kintoneで工数管理を効率化する方法｜テンプレート活用から成功事例まで徹底解説

この記事でわかること

• 工数管理の基本と、Excel・紙運用で起きがちな課題の整理
• kintoneで工数管理を行う意義と実現できること
• 公式サンプル活用から自社向けアプリ構築までの具体手順
• プラグインと外部連携による機能拡張
• 定着・運用を失敗しないためのポイント
• 業界別の活用例と効果

監修者

中尾典隆

工数管理をExcelや紙ベースで行っていると「入力が面倒で記録が漏れる」「集計に時間がかかる」「データが散らばっていて分析しづらい」といった課題に悩まされがちです。多くの企業がこうした課題を抱えている中、今注目されているのがkintoneによる工数管理です。

kintoneは業務アプリをノーコードで自由に作成・カスタマイズできるクラウドサービスです。工数の記録や集計、グラフ化までを1つのアプリで完結でき、入力の手間を減らしながらリアルタイムな見える化を実現できます。

本記事では工数管理の基本からkintoneで工数管理を行うメリット、テンプレートの活用方法、自社用アプリの作り方、運用のコツ、外部ツールとの連携、さらには業界別の成功事例までを網羅的に解説します。

現場の業務改善を目指す方、属人化を解消したい方、IT部門として全体最適を図りたい方まで幅広い読者に向けた実践的なガイドです。

まずはkintoneについて詳しく知りたいという方はこちらをご覧ください。

【2026年版】kintone（キントーン）とは？初心者向けに機能・メリット・導入ポイントを徹底解説

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kintoneで工数管理を実現するには？

kintoneで工数管理を行うには、まず工数管理そのものの目的や課題を明確に理解することが重要です。その上でkintoneの特性を活かして業務に合ったアプリを構築し、日々の工数の記録・集計・分析を効率化していきます。

ここではそもそも工数管理とは何か、そしてkintoneで工数管理をすることの意義について解説します。

そもそも工数管理とは？

工数管理とは業務にかかった作業時間や担当者のリソースの使い方を記録・可視化・集計し、生産性の向上やコストの最適化につなげる管理手法です。製造業やIT、建設業などで幅広く活用され、現場の稼働状況を定量的に把握するための基盤となっています。

プロジェクトや案件ごとの工数を記録することで進捗や業務負荷を把握でき、見積と実績の差を分析すればコスト管理や見積精度の改善にもつながります。

さらに作業や担当者別の工数を分析することで業務のムダや改善ポイントが明確になり、業務プロセス全体の最適化にもつながります。工数管理は単なる記録ではなく、経営と改善の要となる手法です。

kintoneで工数管理をするとは？

kintoneでの工数管理とは紙やExcelを使わずにクラウド上で記録・集計・共有を一元管理し、業務効率とデータ精度を高める仕組みです。従来の手作業ではミスや情報分断が起きやすい一方、kintoneならそのような課題を解消できます。

入力フォームはノーコードで自由に設計でき、現場に合った入力環境を構築できます。入力データは自動で集計・グラフ化され、一覧で即時に確認できるため常に最新の状況を把握可能です。クラウド上の一元管理により拠点間やリモートでも円滑な情報共有が行えます。

またkintoneはBIツールや日報、勤怠システムとも連携でき、より高度な分析や運用にも対応できます。リアルタイムで正確な工数データを活かすことで、業務改善と経営判断の質を高めることができるでしょう。

M-SOLUTIONSでは工数管理にも役立つ、kintoneプラグイン・連携サービスを提供中です。詳しくはサービスカタログをご覧ください。

Excelでは限界？従来の工数管理でよくある課題

従来の工数管理ではExcelや紙による記録が主流でしたが、業務の複雑化や多拠点化が進む中でそうした手法に限界を感じている現場も少なくありません。

特に工数の集計や分析を担う担当者にとっては手作業による負担や属人化が大きな課題となり、業務効率や正確性の面でリスクが顕在化しています。

本章ではkintoneのようなクラウドツールに移行する前に多くの企業が直面している代表的な問題点について整理します。

集計作業が属人化しやすく、ミスも発生しやすい

Excelによる工数管理は担当者ごとにファイルの構成や記入ルールが異なるケースが多く、結果として集計作業が一部の人に依存する形になりやすい傾向があります。

こうした属人化が進むと担当者の不在時や引き継ぎの場面でデータの読み解きや修正が困難になり、業務の停滞や誤解釈を招く原因となります。

またほとんどが手作業による集計のため、人的なミスにより、正確な工数データの保持が難しくなります。

データが散在していて全体を把握しにくい

工数データが複数のExcelファイルや紙の報告書に分散して管理されていると、全体像の把握が極めて困難になります。

プロジェクト単位やチーム単位で独自に管理されたデータは統合する際にフォーマットや集計単位が異なっていたり、記入漏れが障害となり、管理者が意思決定に必要な情報を迅速に取得できないという問題を引き起こします。

