kintone、じぶんページ、Smart at messageで
加盟店との情報共有を円滑化

加盟店との情報共有に課題

 

 

-kintone導入前はどのような課題がありましたか？

加盟店との案件管理に課題がありました。

 

弊社では、お客様に対して害虫害獣駆除サービスを提供しています。蜂などの害虫駆除、ハクビシン、アライグマ、コウモリ、イタチなどの害獣駆除を主に実施しています。

 

駆除の依頼が発生した際に基本的には自社で駆除の対応を行いますが、場合によっては弊社とパートナーシップを組んでいる加盟店様に対応をお願いしています。

 

おかげさまで多くの加盟店と事業ができているのですが、一方で加盟店数の多さから案件管理や報告業務に課題を抱えていました。

 

案件管理においては、メールで加盟店と案件情報を共有していたため、加盟店からの積極的な情報共有がない場合、案件の状況把握が難しくなっていました。

 

また、社内ではスプレッドシートを用いて案件管理を行っていましたが、自由度が高すぎたために入力制限や規則の設定が困難であり、担当者によって入力内容が異なることでデータに揺らぎが生じていました。

 

報告業務に関しては、加盟店からの報告をホームページ上のフォームから入力してもらう方式を採用していましたが、加盟店ごとに報告内容が異なることが多く、社内での進捗管理に多大な手間がかかっていました。

 

このように、案件管理とその報告管理に課題がありました。

 

kintone、じぶんページ、Smart at messageを組み合わせてシステム構築

 

-kintone導入の経緯を教えてください

 

私たちは、案件管理や報告業務の課題を解決するために、kintoneの導入を検討し始めました。

 

当初は、加盟店とのやりとりを含む案件管理を、kintoneのみで構築するか、他社の案件管理システムを導入するかを検討していました。

 

しかし弊社は多くの加盟店を抱え、また加盟店は個人事業主の方も少なくないため、他の仕組みではコストの面で折り合いがつきませんでした。

 

そこで、kintoneに加え、じぶんページを組み合わせたシステムを構築することにしました。この組み合わせにより、以下のような効果が得られました。

 

・加盟店に依頼する案件をkintoneでレコードとして一元管理できるようになった
・加盟店の担当者はじぶんページにログインすることで、自分が担当する案件の進捗状況を一目で確認できるようになった
・案件の報告もじぶんページ上で簡単に行えるようになった

 

これらの効果により、業務の効率化を図ることができました。kintone、じぶんページを組み合わせることで、コストを抑えつつ、加盟店とのスムーズな連携を実現するシステムを構築することができました。

 

 

kintoneとじぶんページでデータは共有できた。しかし、通知に課題

 

 

–Smart at messageの導入経緯を教えてください

kintoneとじぶんページだけでは通知機能に不足があったため、Smart at messageを導入しました。

弊社は加盟店が情報を更新すると、その通知を弊社宛に送る機能を求めていましたが、じぶんページの通知メール機能にはその機能がありませんでした。

 

さらに、社内でChatworkを利用しており、通知をChatworkに送りたいと考えていましたが、kintoneから直接Chatworkに通知を送る方法は標準の機能では実現できませんでした。

 

そんな中、何か方法はないか探していたところ、M-SOLUTIONSのSmart at messageを発見しました。

 

Smart at messageを導入すれば、メール通知だけでなく、ChatworkやLINEなどのチャットツールに通知を送ることが可能であり、案件情報を更新した際にも通知を出すことができました。

 

これを知り、すぐにトライアルを申し込みました。

 

Smart at messageの設定は、M-SOLUTIONSの営業担当者の丁寧なサポートによりスムーズに進めることができ、私たちが理想としていた通知方法を実現することに成功しました。

 

Smart at messageの導入で、案件報告の通知を確実に受け取れるようになり、業務の効率化と迅速な対応が可能になりました。

 

情報共有のスピードが向上、加盟店からの評価も上々

 

 

–加盟店や社内からの評価を教えてください

新システムの導入は、加盟店と自社内の両方から高く評価されています。

 

加盟店からは、案件が一覧で確認できるようになったことで見落としがなくなったと好評を得ています。これにより、加盟店は効率的に案件を管理できるようになりました。

 

自社内でも、Smart at messageとChatworkの連携により、加盟店の報告が関係者に自動通知されるようになったことで、報告内容の不備にも迅速に対応できるようになり、対応スピードが大幅に向上しました。また、じぶんページの導入によってアカウント発行コストを抑えつつ、加盟店とのスムーズな連絡が可能になったことも高く評価されています。

 

さらに、kintone上での案件管理とフォームの項目統一化により、分析に活用できるデータの蓄積が可能になったことも、自社内で評価されているポイントです。

 

新システムの導入は、案件管理と報告業務の効率化、加盟店とのコミュニケーション改善など、全体的な業務改善につながっており、加盟店と自社内の両方から高い評価を得ています。

 

 

 

今後はAIの活用なども視野に

 

-今後の展望を教えてください

 

加盟店との案件管理の運用が軌道に乗ってまいりましたので、次のフェーズとして、電話オペレーター業務の改善を通じたトーク品質向上を目指しています。

害虫や害獣被害に関するお問い合わせは、お客様ごとに内容が異なります。

現在、オペレーターは日々高品質な対応を心がけていますが、電話対応経験をオペレーター1人の中に留めるのではなく、

 

データベース化やAIの活用により、オペレーター業務をサポートすることで、さらにお客様に寄り添った対応が可能になると考えています。

 

特に注目しているのが、M-SOLUTIONSが提供するSmart at AIです。Smart at AIを導入することで、オペレーターはAIのアシストを受けながら対応できるようになるのでは？と考えています。これにより、オペレーター個々のスキルに関わらず、均一な品質の対応を提供できるようになることが期待されます。

 

私たちは、テクノロジーも積極的に活用することで、業務効率化と顧客満足度の向上を目指しています。AIを活用した電話対応の品質向上は、その取り組みの一環として、今後も力を入れていきたいと考えています。

 

Smart at messageのトライアルはこちらから

 

 

 

株式会社日本アクティブワーカーズについて

株式会社日本アクティブワーカーズは、東京と茨城に拠点を置き、蜂などの害虫駆除、ハクビシン、アライグマ、コウモリ、イタチなどの害獣駆除を主要事業としている企業です。

 

個人宅だけでなく、ゴルフ場、ホテル、ビル、コンビニエンスストア、流通店舗など、あらゆるケースの駆除に対応しています。

2024年10月現在、駆除スタッフ190名、管理スタッフ12名が在籍しており、わな猟狩猟免許取得者や伐木等の業務に係る労働安全衛生特別教育修了者が所属しています。

 

同社の害獣・害虫駆除実績は、一人あたり年間約150件で、2019年度の駆除再発率は0.3%、2020年の顧客満足度は98.6%と高い水準を維持しています。

 

 駆除ワーカーズ (kujoworkers.com)