kintoneで始めるシフト管理！！脱Excel・現場の負担軽減を実現する方法と活用事例

この記事でわかること

• kintoneの基本とシフト管理に向いている理由
• 紙・Excel運用の課題と、kintoneでの解決策・効果
• 基本機能だけで作るシフト管理アプリの要点
• 導入の進め方と定着化のコツ
• プラグインと外部連携の活用法

監修者

中尾典隆

「毎月のシフト作成に時間がかかる」「急な欠勤対応に追われて混乱する」「現場での確認漏れが絶えない」そんなシフト管理の課題にkintoneが強力な解決策となることをご存じでしょうか？

kintoneは業務アプリをノーコードで構築できる柔軟なクラウドツールで、シフト管理のような煩雑な業務においても、脱Excel・業務効率化・現場の負担軽減といった大きな効果をもたらします。

本記事ではkintoneでシフト管理が本当にできるのか？という疑問に答えながら、基本機能の紹介からテンプレートやプラグインの活用法、導入の流れまでを徹底的に解説します。

紙やExcelでの煩雑な作業から卒業し、柔軟で確実なシフト管理へと一歩踏み出すためのガイドとしてぜひご活用ください。

またkintoneの基本的な情報について詳しく知りたい方は是非こちらをご参考ください。

【2026年版】kintone（キントーン）とは？初心者向けに機能・メリット・導入ポイントを徹底解説

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kintoneでシフト管理はできる？基本から解説

kintoneは業務アプリをノーコードで構築できるクラウド型の業務改善プラットフォームです。もともとは日報や問い合わせ対応などに活用されるケースが多いツールでしたが、近年ではシフト管理の分野でもその柔軟性と拡張性が高く評価されています。

「kintoneで本当にシフト管理ができるのか？」と疑問に思う方も多いかもしれませんが、テンプレートや基本機能を活用することで、十分に実用的なシフト管理システムを構築することが可能です。

本章ではまずkintoneとはどのようなツールなのか、そしてなぜシフト管理に向いているのかを基礎から解説していきます。

kintoneはそもそもどんなツールか

kintoneはサイボウズ株式会社が提供する業務アプリ開発プラットフォームです。専門的なプログラミング知識がなくても、ドラッグ＆ドロップでアプリを作成できる点が大きな特徴です。用途は非常に幅広く顧客管理や案件進捗、タスク管理、問い合わせ対応、そしてシフト管理にも対応可能です。

またユーザー権限の柔軟な設定やコメント機能によるコミュニケーション、スマホからの利用にも対応しており現場業務との親和性が非常に高いのもポイントです。クラウドベースであるため、リモートワーク環境にもスムーズに対応できます。

このようにkintoneは単なるデータベースではなく、業務フローを効率化するための土台として活用できるツールであることが理解できるでしょう。

kintoneでシフト管理を行うメリット

シフト管理の現場では日々の業務が煩雑になりやすく、紙やExcelでは対応しきれない課題が多く存在します。そうした背景の中で注目されているのが柔軟な設計と情報共有のしやすさを兼ね備えたkintoneの活用です。

ここではまず従来のシフト管理が抱える課題を整理し、その上でkintoneがどのように業務を効率化できるのかを具体的に見ていきます。

紙やExcelのシフト管理が抱える課題

従来のシフト管理はExcelや紙の台帳を使った運用が一般的でした。しかしこの方法では担当者しか分からない属人的な情報が生まれやすく、入力ミスや転記漏れといった人為的なミスも起こりやすいという問題があります。

また急な欠勤や出勤変更に対して柔軟に対応するのが難しく、結果として現場では混乱や過重な負担が発生しがちです。さらに作成されたシフトの内容をスタッフ全員に周知し、提出状況を管理するにも時間と手間がかかります。

kintoneによる解決策と現場への効果

こうした背景の中でkintoneはシフト管理におけるさまざまな課題を解決するための有力な選択肢として有力です。

柔軟なフィールド設定によって企業ごとの運用フローに合わせたアプリ構築が可能であり、スマートフォンからの操作にも対応しているため、現場のスタッフが自分のシフト希望を簡単に登録できる仕組みを作ることができます。

また変更があった際には通知機能によって関係者へ即座に情報が共有されるため、確認漏れや認識のズレといったトラブルも減少します。

さらにリアルタイムで情報が更新・反映されるため、常に最新のシフト情報を全員が共有できます。これにより管理者は状況を把握しやすくなり、現場メンバーは自分の予定を安心して確認できる環境が整います。