特にリアルタイムでの進捗確認や過去データとの比較分析が求められる場合には、手動集計では対応が追いつかず、業務のスピード感に支障をきたすことになります。

入力の手間が大きく、記録が後回しになりやすい

Excelや紙の工数管理では項目が多すぎたり操作が煩雑であったりするため、現場担当者が記録を面倒に感じるケースが少なくありません。

業務の合間にまとめて記入しようとした結果、記録の精度が落ちたりそもそも入力を忘れてしまったりする事態が発生します。こうした状況が常態化すると、工数データの信頼性が低下し本来の分析や改善に活かすことが難しくなります。

記録作業そのものが現場にとって負担となっている点も、Excelや紙での工数管理の大きな課題と言えるでしょう。

kintoneで実現できる工数管理とは？

前章ではExcelや紙による従来の工数管理において、属人化や記録ミス、全体の把握が困難になるといった課題があることを整理しました。ではkintoneを活用した工数管理では、具体的にどのような工数管理が実現できるのでしょうか。

kintoneを活用した工数管理では従来のような属人化や手作業のミスといった課題を解消しつつ、業務に合わせて柔軟に運用できる点が大きな魅力です。

アプリの作成から集計・分析までをノーコードで完結できるため、現場と管理部門が同じ情報をリアルタイムで共有し、工数データを的確に活用する環境を整えることができます。

本章ではkintoneならではの工数管理の特徴を3つの観点から解説します。

業務に合わせて柔軟にカスタマイズできる

kintoneの最大の強みは業務の実態に合わせてアプリを自由にカスタマイズできる点にあります。

業種や部門ごとに必要な情報は異なりますが、kintoneではドラッグ＆ドロップの直感的な操作で入力項目や画面レイアウトを変更できるため現場に合った入力フォームを誰でも簡単に構築できます。

例えば製造業では作業工程や設備情報を、IT業界では担当エンジニアや作業分類を細かく記録できるように設定することで、業務に即した精度の高い工数データを取得できます。この柔軟性は他の専用ツールでは実現しにくく、kintoneならではの特徴です。

リアルタイムで工数を見える化・自動集計できる

kintoneでは現場から入力された工数情報をリアルタイムで集計・可視化することができます。データが登録された瞬間に一覧画面やグラフに反映され、管理者は最新の状況を即座に把握することが可能です。

Excelのようにファイルを開いて確認したり、集計作業を経て初めて状況が分かるといった手間は不要になります。

日別・週別・月別など任意の期間でフィルタリングをかけたり、作業分類ごとの内訳をグラフ表示したりすることで現場の稼働状況を可視化し、経営判断や改善活動の材料として活用できます。

手間なく自動で見える化できる点は、現場にも管理者にも大きなメリットをもたらします。

プロジェクト単位の工数集計ができる

kintoneのアプリはプロジェクトや案件を単位として工数を集計できるように設計することができ、管理レベルの高い業務運用が可能になります。

例えば1人の担当者が複数のプロジェクトにまたがって作業するケースでもそれぞれの工数を個別に記録・集計することができるため、採算性や進捗状況をより正確に把握できます。

またプロジェクト別の工数を定期的に集計し、予算と実績を比較することで計画の妥当性を検証する材料としても活用できます。こうした粒度の細かいデータ管理が可能になることで、企業全体の工数最適化に向けた改善活動を継続的に推進することができます。

kintone工数管理の具体的な設定ガイド

kintoneで工数管理を始めるにはアプリを一から作成する方法もありますが、まずは公式が提供するサンプルアプリを使って仕組みを体験してみるのがおすすめです。

サンプルアプリは初期設定済みのアプリを簡単にインポートできるため、操作感や管理画面のイメージを掴むのに最適です。その後、自社の業務フローに合わせて項目を追加・調整しながら自社専用のアプリへと仕上げていきましょう。

