kintoneからメールを送信できると良いこととは？

kintoneは、標準機能にはメール送信機能が含まれていませんが、カスタマイズやプラグインを活用することで、メール送信が可能になります。kintoneを使ってメールを送ることで、多くのメリットが得られ、非常に便利になります。今回の記事では、kintoneを使ってメール送信ができる際のメリットについて詳しく解説していきます。ぜひお読みください。

kintoneからメールを送信するメリットとは？

次のようなメリットがあります。

kintoneの情報を活用してメール送信できる

kintoneにメール送信機能を追加することで、kintone上の情報を利用してメールを送信できるようになります。例えば、kintoneで作成した顧客マスタと連携することで、メール送信時に顧客マスタの情報が活用できます。メールとkintoneを別々に使っている場合、kintoneの情報をメール送信に使用したい時に、転記が必要になります。しかし、kintoneにメール送信機能を追加することで、この問題が解消され、使い勝手が向上します。

情報を１箇所にまとめられる

kintoneにメール送信機能を追加することで、情報を一か所に集約しやすくなります。たとえば、メール送信とkintoneを別々に利用している場合、メール情報はメーラーに、kintone情報はkintoneにそれぞれ蓄積されます。両方の情報を確認するには、メーラーとkintone間を行き来する必要があります。しかし、kintoneにメール送信機能を追加すれば、メールの送信情報もkintone上に保存できるようになり、情報管理が効率化されます。

複数人で共有できる

kintoneを使ったメール送信は、kintone上でメール送信アプリを作成し利用します。kintoneのアプリは複数人と共有できるため、メールの送信内容をkintoneユーザー間で共有することが可能です。これにより、メール送信の個人依存を防ぐことができ、利便性が向上します。また、特定のメールを他の人と共有したくない場合でも、アクセス権機能を設定することで、そのメールを非公開にすることができます。

送信情報を活用できる

kintoneから送信したメールの情報を有効活用することができます。例えば、kintoneでSFAや案件管理を行っている場合、顧客へのメール送信履歴を案件管理アプリに記録しておきたいシチュエーションがあります。kintone上に送信したメールの情報が保存されているため、これらの情報を案件管理アプリに関連付けることで、履歴として残すことが可能になります。

このようにkintoneからメール送信をできるようにしておくと、便利な面があります。

kintoneからメール送信をする方法は？

それでは、kintoneからメールを送信する方法にはどのようなオプションがあるのでしょうか？メール送信には大きく4つのパターンが存在し、その詳細については別の記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。

今回は、M-SOLUTIONS株式会社のメール一斉送信プラグインを利用した方法を具体的にご紹介します。メール一斉送信プラグインは、kintoneからメールを送信できるプラグインです。プラグイン名は「メール一斉送信」という名称ですが、個別メールの送信も可能です。このプラグインは、メール送信を行いたい宛先（メールアドレス）を管理しているアプリに設定することで利用できます。

どのような用途で使える？

kintoneにメール送信機能を追加することで、以下のような用途で活用できます。

案件管理アプリ

営業が管理している案件管理アプリに設定することで、案件情報の登録と同時に、お客様への連絡が可能になります。

請求管理アプリ

営業事務の方が利用している請求管理アプリに設定することで、お客様に対する請求時にメールを利用できます。

イベント参加者管理アプリ

イベント参加者を管理しているアプリに設定することで、イベントのお知らせをメールで配信できるようになります。一斉配信機能を利用すれば、複数のお客様にまとめて連絡することができます。

不便な点はないのか？

これまでに良い点を紹介しましたが、悪い点を挙げるとすれば、プラグインの費用が追加で発生することが挙げられます。便利さが増す一方で、コストも増えてしまう点は課題と言えるでしょう。ただし、前述したようにメリットは十分に存在するため、コスト以上の利益が見込まれるお客様には、このプラグインの利用を検討することをお勧めします。

以上、kintoneからメールを送信できる良いことを紹介させていただきました。kintoneからメール送信が可能になると便利になります。

なおメール一斉送信プラグインと、kintoneのデータを使ってメール通知ができるSmart at message for kintoneはトライアルが利用できます。興味のある方は、ぜひ申し込んで試してみてください。