有限会社新田建商
代表取締役　新田健太郎様

貴社について教えてください。

新田様：弊社、有限会社新田建商は住宅リフォームを中心に事業を展開している会社です。富山県魚津市・黒部市・滑川市を中心に、地域に密着した活動を行っております。創業から100年以上の歴史があり、創業時は雑貨店としてスタートし、その後は業者向けのガラス販売、サッシ販売へと業態を変えてまいりました。現在は、一般のお客様向けに窓まわりやウッドデッキなどのエクステリアを中心に、住まいを快適にするリフォーム工事を幅広く手がけております。

Smart at messageの導入の経緯を教えてください。

新田様：kintoneの情報をLINE WORKSに自動通知したいと考え、導入しました。kintoneは、顧客管理、見積作成、業務の段取り、請求書発行、アフターフォローなどに活用しています。

もともとはホワイトボードやExcelで顧客・案件管理を行っていましたが、顧客数の増加に伴い入力作業や情報の転記が増え、入力ミスや情報の食い違いが頻発するようになりました。これではいけないと感じ、情報収集を進めた結果、kintoneの導入に至りました

LINE WORKSについては、以前からLINEのグループ機能で案件共有を行っていましたが、個人のLINEに業務情報を流すのは望ましくないと感じていました。そこで、LINEの使い勝手を保ちつつ業務利用できるLINE WORKSを導入しました。

案件管理はkintoneで行っており、新規案件が発生した際にLINEへ情報を手入力で通知していましたが、案件数の増加により手間が大きくなっていました。そこで、自動で通知できるツールを探していたところ、Smart at message for kintoneを知り、導入を決めました。

Smart at message for kintoneの利用シーンを教えてください。

新田様：まず、お客様からのご相談は、電話、店舗へのご来店、ウェブフォーム、LINE公式アカウント、Instagramなど、さまざまな経路から受け付けています。スタッフがその情報をkintoneに入力し、入力と同時にSmart at message for kintoneを通じてLINE WORKSへ通知が送信されるように設定しています。

kintoneでは、お客様の住所を入力するとGoogleマップで表示できるURLを自動生成し、そのURLをフィールドに格納しています。Smart at message for kintoneでは、このGoogleマップのURLと案件情報のURLをLINE WORKSに表示させることで、現場スタッフがすぐにテキストで内容を確認できる仕組みになっています。

Smart at messageの導入効果は？

新田様：弊社では月に100件以上の案件が発生します。これまでは案件が発生するたびに、スタッフがLINEやLINE WORKSへ手入力で情報を共有していましたが、その作業が不要になりました。入力に1件あたり約1分かかるとすると、月に100分以上の工数削減になります。また、手入力によるミスも防止できるようになりました。

運用の仕組みとしては、案件を順番にスタッフへ割り振っており、通知を受け取ったスタッフが自分の案件として管理する形を取っています。現場スタッフは、通知により案件情報をすぐに確認でき、GoogleマップのURLから現場の場所も簡単に把握できるようになり、利便性が向上したと感じています。

また、Smart at message for kintone導入前は、案件の入力が忙しい時期に重なると、現場の多忙さを考慮して事務スタッフが投稿をためらうこともあり、精神的な負担となっていました。自動化によって業務の流れがルール化され、順番で案件を管理できるようになったことで、事務スタッフの心理的負担も軽減されました。

今後の展望を教えてください。

新田様：kintoneのアプリが複雑になってきたため、今後はよりシンプルな形にしていきたいと考えています。経営をしていると、常に「今の数字」がどうなっているかが気になります。毎月の月次決算をスムーズに締めるための仕組みを、kintone上で自動化していきたいと考えています。

具体的には、必要な数字を期間で絞り込んで抽出できるようにし、従業員一人あたりの粗利額、取扱商品のカテゴリ別・個人別の粗利、地域別の粗利、原価管理など、さまざまな指標を確認できるようにしていきたいと考えています。

また、できるだけ手間をかけずに運用できるようにし、スタッフが楽しんで取り組めるような仕掛けも取り入れていきたいと考えています。若い世代の採用を進めていくうえでも、堅苦しい雰囲気ではなく、ゲーム感覚の要素も取り入れる必要があると感じています。

Smart at messageを検討している方に一言お願いします。

新田様：Smart at message for kintoneを利用することで、kintoneとLINE WORKSの連携がボタンひとつで完結し、余計な気を使う必要もなくなるため、おすすめです。無駄な作業を極力減らすことが重要だと考えており、同様の課題を抱えている方には、ぜひ一度検討してみていただきたいと思います。

-有難うございました。