kintone データ連携完全ガイド｜基本機能・API・プラグイン・外部システムとの連携方法と事例を徹底解説

この記事でわかること

• kintoneデータ連携の必要性と、二重入力削減・リアルタイム化などの具体的なメリット
• 基本機能で実現できるアプリ間連携の使い方と注意点
• プラグイン活用で可能になる高度な連携と選定時のチェックポイント
• 外部システム連携の主要手段の仕組み・活用シーン・注意点と代表的な活用事例
• 自社に合った実現方式の選び方、要件整理～PoC～全社展開までの導入ステップと運用時のリスク対策

監修者

中尾典隆

業務で複数のシステムを利用していると、「顧客情報を毎回転記している」「同じデータを何度も入力してミスが起きる」といった課題に直面する方も多いのではないでしょうか。kintoneと各種データを連携させることで、こうした業務効率の低下を解決することができます。

kintoneはノーコード・ローコードで業務アプリを構築できる柔軟なプラットフォームですが、外部システムや他のkintoneアプリと連携させることで、より一層の業務改善が期待できます。

本記事ではkintoneの基本機能によるアプリ間連携から、APIやWebhookを使った外部連携、プラグインの活用方法、さらにはGoogle WorkspaceやSalesforceなど他サービスとの連携事例まで、実践的な内容を網羅的に解説します。

「どの連携方法が自社に合っているか分からない」とお悩みの方も、本記事を読めば自社に最適な選択肢が見つかるはずです。

kintoneについてまずは詳しく知りたい方は以下の記事をまずはご覧ください。

【2026年版】kintone（キントーン）とは？初心者向けに機能・メリット・導入ポイントを徹底解説

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kintoneのデータ連携とは？その必要性とメリット

業務に必要な情報が各部門や拠点ごとに管理されている状況では、データの二重入力や更新漏れ、属人化といった課題が発生しやすくなります。このようなデータの分断状態を「データのサイロ化」と呼びます。

kintoneはこうしたサイロ化した情報をノーコードやローコードで柔軟に連携し、一元的な業務管理を可能にするプラットフォームです。本章ではデータサイロ化の具体的な課題と、それを解決するkintone連携の特長、さらには他の連携手段と比較した際の優位性を紹介します。

業務システム間の連携が必要とされる背景

現在多くの企業では業務の種類ごとに異なるシステムを使い分けており、たとえば営業はCRM、経理は会計ソフト、人事は労務管理システムというように複数のツールが併存する状態が一般的です。

しかし、それぞれのシステムが連携せずに独立して動いていると、同じ情報を何度も入力しなければならず、業務効率の低下を招く原因となります。さらに手入力の繰り返しは人的ミスの温床となり、誤った情報が社内に伝わるリスクも高まります。

また、情報がリアルタイムで反映されない環境では、担当者が最新のデータを確認するまでにタイムラグが生じ、的確な意思決定が難しくなることも少なくありません。こうした背景から、システム同士をつなげてデータを自動で連携させる仕組みが、業務の正確性とスピードを確保するために重要視されているのです。

kintoneデータ連携によって得られる業務上のメリット

kintoneでデータ連携を行うことにより、業務プロセスに大きな改善が期待できます。具体的には以下のようなメリットがあります。

二重入力・転記ミスの削減と情報のリアルタイム化

複数の業務システムで同一のデータを入力する必要がなくなるため、作業時間を大幅に削減できます。また、リアルタイムで情報が反映されるようになることで、常に最新のデータに基づいた対応が可能になります。これにより、顧客対応の質も向上し、業務の正確性が保たれます。

現場主導でのデータ活用と意思決定の迅速化

現場の担当者がkintone上で必要な情報に即時アクセスできるようになることで、データに基づいた判断がスピーディに行えるようになり、部門単位での改善提案や施策の実行スピードも向上し、全社的な業務効率化を促進する土台となります。

kintoneの基本機能によるアプリ間データ連携

kintoneではルックアップ、アプリアクション、関連レコードといった基本機能を用いて、ノーコードでアプリ同士のデータ連携を実現できます。これらの機能は専門的な知識がなくても設定可能であり、現場担当者自身が柔軟に活用できるのが特長です。

