「わざわざ測定する必要がないくらい
導入効果を感じています」
kintoneカスタマイズで実現した
「スタッフ管理システム」とは？

 

 

 

メールとExcelによるスタッフ管理からの脱却のためにkintoneを導入

 

どんな業務でkintoneを利用していますか？

 

井野様：クライアント企業に常駐している弊社スタッフの管理のために利用しています。

弊社はクライアント企業のオフィス業務をサポートするBPO事業を行っております。

 

クライアント企業に弊社専門スタッフが常駐し、ワーカーが働きやすくかつ創造的な仕事が出来る環境づくりをサポートすることをミッションとしています。

サービスはオフィスの運用をサポートする｢オフィスサービス｣、資料作成周りの課題を解決する｢ナレッジワークサポート｣、働き方の多様性に応える｢コワーキング・コミュニティスペース事業｣の３つを提供しています。

kintoneはその事業に関わる弊社スタッフの管理のために利用しています。

 

 

kintoneを導入したきっかけは？

 

井野様：サービスマネージャーの業務効率化のために導入しました。

サービスマネージャーはクライアント企業に常駐している弊社スタッフの管理を担当しています。

 

業務ははばひろく、常駐スタッフの勤怠・労務管理・シフト調整、雇用契約管理、クライアントとの調整などです。

 

kintoneを導入する前、これらのサービスマネージャーの業務はメールやExcelで行っていました。

業務フローは未整備。

業務負荷は高く、ミスも発生しやすい状況でした。

サービスマネージャーの非効率な業務を改善すべく、kintoneを導入しました。

 

 

その他に何か比較検討しましたか？

 

井野様：kintoneのほかにもスクラッチ開発や複数のクラウドサービスの導入も検討しました。

ただ、スクラッチ開発は自分達の思い通りのシステムを構築できますが、費用が高額でした。

 

一方、複数のクラウドサービスの導入は勤怠管理システム・申請管理システムなどの導入を検討しました。

しかし、弊社の事業はクライアント数だけ勤務マスタが存在します。

 

複数のクラウドサービスを利用すると、それぞれのサービスに勤務マスタを登録する必要があります。

マスタの管理が複雑になってしまう点がネックでした。

 

kintoneならスクラッチ開発よりは自由度はありませんが、柔軟にシステムを構築でき、またマスタを1つにできます。私たちが求める管理ができそうだったのでkintoneでの構築に決めました。

モックアップで認識を合わせながら既存帳票に近いUIを実現

 

M-SOLUTIONSに開発依頼をした背景は？

 

井野様：サイボウズの担当営業からご紹介いただきました。

kintoneの開発ができる企業を相談したところ、M-SOLUTIONSを紹介いただきました。

 

 

M-SOLUTIONSの支援はどうでしたか？

 

井野様：最初はお互い手探りの部分がありましたが、システムのモックアップを作成いただきながら、開発を進めていただきました。

そのモックアップを元に開発を進められたので、最終的には認識を併せながら開発を進めることができました。

 

また既存の帳票に近い画面作成もお願いしました。

システム刷新によって、ITが苦手なスタッフが混乱しないためです。

 

M-SOLUTIONSさんにはその依頼に応えていただき、特に勤怠表は既存帳票に近い画面にしていただきました。

入力制御も細かく設定いただき、勤怠表アプリは今では業務の中核として活用させていただいております。

 

導入効果は計るまでもない、なくてはならない存在

 

利用しているアプリについて詳しく教えてください。

 

井野様：いくつかアプリがありますが、特に重宝しているのが休暇申請アプリです。

このアプリはスタッフが体調不良などで出勤が難しい場合に、サービスマネージャーへ連絡するために使います。

 

スタッフが休暇申請を登録すると、サービスマネージャーに通知されます。

サービスマネージャーは申請の内容から支援内容を決定します。

スタッフの補充が必要な場合はバックアップの依頼を担当部署に依頼するという流れです。

 

その他、スタッフマスタや日報・勤怠表・雇用契約書などを構築しており、スタッフの管理を行う機能がkintone上に揃っています。

 

 

どんな効果がありましたか？

 

井野様：圧倒的に業務負担を減らすことができました。

特に休暇申請アプリの導入効果は大きいです。

弊社スタッフが欠勤する場合、従来ではサービスマネージャーがメールで調整していました。

 

しかも欠勤連絡は起床直後に連絡が入ることが多く、通勤の合間を縫って各部署に連絡していました。

 

依頼先や依頼文章を逐一入力する必要があり、手間がかかっていました。

しかし、いまは休暇申請アプリ上で指示をするだけ。

調整業務が大幅に改善しました。

 

 

また管理側はマスタ管理がラクになりました。

変更が必要な場合はマスタを更新すればすべてのアプリに反映されます。

情報の変更がラクになりました。

システム導入効果は測定していませんが、わざわざ測定する必要がないくらいの導入効果を感じています。

 

 

今後の展望を教えてください

 

井野様：2つ取り組みたいです。

1つは既存アプリの改善です。

テレワークの浸透により、働き方や制度も変わってきているため、それらに対応できるシステムにしていきたいです。

 

もう1つは、現場スタッフとサービスマネージャーを繋ぐアプリの開発です。

現場とマネージャーのコミュニケーションを密にすることで、弊社スタッフがより効果的に働けるような仕組みをM-SOLUTIONSさんの力を借りながら、提供していきたいと考えています。

 

ーありがとうございました。

 

 

コクヨ&パートナーズ株式会社について

 

働く空間や働き方の研究を長年手掛けてきたコクヨが、2004年からBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）事業を開始し、2016年には｢コクヨ＆パートナーズ｣として事業会社化。

約200社にてワーカーの皆様に寄り添い、適切な運用とさらなる改善を行っている。

 

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