kintoneにメール機能を個別開発。アラート配信業務の効率化を実現。

 

kintoneの導入支援に関して、ご担当者様にお話を伺いました。

 

サービス営業本部 平本様	サービス営業本部 野田様	情報システム部 味田様

 

 

 

 

 

 

アラート配信業務にkintoneを活用

 

 

どのような用途でkintoneをお使いですか？

 

アラート配信システムとして利用しています。アラート配信システムは、弊社の仕入れ先であるソフトウェア・ハードウェアメーカーからのお知らせを弊社営業・お客様に伝達するためのシステムです。

 

弊社ではさまざまなソフトウェア・ハードウェアメーカーから製品を仕入れています。その製品をお客様に提供し、保守・運用を行っています。それらの製品を提供する中で、お客様に対して情報配信が必要な場合があります。

 

例えば、メーカーが提供している製品に脆弱性が見つかった場合、弊社営業はメーカーから提供された情報をお客様に連絡する必要があります。この情報配信を効率化するために、kintoneを利用しています。

 

 

以前はどのような方法で管理していましたか？

 

お客様へ情報配信の必要がある場合、弊社の営業は対象製品を保有しているお客様に対してメールで連絡していました。具体的には弊社営業はアラート配信の連絡を受けてから、Excelから対象顧客のリストを抽出し、メールを作成、個別に送信していました。

 

Excelのリストは管理用となっているため、自身の担当するお客様毎に分割したり、そのExcelの情報をメール配信用に加工したりする作業がありました。お客様に重要な情報を伝えるという大切な業務である一方、セキュリティリスクが高く、時間を要する作業のため営業にとって非常に負担となっていました。

 

 

kintoneを選定した背景を教えてください。

 

弊社では元々、別の業務でkintoneを使用していました。そのため、kintoneでアプリがすぐに構築できることを知っていました。さらに有効活用できないかと考えておりました。アラート配信システムもすぐに構築できると思い、kintoneをベースに検討しました。

 

また、アラート配信は別システムで構築を予定しております。しかし、システム構築までは時間がかかるプロジェクトであり、アラート配信が利用できるようになるのは数年先の状況でした。そんな中、kintoneはつなぎのシステムとしても十分使えると考え、利用することにしました。

 

 

メール配信のカスタマイズが必須のため、M-SOLUTIONSに開発を依頼

 

 

M-SOLUTIONSに開発を依頼した理由を教えてください。

 

今回の業務では、kintoneからメールを配信するためのカスタマイズが必要でした。kintoneには標準でメール配信の仕組みはありません。そのため、SendGridと連携してメール配信の仕組みを構築する必要がありました。

kintoneのアプリ構築のみであれば、自社で対応できるのですが、SendGridを用いたカスタマイズには知見がなかったため、M-SOLUTIONSにお願いしました。

 

 

M-SOLUTIONSの開発支援はいかがでしたでしょうか？

 

今回のプロジェクトでは要件定義から、個別開発、保守まで対応いただきました。要件定義のフェーズでは、弊社が様々なリクエストをさせていただきましたが、その内容をまとめて、仕様にしていただけたので大変助かりました。

 

エンジニアの方のkintoneに関するスキルレベルも十分でした。仕様書自体も分かりやすく書かれていたので、理解しやすかったです。

 

トラブルがあった際もすぐに解析などを行っていただきました。稼働後に弊社のネットワーク変更の影響で、SendGridが動かなくなった時があったのですが、そのような時でもすぐに修正プログラムを提供いただき、対処いただきました。このような素早いレスポンスには感謝をしています。

 

 

メールとExcelで煩雑だったアラート配信が数クリックで完了

 

 

効果はいかがでしょうか？

 

手間がかかる業務がkintone上で完結するようになり、工数削減につながりました。以前はメールとExcelを行ったり来たりする作業が多くありましたが、kintoneを導入したことで、数クリックでメール配信ができるようになりました。営業担当から「作業数が減って助かった」という声も聞いています。

 

また、これまでは担当者ごとに配信内容がバラバラでしたが、今回のシステム化を機会にアラートが統一されたことも大きな進歩でした。統一されることでお客様への情報提供の品質が向上しました。

 

 

 

 

今後の展望を教えてください

 

アラート配信の業務効率化以前から課題となっていた為、今回M-SOLUTIONSさんに協力頂き、業務を整理し、形にできた良い機会となりました。本システムを構築したことで、現状のベースが確立したと思います。

 

今後はkintoneのアラート配信システムを改善して、業務をより効率化することを目指します。また、カスタマイズが必要な場合は、M-SOLUTIONSさんに相談したいと考えています。

 

-ありがとうございました。

 

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