ここではそれぞれの機能の概要と、具体的な利用方法について詳しく解説していきます。

基本機能によるkintoneアプリ間データ連携方法

kintoneではアプリ間でデータを連携させるための複数の基本機能が提供されています。主に「ルックアップ」「アプリアクション」「関連レコード」の3つの機能があり、用途や業務内容に応じて使い分けることで、日々の業務をより効率的に運用することが可能です。

これらはすべてノーコードで導入できるため、現場の担当者が自ら設定しすぐに業務に活かすことができます。

ルックアップ機能

ルックアップは別のアプリに登録されている情報を参照し、必要なデータを取得できる機能です。たとえば、顧客マスタアプリから顧客名を選択すると、自動的に住所や電話番号といった付随情報が入力されるような使い方が代表的です。

設定方法としては参照元となるアプリと項目を指定し、フィールドの対応関係を定義するだけで簡単に導入できます。これによりデータ入力の手間を大幅に省くことができ、入力ミスの削減にもつながります。

１点注意事項として、ルックアップはデータを取得した時点での情報で保存され、参照元のデータが更新されても参照先のデータは自動では更新されません。参照元データを更新時に自動更新したい場合はプラグイン等で機能追加が必要です。

M-SOLUTIONSでは参照元のデータを自動更新するkintoneプラグインを提供中です。

詳細は下記サービスサイトをご覧ください。

ルックアップコピー先反映プラグイン

サービス紹介

アプリアクション機能

アプリアクションは現在表示しているレコードの情報を、別のアプリや自アプリの別レコードとしてワンクリックで転送できる機能です。例えば、見積管理アプリで作成した見積情報を、そのまま案件管理アプリに転送し、後続の業務へとスムーズに引き継ぐことができます。

フィールドの対応関係を明確に設計しておくことが重要で、転送先アプリの構成によっては情報の重複や欠損が起こらないように注意が必要です。

関連レコード機能

関連レコード機能は他アプリのレコードを一覧で表示できる機能です。たとえば、顧客ごとに関連する案件を一覧表示したり、担当者別に対応履歴を確認したりといった使い方が可能です。

設定では表示対象となるアプリとフィルタ条件、並び順、表示項目などを指定することで、柔軟な一覧表示を実現できます。これにより、情報の見える化が進み業務の全体像を把握しやすくなります。

プラグインを利用する

kintoneにはアプリ間連携を補完・強化するさまざまなプラグインが存在します。これらのプラグインを活用することで、基本機能ではカバーしきれない細かな要件にも対応可能となり、より高度な連携がノーコードで実現できます。

たとえば、フィールドの値を条件に自動で連携を制御したり、複数アプリを一括で連携させるといった処理も、適切なプラグインを導入することで簡単に構築できます。導入画面が直感的で扱いやすい製品も多く、コストや設定難易度といった観点からも選定が可能です。

kintoneのプラグインについてはこちらの記事で詳しく説明をしていますので、是非合わせてご覧ください。

kintoneプラグイン完全ガイド｜業務効率化に役立つおすすめ機能と導入手順を徹底解説

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kintoneアプリ間データ連携を支援するプラグイン一覧

kintoneには基本機能だけでは対応が難しい複雑な連携や操作を補完するために、数多くのプラグインが提供されています。これらのプラグインを導入することで、非エンジニアの現場担当者でも直感的に操作・設定が行えるようになり、業務改善のスピードが加速します。

本セクションでは、代表的なプラグインを用途別に分類し、それぞれの特長や選定のポイントについて紹介します。

ルックアップ機能を拡張するプラグイン

基本のルックアップ機能では1対1の参照に限られますが、拡張プラグインを導入することで複数条件をもとにした絞り込みや、自動補完のような動的な挙動を実現できます。

たとえば「商品カテゴリ」と「地域」を同時に指定して価格情報を取得するなど、複雑な参照条件が必要な業務に適しています。入力の正確性とスピードを両立したい場面に重宝されます。

