kintone導入に関する総合支援が決め手。
契約管理の効率化と属人化解消を実現

 

 

株式会社USEN Smart Worksの大下様と株式会社USEN ICT Solutionsの井土様に、M-SOLUTIONSが行ったkintoneの導入支援についてお話を伺いました。

 

 

SaaSサービスの契約管理のために、kintoneを導入

 

どんな用途でkintoneを利用していますか？

 

大下様：弊社が販売するSaaSサービスの契約管理に利用しています。

USEN Smart Worksは企業の働き方をサポートするSaaSサービスをお客様へ提供しています。

 

具体的には「Google Workspace」「Microsoft 365」「kintone」などの様々なSaaSサービスで、これらの契約管理でkintoneを利用しています。

 

（大下様より株式会社USEN Smart Worksが提供するサービスラインナップのご説明）

 

kintoneを導入したきっかけは？

 

井土様：もともとSaaSサービスの契約管理はExcelで行っていましたが、その管理に限界を感じたためkintoneを導入しました。

 

SaaSサービスの販売は、インターネット回線の販売を主軸としていた弊社グループにとっては新事業です。

インターネット回線の契約管理は独自システムで管理していましたが、SaaSサービスの契約管理は事業開始当初は契約件数も少なく、また事業も変化すると考えており、Excelで運用していました。

 

しかし契約数増加に伴い作業量も増加。

さらにSaaSサービスは初回契約以外にユーザー追加・減数ごとに契約が発生します。

作業量は契約が増えるたびに、2次関数的に増えていきました。

 

また業務の属人化も課題でした。

Excelでの運用は1人の社員に頼りきりで、Excelファイルをサーバーに格納し共有していましたが、Excelの仕様や運用ルールはその社員のみが理解している状態でした。

 

その社員がいる時でないと業務が回らないため、チームメンバーが休みを取りづらく、社内からは不満が高まっていました。
このような状況を変えるために契約管理のシステムの刷新が必要と考え、最終的にkintoneの導入を決めました。

 

kintoneを選定した理由は？

 

大下様：変化に対応できる点を評価し採用しました。

私たちは取り扱うSaaSサービスの数を日々増やしています。

そのためサービスの数が増えても対応できるシステムが必要でした。

 

kintone以外に他SaaSの利用やスクラッチでの構築を検討しましたが、決まりきったシステムでの管理は難しいと考えていました。

そんな中、項目を柔軟に変更できるkintoneは魅力でした。

 

月契約や年契約、その他の請求サイクルに合わせたライセンス契約管理への対応や、メールや帳票プラグインを活用してメーカーへの受発注支援ができる拡張面でも強みを発揮してくれました。

M-SOLUTIONSを選んだのはkintone導入の総合的支援が受けられるから

 

M-SOLUTIONSに導入支援を依頼した理由は？

 

大下様：複数のベンダー様に提案いただきました。

選定の結果、M-SOLUTIONSに依頼しました。

決め手は「アプリ作成」「プラグインの選定」「カスタマイズ開発」「データ移行」と総合的にkintone導入の支援が受けられる点が決め手でした。

 

よくあるkintoneの導入パターンでは、ベンダーがkintoneのアドバイスを行い、導入企業が手を動かして構築する方法があります。

 

しかし、当時の私たちは自ら手を動かすリソースがありませんでした。

M-SOLUTIONSにはkintoneの総合的な導入支援実績が多数ありましたし、メンバーの意図を組んでうまく導入を進めていただけたと感じており、結果として期待通りのシステムが完成し満足しています。

 

 

M-SOLUTIONSの支援がなかったら？

 

井土様：契約管理システムは完成していなかったでしょう。

実は社内のメンバーに契約管理アプリの作成を指示していました。

kintoneはノーコードでシステム構築でき、非エンジニアでもアプリを作れるからです。

 

しかし、社内のメンバーにとって、目の前の契約業務の方が重要です。

kintoneがノーコードでシステムを構築できたとしても、片手間では進みません。

そんな中、M-SOLUTIONSにシステム構築の推進役を担っていただいたことで、このプロジェクトは成功したと思います。

契約業務の効率化と属人化解消を実現

 

アプリについて教えてください

 

井土様：SaaSサービスごとに契約管理アプリを構築し、スペースにまとめて管理しています。

アプリにはメール送信と検索のカスタマイズを実装しています。

 

 

 

どんな効果がありましたか？

 

井土様：多くの契約を捌けるようになりました。

また業務の属人化も解消でき、チームメンバーも休みやすくなりました。

 

また営業も契約状況を直接参照できるようになったので、「あのお客様の処理状況はどうなっている？」という営業からの確認が減りました。

 

またメール送信と検索のカスタマイズをしたことで、kintoneを中心に効率的に作業ができるようになりました。

特にExcel運用のときはメールを別途送信していました。契約管理は以前より便利になりました。

 

今後の展望を教えてください

 

井土様：契約管理の効率化ができたので、今後は「契約に関するやりとり」もkintone上で行うようにしたいです。

kintoneでの契約管理は定着しましたが、「契約に関するやりとり」はkintoneではなく、チャットツールで行っています。

 

コミュニケーションがデータに紐づいた方が担当者同士の引き継ぎやノウハウ共有に便利なので、今後、kintoneのコメント機能を使い、会社の財産として残したいと考えています。

 

 

株式会社USEN Smart Worksについて

 

2019年3月1日創業。

株式会社USEN ICT SolutionsよりSaaS事業を継承し、株式会社USEN Smart Worksとして事業を開始。

“働き方を一歩前に”をコーポレートミッションとして、Google WorkspaceやMicrosoft365、サイボウズ、LINE WORKSなどのSaaS製品を取り扱っている。

 

株式会社USEN Smart WorksのWebサイト