属人化や非効率な作業を排除し、現場全体の業務効率と情報の透明性を向上させる。それがkintoneがシフト管理に適しているとされる理由です。

kintoneによるシフト管理の方法

kintoneではプラグインなどの外部ツールを使用しなくても、基本機能のみでもある程度はシフト管理アプリを構築することが可能です。

システムに不慣れな担当者でもテンプレートや、ドラッグ＆ドロップ式のインターフェースを使えば、業務に合わせたアプリを直感的に作成できます。

本章ではkintoneの基本機能だけで、どのようなシフト管理ができるのかを具体的に解説します。

シフト管理アプリの構成例と使い方

kintoneでシフト管理アプリを作成する際は日付や時間、従業員名、担当業務などの項目を含むフィールドを設計するところから始まります。これらの情報を適切に整理することで、誰が・いつ・どこで勤務するのかを一覧で確認できる仕組みが整います。

例えば日付フィールドと従業員名の文字列フィールドを組み合わせて、勤務予定を登録できるフォームを作成することができます。

さらに勤務パターン（例：早番・遅番・夜勤）を選択肢で用意しておけば、選択式での入力が可能となり、統一された情報管理が実現します。ルックアップ機能を使えば、従業員マスタから情報を自動で呼び出せるため、入力の手間やミスも大幅に軽減されます。

また、1日から31日までのフィールドを用意しておくことで1月分のシフトをまとめて登録し、その人の出勤日数や休日日数を簡単に把握するということも可能です。

またkintoneフォームの基本的な情報について詳しく知りたい方は是非こちらをご参考ください。

kintoneフォームとは？基本機能・外部連携・活用事例まで徹底解説！初心者でも迷わないフォーム作成ガイド

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スマホ操作や通知機能の活用方法

kintoneはスマートフォンからの操作にも最適化されており、現場のスタッフが外出先や休憩中などのスキマ時間に自分のシフトを確認したり、申請を行ったりすることが可能です。スマホ画面に最適化されたUIによって、必要な情報にすぐアクセスできる設計になっているため、現場のITリテラシーに左右されずに運用できる点が大きなメリットです。

加えて通知機能を活用すれば、管理者がシフトを更新した際に対象の従業員へ自動で通知が送信される仕組みを構築することができます。特定の条件でリマインダーを設定することも可能であり、「明日の出勤シフトを前日に通知する」といった運用も簡単に実現できます。

こうした機能により現場の混乱を最小限に抑えつつ、管理業務の自動化や漏れのない情報共有が可能となります。

kintoneシフト管理を導入する手順とポイント

kintoneをシフト管理に活用するためには、ただアプリを作るだけではなく導入の準備・設定・展開という段階的なステップを踏むことが成功の鍵です。

事前の要件整理からテスト運用、本格展開までのプロセスを明確にすることで、現場での混乱を防ぎつつ定着率の高いシステムを構築できます。

本章では導入にあたって検討すべき具体的な手順とポイントを段階ごとに解説します。

導入前に整理すべき要件とは

導入の前段階では自社の現状を正確に把握し、どのようなアプリ構成・機能・連携が必要かを洗い出すことが最も重要です。ここでは具体的に整理すべき3つの観点について見ていきましょう。

現在のシフト運用フローを見える化する

まず取り組むべきは、現在のシフト作成から共有、修正、確定に至るまでの一連の業務フローを見える化することです。

例えば「シフトは誰がいつ作っているのか」「希望の提出方法は何か」「確定後の共有手段はどうなっているか」といった要素を整理することで、課題のあるポイントを明確にできます。

またミスやトラブルが発生しやすいタイミングや箇所を可視化することで、kintoneで代替・改善すべき機能の方向性も見えてきます。見える化にはフローチャートや業務プロセス図を使うと効果的です。

業務要件を整理する

次にシフト管理に必要な項目や操作をリストアップし、アプリに落とし込むための要件を明確にします。例えば勤務日、時間帯、従業員名、担当業務、希望休など、入力項目を具体的に定めることで、必要なフィールドの構成が定まります。

また誰が入力・閲覧・編集できるのかといった権限設計も同時に検討する必要があります。例えば現場スタッフは自分のシフトのみ入力・閲覧可能にし、管理者だけが全体を編集できるようにするなど、役割ごとの操作範囲を明確にしておくことが重要です。

連携・拡張の要否を決める

最後に検討すべきは、他システムとの連携やプラグイン導入の必要性です。勤怠管理や給与計算など、既存システムとデータの連携が求められる場合、CSVによるデータエクスポートで十分か、それともAPIによる自動連携が必要かを判断します。