弊社が提供するルックアップ機能を拡張するプラグインはこちらのページをご確認ください。

ルックアップコピー先反映プラグイン

サービス紹介

ルックアップ自動取得プラグイン

サービス紹介

複数アプリを横断するクロス集計プラグイン

複数のkintoneアプリからデータを収集し、縦横に整理してクロス集計するような分析を行うには、分析系プラグインが効果的です。営業実績と担当者別の予算達成率を一覧で表示したり、月別・カテゴリ別に案件数を比較したりするなど、BI的な可視化に近い集計が可能になり、kintoneの表現力を強化するツールとしても重要です。

条件分岐による自動処理を行うプラグイン

入力されたデータの内容に応じて、自動的にレコードを作成・更新・削除できる自動化プラグインは、kintone運用の省力化に寄与します。たとえば、対応ステータスが「完了」に変更されたときに、別アプリの履歴を自動作成するといった処理が可能です。

処理ルールを明確に設定できればノーコードでも十分な業務自動化が実現できます。

プラグイン選定時の確認ポイント

数あるプラグインの中から適切なものを選ぶには、導入前の事前チェックが欠かせません。具体的には「日本語でのサポート対応があるか」「無料トライアルで機能確認ができるか」「kintoneの最新バージョンに対応しているか」「導入実績や利用者レビューがあるか」「設定画面のUIが直感的であるか」などの観点から比較検討することが重要です。

導入後の運用トラブルを避けるためにも、必要に応じて提供元に問い合わせを行い、自社の利用目的に本当に適合するかを見極めましょう。

JavaScriptで実現するkintoneアプリ間データ連携カスタマイズ

JavaScriptを活用することで、kintoneでは基本機能やプラグインでは対応できない高度なデータ連携が実現可能になります。REST APIと組み合わせてアプリ間のレコード転記や条件分岐処理、外部システムとの連携など柔軟なカスタマイズが行え、業務要件に応じて個別対応できるため、現場の業務効率化や運用最適化を図るうえで強力な手段となります。

この方式でデータ連携を進める際には、開発者や外部パートナーの協力を得て導入するのが一般的です。

kintoneと外部システム・外部DBのデータ連携方法

kintoneは社内の他システムや外部のクラウドサービス、オンプレミスのデータベースとも柔軟に連携できる設計がなされており、用途や目的に応じてさまざまな連携手段を選択できます。

本セクションでは「API」「Webhook」「CSV」の3つの主要な外部連携方法について、それぞれの仕組み、活用シーン、メリット・注意点を解説します。

APIによる柔軟なkintone外部データ連携の基本と活用例

kintoneはREST APIを提供しており、外部システムからのデータ取得・登録・更新・削除といった操作を実行できます。これにより、例えばERPやCRMとリアルタイムに情報をやり取りすることが可能になります。

活用例としては、他社の基幹システムから受注情報をkintoneに自動で登録したり、kintoneの顧客データを外部BIツールに連携して可視化したりといったケースが挙げられます。APIは柔軟性に優れる一方で、APIトークンの権限を適切に付与しておかないと思わぬ処理につながってしまう恐れがあります。

Webhook連携で実現するリアルタイムな外部データ連携

Webhookはkintoneで特定のイベント（例：レコードの追加・更新・削除）が発生した際に、外部URLへ通知を送信する仕組みです。この通知をトリガーにして外部の処理（API呼び出しなど）を実行することでリアルタイムなデータ連携が実現します。

例えば、新規案件の登録と同時にSlackへ通知を送る、あるいは在庫データ更新と同時に外部在庫管理システムとデータを同期する、といった活用が可能で、受け取り側で内容に応じての分岐や複数システムへ同時に更新をする等できます。処理を非同期で進められる点が特徴ですが、通知先のサーバーの準備やセキュリティ対策も必要です。

CSVによる基本的なkintone外部データ連携の導入手順

CSVファイルを介したデータ連携は、最もシンプルかつ手軽に実施できる方法です。kintoneでは「外部システムからエクスポート →必要に応じて 編集 →kintoneに インポート」という手順で、外部データの取り込みや更新が可能です。日次・週次での定期更新や、初期導入時の大量データ投入などに適しています。