ここではサンプルアプリ活用から自社仕様へのカスタマイズまで、設定の流れを具体的に解説します。

まずは公式サンプルアプリで導入イメージを掴む

kintoneには初めて工数管理アプリを使う方でもすぐに始められるように、用途ごとの公式サンプルアプリが用意されています。

特に「製造業作業工数管理アプリ」や「SE工数管理日報アプリ」など、業界別の工数管理を想定したテンプレートがあり、業種に合った形で導入の第一歩を踏み出せます。

サンプルアプリのインポートは数クリックで完了するため、設定作業に不安のある方でも安心して試すことができ、導入のハードルが非常に低いのが特徴です。

【初心者必見】kintoneアプリの基本的な作成方法と操作方法を解説！

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製造業作業工数管理アプリ

このサンプルアプリは製造現場における作業内容や担当者別の工数を記録・集計する用途に特化した設計になっています。公式サイトからサンプルアプリを取得し、kintoneにインポートするだけですぐに利用可能な工数管理アプリが完成します。

製造ラインごとの作業時間や工程別の負荷を見える化できるため、現場の稼働状況を数値で把握しやすくなります。これにより無駄な工数の削減や人員配置の最適化に役立てることができます。

SE工数管理日報アプリ

SEやエンジニア向けに設計されたこちらのサンプルアプリでは、プロジェクトごとの作業内容や日ごとの稼働時間を記録することができます。

アプリには既に必要なフィールドが用意されており、サンプルアプリをkintoneに取り込むことですぐに利用を開始できます。日報としての活用も想定されており、入力の習慣化や工数の見える化に加え、過去の業務履歴を簡単に振り返ることも可能になります。

自社に合わせた工数管理アプリのカスタマイズ方法

サンプルアプリで基本機能を把握した後は、自社の業務フローや管理方針に応じてアプリをカスタマイズしていきます。

現場に即したアプリを設計することで入力の定着率が高まり、集計結果の精度も向上します。ここではkintoneでアプリを最適化するための具体的なカスタマイズ手順について解説します。

自社業務フローを整理する

まず取り組むべきは自社の業務フローを明確に把握することです。工数記録を必要とする作業は何か、誰がどのように記録するのか、どの単位で集計したいのかといった点を整理し、アプリに必要な情報項目の洗い出しを行います。

この工程を丁寧に行うことで実務と乖離のないアプリ設計が可能となり、現場での活用がスムーズに進みます。

入力項目を調整する

次にアプリに設ける入力フィールドを業務に合わせて調整します。必要な情報を過不足なく収集できるよう、入力項目の名称・形式・入力補助の設定などを最適化します。

例えば作業内容は選択式にして入力ミスを防止したり時間の記録には開始・終了時刻を分けて設けるなど、現場の運用に合った構成が重要です。無駄な項目を減らし使いやすさを意識した設計が定着率を左右します。

レイアウトの変更やグラフでデータを見える化する

アプリ内のレイアウトを調整することで入力のしやすさや確認のしやすさが大きく変わります。フィールドの並び順やグループや罫線でのセクション分け、一覧画面の表示項目などを工夫することで利用者の負担を軽減し、ミスのない入力環境を作ることができます。

また工数データを自動で集計してグラフ化する機能を活用すれば、管理者が状況をひと目で把握でき定例会議や報告資料にもそのまま活用できる視覚的な情報が手に入ります。

アクセス権限・通知設定で運用を安定化させる

工数管理を安定して運用していくためには、誰がどのデータにアクセスできるかを明確にするアクセス権限の設定も重要です。

現場担当者には入力権限のみを与え、管理者には編集・集計・分析ができるようにすることで誤操作を防ぎながら情報の整合性を保てます。

また特定条件で通知を送る仕組みを活用すれば、入力漏れの防止や遅延の早期発見につながり、アプリの定着と品質維持に役立ちます。

M-SOLUTIONSではkintoneの通知をより便利にするプラグインを提供中です。

kintoneの工数管理で通知を有効に使いたいとお考えの方は、ぜひ一度サービスページをご覧ください。

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サービス紹介

プラグインを使った拡張活用

kintoneの基本機能だけでも工数管理に必要な仕組みは十分構築できますが、さらに利便性や操作性を高めたい場合にはプラグインの活用が効果的です。

プラグインを導入することで複数アプリの横断的なデータ検索やCSV出力の柔軟な制御、複雑な集計処理の自動化などが可能になります。本章では工数管理における活用頻度の高い3種類のプラグインについて、その特徴と導入メリットを紹介します。

