Garoonのワークフローデータをリアルタイム反映。Smart at tools for kintone CSV入出力導入事例

M-SOLUTIONSが提供しているkintoneプラグイン「Smart at tools for kintone CSV入出力」の活用について、信幸プロテック株式会社の村松様にお話を伺いました。

 

信幸プロテック株式会社
経営管理部　
村松 直子様

Garoonとkintoneのデータ連携のために導入

Smart at tools for kintone CSV入出力はどのように利用していますか？

 
村松様：ワークフローの申請データをkintoneに取り込むために利用しています。弊社では所定時間外労働管理のためにサイボウズ社が提供するグループウェア「Garoon」のワークフロー機能を利用しています。Smart at tools for kintone CSV入出力はGaroonから出力した所定時間外労働時間のCSVデータをkintoneに取り込むために利用しています。
 

なぜkintoneにGaroonの申請データを取り込んでいるのですか？

 
村松様：所定時間外労働のデータを全社員に共有したかったからです。Garoonは申請管理には便利ですが、全社員にデータを共有するためには不便です。Garoonの申請データをkintoneに取り込むことで、全社員が所定時間外労働のデータを閲覧できるようにしています。所定時間外労働のデータを共有して、残業のチェック・勤務時間の把握を行っています。
 

Smart at tools for kintone CSV入出力を利用している理由を教えてください。

 
村松様：所定時間外労働のデータ取り込みの手間を削減したかったからです。時間外労働申請の結果は、私たち総務部の手元に来るまで2~3日かかることがあります。そこから集計したり、他の作業を優先して集計を後回しにしていると、どんどん集計結果の共有が遅れてしまいます。
 
CSVの取り込み自体は難しい作業ではありません。しかし、手動で取り込む場合は正しくデータを取り込めているかチェックが必要で、作業者にとっては負担でした。そこでCSVを自動取り込みできるSmart at tools for kintone CSV入出力を導入し、CSV取り込みを自動化。作業者の負担を軽減しました。
 
Smart at tools for kintone CSV入出力を導入する前は「集計が遅い」と言われることもありましたが、いまは言われなくなりました。
 
 

時間外勤務時間の可視化に成功

どのような効果がありましたか？

 
村松様：所定時間外労働時間が可視化され、その結果、マネージャーがメンバーの残業時間を確認できたり、社員自身が自分の労働時間をチェックできるようになりました。可視化したデータを見ながら、「Aさんは残業が多いから業務を調整しよう」といった判断ができるようになり、業務の偏りの調節や、業務プロセスの改善を検討するきっかけになりました。
 

設定はスムーズにできましたか？

 
村松様：はい、問題なくできました。マニュアルもありますし、特段、難しいとは思いませんでしたので、kintoneを設定できる方であれば、使いこなせるサービスだと思いました。
 

 
ーありがとうございました。
 
 
信幸プロテック株式会社について
 
1987年5月1日創業。岩手県盛岡市に拠点を構えている。事業の中心は空調設備の工事・メンテナンス・修理。そのほか、工場の産業用設備から住宅の水道・トイレ・ボイラーなどの設備全般の工事・修理・点検をはばひろく手がけている。
 
多くの社員が工事に関わる資格を取得しており、技術力が高い。同社の設備に関する様々な課題解決力が高い評価を受けている。
 
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