注意点としてはCSV形式の整合性を保つこと、インポート時のフィールドマッピングの確認、データ重複や欠損の管理が挙げられます。また、繰り返しの作業になる場合はRPAツールなどと組み合わせて自動化するのも効果的です。

CSVによる連携は手動で行うことも可能ですが、担当者の負担や工数が発生します。

そこでM-SOLUTIONSではCSVデータの自動インポート・エクスポートを行う連携サービスを提供中です。

詳しくは下記サービスサイトをご覧ください。

Smart at tools for kintone CSV入出力

サービス紹介

kintoneと他システムの具体的なデータ連携事例

kintoneは他の業務システムと連携することで、より幅広い業務に対応できるようになります。本セクションでは代表的な外部システムとの連携事例を紹介し、どのような仕組みで業務効率化を実現しているのかを具体的に解説します。

kintoneとSalesforceとの顧客データ連携で営業効率化

Salesforceは高度な営業支援（SFA）ツールとして多くの企業に導入されていますが、案件の進捗状況や顧客情報をkintoneと連携させることで、現場での活用範囲を広げることができます。

たとえば、Salesforceで管理しているリード情報をkintoneに取り込み、見積作成や受注処理といった後続業務と連携させることで、一貫した営業フローが構築できます。API連携を用いることで最新の営業データをkintone上で可視化できるようになり、社内での情報共有や意思決定もスムーズになります。

kintoneとOutlookの連携活用事例

Outlookとの連携により、メール・カレンダー情報とkintoneの業務データを組み合わせて活用することが可能です。たとえばOutlookで受信したメールをkintoneに自動で登録し、顧客ごとの問い合わせ履歴を蓄積する、あるいはOutlookカレンダーと連携して商談予定や訪問予定をkintone上で一覧管理する、といった使い方がされています。

これにより担当者間の情報共有の精度が向上し、スケジュール管理や顧客対応の抜け漏れを防ぐことができます。

kintoneとOutlook連携についてより詳しく知りたい方はこちらの記事も是非ご覧ください。

kintone(キントーン)とOutlookを連携させる方法｜業務効率を劇的に向上させる設定手順と活用例

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kintoneとGoogle Workspaceの連携事例

Google Workspaceとkintoneを連携することで、スプレッドシートやGmail、GoogleカレンダーなどのGoogle系サービスとのデータ連携が可能になります。代表的な事例としては、Googleフォームからの入力内容をスプレッドシート経由でkintoneに自動登録する仕組みや、Gmailをトリガーにして案件対応を記録するワークフローの構築が挙げられます。

Googleカレンダーとkintoneを同期させることで、業務スケジュールの一元化も図れます。これらの連携はAPIやZapierなどの連携サービスを使うことでノーコードでも実現できる場合があります。

kintoneとGoogleカレンダー連携について詳しく知りたい方はこちらの記事も合わせてご覧ください。

kintoneとGoogleカレンダーを連携する方法！ノーコード連携からAPI連携まで徹底解説

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kintoneデータ連携の自社に合った実現方式選定方法

kintoneのデータ連携には多様な手法がありますが、自社の業務目的や体制、予算などに応じて最適な方式を選ぶことが成功の鍵となります。本セクションでは選定基準の整理から、導入前に必要な要件定義、スムーズに導入を進めるためのポイントまで検討プロセスのステップを詳しく解説します。

目的・予算・運用体制に応じた連携方法の選定基準

データ連携の手段を選ぶ際は、まず業務上の目的を明確にすることが重要です。例えば「作業時間の削減」「入力ミスの防止」「他システムとの一元管理」など、目的によって最適な連携方式は異なります。

次に導入にかけられる予算や、運用後の保守・改善に対応できる人材の有無を確認しましょう。ノーコードで完結する基本機能やプラグインが適している場合もあれば、開発スキルが前提となるAPI・JavaScript連携が求められるケースもあります。

これらの条件を総合的に踏まえたうえで、自社にとってバランスの良い方式を選定する必要があります。

ノーコードと開発型の使い分けと判断ポイント

ノーコード型（基本機能・プラグイン）はスピーディに導入できる一方で、カスタマイズ性に限界がある場合もあります。運用担当者が非エンジニアである、予算が限られている、といった条件下ではノーコード方式が適しています。