横断検索プラグイン

工数データはしばしばプロジェクトや部署ごとに別アプリで管理されることがあり、情報を横断的に確認したい場面では手間がかかります。

横断検索プラグインを利用すれば複数のアプリにまたがったデータを一括で検索・参照できるようになり、情報収集や分析作業の効率が大幅に向上します。

例えば特定の社員の工数データを過去の全プロジェクトからまとめて抽出したり、キーワード検索で特定の作業履歴を即座に確認したりすることが可能になります。工数の傾向分析や課題特定に役立つ非常に実用的な機能です。

横断検索プラグイン

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CSV出力設定プラグイン

kintoneのデータをCSV形式で出力することは基本機能でも可能ですが、出力項目の選択や順序の設定に少々手間がかかります。

CSV出力設定プラグインを使うとあらかじめ定義したフォーマットで必要なデータだけを、アプリの権限を付与せず出力することができるため、レポート作成や他システムへの取り込み作業が格段にスムーズになります。

特に月次報告や会計処理、クライアント提出資料など決まった形式でのデータ出力が求められる業務においては大きな時短効果と作業の正確性向上が期待できます。

CSV出力設定プラグイン

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集計プラグイン

基本機能でもグラフ機能を使っての集計は可能ですが、レコードの一覧を見つつ集計値も見たい場合には集計プラグインの導入が有効です。

このプラグインを使えば一覧画面上で工数を自動集計でき、CSV出力時に表示している集計値も同時に出力されるようにになります。

例えば月間の残業時間を可視化したり、現時点での工数合計を出したりすることでマネジメント層が迅速な意思決定を行える環境を整えることが可能になります。

集計プラグイン

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kintoneの工数管理を失敗しないための運用ポイント

kintoneで工数管理アプリを構築しても運用段階でつまずいてしまうケースは少なくありません。

導入後に失敗しないためにはあらかじめ運用ルールや役割分担を明確にし、現場が迷わず利用できる体制を整えることが重要です。ここではスムーズな定着と長期的な活用を実現するための実践的な運用ポイントを紹介します。

現場担当者が入力する項目を事前に周知しておく

工数管理の運用を開始する前に現場の担当者がどの項目を、どのタイミングで、どのように入力すべきかを明確にしておくことが欠かせません。目的があいまいなままでは入力が形骸化し、データの質も維持できません。

どの情報が後の集計や分析に使われるのか、誰のためにどのように活用されるのかを説明することで現場側も自分の作業が無駄にならないことを理解でき、記録に対するモチベーションも高まります。

入力フォーマットを統一し必要最小限かつ明確な項目設計を行うことも、定着には欠かせない要素です。

外部の連携システムについて考えておく

工数管理は単体で完結するものではなく給与計算、勤怠管理、日報、会計など他のシステムと連携して運用されるケースが多くあります。導入初期から将来的な連携の可能性を見据えた設計を行っておくことで、後々の再構築や手戻りを防ぐことができます。

例えば日報と工数アプリを連携させる場合、入力項目の整合性やデータ形式の統一が求められます。またCSV出力による定型フォーマットの準備やAPI連携の検討など、運用の幅を広げるための技術的な視点も必要です。

連携を前提とした柔軟なアプリ設計が、工数データの利活用をさらに加速させます。

現場担当者と管理者のルールを細かく決めておく

kintoneでの工数管理を安定的に運用するためには現場の入力担当者と集計・分析を担う管理者との役割分担と、それぞれの責任範囲を明確にしておくことが重要です。

入力の遅れや誤りが発生した場合の対応フロー、修正が必要なときの申請手順、データの締め日など、細かいルールを事前に定めておくことでトラブルの防止につながります。

また定期的な運用レビューを行い、現場のフィードバックを反映しながらアプリをアップデートしていくことも長期的な定着に向けた重要な取り組みとなります。

外部連携ツールを使った機能拡張

kintoneは単体でも強力な業務アプリケーションですが、外部ツールと連携することでさらに高度な分析や省力化を実現できます。

特に工数管理においては蓄積されたデータを多角的に活用したり日々の入力作業を簡素化したりするために、外部のBIツールや業務システムとの連携が効果を発揮します。

ここでは実務で有用性の高い2つの連携活用パターンを紹介します。

工数データをBIツールで多角的に分析できる

kintoneに蓄積された工数データは日別・月別・担当者別といった基本的な集計は基本機能でも対応可能ですが、より深い分析やダッシュボードでの可視化を行いたい場合にはBIツールとの連携が有効です。

Smart at tools for kintone BI接続のような外部連携サービスを利用しTableauやGoogle Looker StudioなどのBIツールと連携することでグラフやチャートを自由に設計できるようになり、稼働率やプロジェクトごとのコスト構造、業務ごとの時間配分などを多面的に可視化できます。

