受付に電話設置は必要なのか？
電話受付と受付システムのどちらにすべきか徹底比較

近年では、働き方や顧客対応方法が見直され、来訪自体も少なくなっているのが現状です。

今までは基本的に対面で行っていたものが、オンライン化され、時短でできるものがある一方で、新しいシステムや状況に戸惑う会社も少なくないのではないかと思います。

そこで今回は電話受付と受付システムに焦点を当て、それぞれを解説していきます。

電話受付と受付システムの違い

ビジネスフォンに接続した内線電話機が電話受付であり、受付システムは通常窓口に設置されていることが一般的で、専用の窓口を持たない場合でも、省スペースで利用できるのが利点として挙げられるでしょう。

電話受付が設置されている背景

・対応の無人化

電話受付が設置されている一般的な理由として有人化しなくても良いとされ、受付窓口を設置している会社でも、オフィスの案内に徹することや、業務負担を減らすまたは完全に無人化してしまうことも可能になります。

・部署ごとの呼び出しが可能

固定席でオフィスの席が決まっている場合に、部署ごとの内線番号を設定して、呼び出しができる点が電話受付の特徴です。

・管理コストの削減

電話での対応で完結することにより、通常の管理、システムコストを大幅に下げることができます。

電話での取次記録を残したい場合も、どの部署に何時に電話が掛けられたのか確認する手間が少なくなります。

また、受付ツールを導入する場合、Smart at reception ならiPadの設置のみで受付システムコストの導入費用削減に繋げることが可能です。
また、新規ツールの利用に不慣れな担当者も電話機の利用であればスムーズに行うことが可能です。

受付システムが設置されている背景

・時間的効率の改善

電話受付よりもさらに時間効率化が見込めるとされているのが受付システムで、誰がどこにいるのか分からない状態であっても、直接担当者への連絡通知が届くので、他部署の担当が探す手間を省くことができます。

・デザイン面での利便性

最近では電話受付の中にもデザイナーズフォンなどの用意がされていますが、iPadで完結する受付システムはミニマルで

無駄のないデザインが様々なバリエーションにもフィットしやすいです。

こだわりのあるオフィスであればオフィスの雰囲気にマッチする電話受付を探すのは至難の技です。

受付は会社の顔になる部分で、デザインもこだわりたい会社が多い中でシンプルな雰囲気に対応しており、先進的な会社としてのアピールにもなることや、会社のカラーに合わせたデザインの表紙変更が可能です。

・セキュリティ面の管理

誰が誰宛に来たか記録できるのは受付管理のセキュリティ面でも安心して利用することができる点が特徴です。

セキュリティ面でも役立つ点としては、簡単に出入り管理ができることです。

・対応の柔軟性

電話受付で課題となるのが誰に取次を行ってもらうのかという問題です。

時間と場所に捉われない対応が可能で、担当者別での受付方法設定が可能になります。

ある部署はslackをメインで利用している、他の部署ではteamsを利用している場合、個人宛で設定連絡ができるので、取次必要がないだけでなく、個別設定できるのは最大の魅力になっています。

事前予約のある方はQRコードを発行して即時に担当者を呼び出すことが可能です。

来社が多い会社であっても、スムーズに対応できるため、受付の対応で渋滞を防ぐことも可能です。

また、衛生面の観点でも来訪者同士の接触機会を軽減することができます。

電話受付と受付システムの機能比較

電話と受付システムの比較をしてみると、やはり事前予約や招待の送付の点、来訪履歴をマニュアルで管理しなければならない点において、受付システムの方が機能性が高いと言えるでしょう。

一方で基本的な機能は網羅できているという観点から、電話の受付対応に使いやすさを感じる人が一定数存在するのは事実として挙げられるでしょう。

しかし、前述の通りオフィスの見た目にこだわりを持っている企業はデザインの面で、電話受付の設置に伴う内線電話表の設置や、電話番号情報がオープンになってしまうことに対するセキュリティの懸念はあるかと思います。

電話番号は非表示のまま、来訪者の入退館管理（ログの記録）ができるのは受付システムならではのメリットです。

まとめ

最後にまとめとして以下の点から電話受付にも対応している受付システムの導入があれば、受付に関わる煩雑さや、導入に至るまでのハードルを解消することができます。

・ 受付電話だけでは管理できない範囲に対応

・直接担当者に繋ぐから、情報、時間ともにラグがない

・導入の手軽さ

・電話対応機能も継続できるから、要件や用途に合わせて活用可能

電話受付にも対応している受付ツール

Smart at receptionなら設置工事は一切なしで社内連携が可能です。

また、専用のiPadから各社員の個人携帯へ電話をかけられるため、通知機能のみで終了してしまうチャットツールへの連携に限らず、電話受付対応からツールへの移行にハードルを感じている企業様にも有効活用いただけます。

テキスト通知のみで受付に気づかない場合、社内に取り次ぎをする人員が必要になる場合が多いですが、働く環境に依存せずに、電話での連絡ができる点で、受付対応をする企業にとっても、既存の電話システムを変更する必要がありません。

社員各自のスマホやPCを使い、場所や時間に関係なく連絡ができることで、社員がどこにいても通知に気づきやすく、電話受付特有の部署ごとでの呼び出しが可能で、導入後も担当者宛に連絡が届きます。

電話受付のある受付システムで、状況に合わせて使い分けができる、現代のオフィス空間作りに最適な受付ツールはSmart at receptionです。

費用

M-SOLUTIONS株式会社では初めての受付ツール導入の企業様にもご利用いただきやすいプランをご用意しております。

是非お気軽にお問い合わせください。