一方、複数の業務フローを横断する複雑な連携や、細かな条件分岐、外部DBとの連携などが必要な場合は、開発型（JavaScriptやAPI）による実装が適している場面もあります。

判断のポイントは「将来の拡張性」と「運用中のトラブルへの対応力」です。長期的な視点でメンテナンス可能な体制があるかも含めて検討しましょう。

導入前に整理すべき要件と確認事項

連携方式を選定する前に業務フローやデータ構造を棚卸しし、どのアプリがどのデータをどのように連携する必要があるのかを明確にしておくことが大切です。また、連携対象となるデータの更新頻度や重要度、セキュリティ要件も確認しておくと、後のトラブルを防ぐことができます。

要件定義が曖昧なままでは導入後に想定と異なる挙動となり、再設計が必要になるリスクもあります。

スムーズな導入に向けた進行フローと注意点

連携の導入を成功させるには段階的に進めることが重要です。まずはPoC（概念実証）として、小規模な部門や限定的な業務からテスト導入し、運用上の課題や運用フローとの適合性を検証します。

その後、フィードバックをもとに改善を重ね、全社展開へと段階的に拡大していくのが理想です。導入の過程では担当者のスキルやリソース、連携のトリガー条件、更新エラー時の復旧フローなども事前に整理しておくと、想定外のトラブルを回避しやすくなります。

実際に各ステップにおいてやるべきことを以下で紹介します。

目的とデータ範囲を明確化する

まず「なぜ連携するのか」「どの範囲までデータを扱うのか」を明らかにすることが、要件整理の第一歩です。目的と対象データが不明確なままだと、連携方法や設計方針がぶれてしまい、結果的に工数やコストが増大する原因になります。

小規模なPoCから始めて検証する

最初から全社導入を目指すのではなく、スモールスタートで実行可能性を確認しましょう。特定部門での1ヶ月間の試験運用など、PoCのフェーズを設けることで運用上の課題を事前に洗い出せます。

担当者のスキルとリソースを事前に確認する

導入後の運用・保守に必要なスキルが社内にあるかを見極めておくことも重要です。ノーコード運用であっても、設定変更やトラブル対応を行う人材が必要になります。開発型であれば、JavaScriptやAPIの知識を持つエンジニアが関与する体制を構築しておきましょう。

エラー・更新の発生条件と復旧フローを準備する

実運用ではAPI制限超過やCSVのフォーマットミスなど、想定外のエラーが起こることがあります。こうした事態に備えて、エラー発生時の通知手段や復旧手順を事前に準備しておくことで、影響を最小限に抑えられます。

プラグイン・外部サービスの選定基準を明文化する

プラグインや外部連携サービスを活用する場合は、機能や価格、サポート体制、セキュリティポリシーなど、選定基準を明文化しておくと判断に迷いがありません。可能であれば、要件との対応表や比較表を作成して検討することをおすすめします。

まとめ

kintoneのデータ連携は基本機能・プラグイン・API・JavaScriptなど、目的やスキルに応じて柔軟に選べる点が大きな強みです。単なるアプリ間のデータ受け渡しにとどまらず、外部システムやクラウドサービスとの連携により、業務の自動化・効率化・精度向上を実現できます。

導入にあたっては自社の業務目的・体制・予算に応じて、最適な連携方式を見極めることが重要です。基本機能やノーコードプラグインは迅速な立ち上げに適しており、開発型のカスタマイズは複雑な要件に対応できます。また、連携トラブルを避けるためには、要件整理やテスト導入、復旧フローの準備といった事前対応も欠かせません。

本記事で紹介した各手法と事例を参考に、自社にとって最適なkintone連携の形を検討し、業務のさらなる効率化に役立ててください。

弊社ではkintoneのデータ連携開発はもちろん、kintoneをより便利に拡張することができるプラグインサービスを提供しています。kintoneと外部システムの連携を行いたい、kintoneをより便利にできるプラグインをもっと知りたいなどのご要望がございましたら、お気軽にご相談ください。