また部門ごとの生産性比較や期間を跨いだトレンド分析なども実現でき、マネジメント層による戦略的な判断材料として活用の幅が広がります。

kintoneの柔軟なデータ構造をBIツールと組み合わせることで、業務改善の可能性を大きく広げることができます。

Smart at tools for kintone BI接続

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カレンダーと連携して工数入力の自動化を実現する

日々の工数入力を手作業で行うのは、多くの現場担当者にとって大きな負担となります。特に日報や工数管理アプリを別々に運用している場合、同じ情報を二重に記録する非効率が生まれがちです。こうした課題を解消する手段として有効なのが、kintoneの予定管理アプリや日報アプリをカレンダー表示させる方法です。

予定管理アプリや日報アプリに登録されたスケジュール情報をアプリアクションやルックアップで工数管理アプリに連携させることで、手入力の手間を削減し記録の抜け漏れや記載ミスも防げるようになります。

さらにスケジュールデータと実績工数を突合すれば、計画通りに時間が使われているかどうかを可視化する分析も可能です。日々の業務に自然に組み込まれる仕組みづくりにより、工数管理の負担軽減と品質向上を両立することができます。

参考：KOYOMI｜Morinohi｜kintoneを活用した業務改善

kintoneによる工数管理の使用例

kintoneによる工数管理は業種や企業規模を問わず、さまざまな業務現場で活用されています。

入力作業の効率化や集計の自動化、リアルタイムな情報共有といった基本機能に加えて業務ごとの特性に応じたカスタマイズが可能なため、多様な現場課題に対応できる柔軟性が評価されています。

本章ではkintoneを工数管理に活用している代表的な業務シーンを紹介し、その効果や使われ方の傾向について解説します。

製造現場での活用：紙とExcelからの脱却による標準化と可視化

製造業ではライン作業や工程ごとの作業時間を管理する目的でkintoneが活用されています。

従来は紙の記録用紙やExcelによる手動集計が主流でしたが、kintoneを導入することで入力のルールを統一し、すべてのデータをリアルタイムで集計・可視化できるようになっています。

工程別・製品別の稼働状況を一目で確認できるため現場管理者の判断スピードが向上し、ムリ・ムダの可視化による改善活動の土台としても役立つでしょう。

プロジェクト型業務での活用：進捗の可視化とリソース配分の最適化

建設・IT・クリエイティブ系など、プロジェクト単位で進行する業務では担当者の工数が複数案件にまたがるケースが多く見られます。kintoneを使えばプロジェクトごとの作業記録を柔軟に管理でき、進捗状況を定量的に把握することが可能になります。

またプロジェクト間での工数配分や稼働バランスを可視化することで、業務の偏りやリソースの過不足を早期に発見できる点も大きな利点です。リアルタイムでの稼働状況の共有はチーム間の連携強化にもつながるでしょう。

サービス業や管理部門での活用：日報や業務報告との連動による負担軽減

サービス業や事務部門など日々の業務報告が必須の職場でも工数管理アプリを日報と連携させることで、記録作業の効率化が実現されています。

特に同じ作業が日々繰り返される職場では定型フォーマットでの記録や自動転記によって入力負荷を軽減しつつ、正確なデータ蓄積が可能になります。

kintoneはスマートフォンやタブレットからの入力にも対応しているため、外出先や現場からでもリアルタイムに情報を登録でき、業務のスピードと精度の両立を支援します。

まとめ

kintoneを活用した工数管理は従来の手作業や属人化に起因する多くの課題を解決し、業務の見える化と効率化を実現する強力な手段です。

テンプレートを活用したスムーズな導入から自社の業務に即した柔軟なカスタマイズ、さらにはプラグインや外部ツールとの連携による機能拡張まで、段階的に取り組むことで誰でも無理なく仕組みを定着させることができます。

また業種を問わずさまざまな業務現場で活用されており、kintoneならではの拡張性と即時性が多くの成功につながっています。正確な工数データは生産性向上や人員配置の最適化、コスト管理の高度化にもつながるため、単なる記録にとどまらず業務改善の起点として大きな価値を持つものです。

今後の運用を見据え、ぜひ自社の課題に即した工数管理のあり方をkintoneで設計してみてください。

弊社ではkintoneの初期導入支援からシステムの構築、外部システム連携、kintoneを強化するためのプラグインや機能拡張ソリューションを提供しています。

プラグインを活用したいけど選び方がわからない、外部サービスの連携方法がわからないなどの相談をしたい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。

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