPadを用意してアプリを入れるだけで、大掛かりな工事は不要なもの特徴の１つ。
クラウド上でデータが一元管理されるため、組織変更や複数拠点の管理も容易に行えます。
また、Microsoft 365やGoogle Workspaceといった来訪予約システムや、DialpadなどのクラウドPBXとの連携機能も備わっています。

さらに、kintoneとの連携により、受付業務の一元管理や受付記録の分析・活用も可能です。
「Smart at reception」は、受付の無人化による業務効率化と、スムーズな来客対応を同時に実現する現代のオフィスに最適なシステムの１つとなっています。

また工場向けの受付システムである「Smart at reception for FACTORY」や、店舗や小売店向けのシンプルな受付システム「Smart at reception OneTouch」などのシリーズもあります。
それぞれのサービスの詳細は下記をご覧ください。

2. ACALL

Acall（アコール）は、iPadを活用した受付システムを中心としたオフィスDXサービスです。

会議室や座席の予約機能なども備え、オフィス業務の効率化をトータルにサポートします。
受付業務では、QRコード読み取りや訪問者自身による入力により受付業務を完全に自動化し、従来の取次業務を大幅に削減します。
SlackやLINE WORKSなどのビジネスチャットツールや内線電話と連携することで、担当者へ直接通知が可能となり、スムーズな来客対応を実現できます。

また、来訪者の記録はすべてクラウドで一元管理され、入館証印刷やゲート連携など、多様な外部ツールとの連携も可能です。
受付画面のデザインやメニューを企業のブランドイメージに合わせて柔軟にカスタマイズできる点も大きな特長となっています。

3. RECEPTIONIST

「RECEPTIONIST」は、来客対応業務の効率化とコスト削減を実現するクラウド型の受付システムです。

内線電話を使わないというコンセプトのもと、来客時の取次業務を完全に自動化しています。
来客者は事前に発行されたQRコードをiPadにかざすか、受付コードを入力するだけで簡単に受付が完了します。

受付後は担当者へビジネスチャット、専用アプリ、電話、メールなどで直接通知されるため、スムーズな対応が可能になります。
また、SalesforceやGoogleカレンダー、Microsoft Teamsなど、様々なビジネスツールと連携することで業務効率をさらに向上させます。

固定電話が不要になるため、フリーアドレス環境にも柔軟に対応できるのが特長です。
来客記録は自動でクラウドに保存され、管理画面からいつでも簡単に確認できるので、管理業務も効率化できます。

まとめ

本記事では、受付システムの導入手順、選び方、種類や業種別おすすめ製品、導入後の運用ポイントやトラブル対応まで詳しく解説しました。

受付システムを導入することで、受付業務の効率化はもちろん、人件費削減やセキュリティ強化、来訪者データの一元管理が可能になります。
さらに、業種や企業規模に応じた最適なシステムを選ぶことで、よりスムーズでスマートな受付業務を実現できます。

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