また基本機能で要件を満たせない部分については、あらかじめプラグインの利用を想定した設計を検討しておくと導入後の拡張にも柔軟に対応できます。

初期設定・社内展開の手順

要件整理が完了したらいよいよアプリの構築と運用に入ります。この段階では試作→テスト→本格展開という流れを意識しながら進めていくことがポイントです。

まずはテストアプリを作成する

いきなり本番環境での運用を始めるのではなく、まずは必要最小限の機能で構成されたテストアプリを作成します。勤務日・時間・従業員名といった基本的なフィールドだけで構成し、実際の運用を想定したサンプルレコードを入力して動作を確認します。

この段階ではフォームの入力しやすさや一覧表示の視認性、通知の挙動などを細かくチェックします。複雑な機能を詰め込むよりも、まずはシンプルに作って改善点を洗い出す方が、効率的に完成度を高められます。

実際の業務に合わせたテスト運用を行う

テストアプリが完成したら、少人数のチームに限定してテスト運用を行います。例えば1週間分のシフト作成・提出・共有の流れを実際の業務に即して再現し、どこに不便があるか、どんな要望が出るかを確認します。

現場からのフィードバックは非常に重要です。利用者が「わかりにくい」「面倒」と感じるポイントは定着率に直結するため、改修すべき優先事項として取り扱います。必要に応じてフィールドや通知設定、画面構成を変更しながら完成度を高めていきます。

現場メンバーへの説明・展開手順

テスト運用で改善を重ねた後は、いよいよ現場全体への展開です。このとき重要になるのが事前の説明と運用ルールの共有です。利用者ごとの操作マニュアルやよくある質問を用意し、現場メンバーが安心して使い始められるようサポート体制を整えます。

また初期の定着フェーズでは、問い合わせ対応や操作指導の体制をあらかじめ設けておくとスムーズです。特に現場責任者やリーダー層に対しては先行レクチャーを実施し、現場のサポーター的役割を担ってもらうことで、展開後の混乱を最小限に抑えることができます。

プラグイン活用でkintoneシフト管理をさらに便利に

kintoneの基本機能だけでもシフト管理はある程度可能ですが、人数規模やシフトのパターン数によっては基本機能だけでは運用しづらかったり、運用が進むにつれて「もっと見やすくしたい」「より操作性を高めたい」「他システムと連携したい」といった新たなニーズが出てくることは珍しくありません。そうしたときに有効なのが、プラグインの導入です。

プラグインとはkintoneの機能を拡張する追加ツールのことで、シフト管理においても「カレンダー表示」「閲覧制限」「入力支援」などさまざまな用途で活用されています。本章では特にシフト管理で便利なプラグインと導入判断のポイントを紹介します。

またkintoneプラグインの基本的な情報について詳しく知りたい方は是非こちらをご参考ください。

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kintoneでのシフト管理に利用できるおすすめプラグイン一覧

kintoneのシフト管理をより実践的かつ快適に運用していくためには、業務に合ったプラグインの導入が効果的です。視認性の高いカレンダー表示や社外スタッフとの情報共有など、基本機能では補いきれない場面に対応できるツールが揃っています。

ここでは導入のしやすさと現場での使いやすさを兼ね備えた、実績豊富なプラグインを厳選して3つご紹介します。

カレンダーPlus

「カレンダーPlus」は、日付情報をカレンダー形式で視覚的に表示できるプラグインです。通常の一覧表示では把握しづらい勤務スケジュールも、月間・週間・日別でカレンダー形式に展開することで、誰がどこに配置されているかを直感的に確認できます。

このプラグインはドラッグ＆ドロップによるシフト編集にも対応しており、例えば勤務時間の変更やスタッフの交代といった調整がその場で簡単に行える点が特長です。視認性と操作性の両方を大きく高めてくれるため、特に多人数のシフトを扱う現場での導入効果が高いと言えます。

出典：https://radical-bridge.com/product/calendarPlus.html

kViewer

「kViewer」は、kintoneのレコード情報を外部公開できる閲覧専用の画面を作成できるプラグインです。kintoneのライセンスを持っていないスタッフにもシフト表を共有したいというニーズに応える機能で、ログイン不要で情報を安全に閲覧できる環境を整えることが可能になります。

スマホやタブレットにも対応しており、外出先や家庭からでもシフト確認ができるため、アルバイトやパートスタッフを多く抱える業態では特に有効です。公開範囲や表示内容のカスタマイズも柔軟に行えるため、必要な情報のみを安全に届けたいときに最適なツールです。

出典：https://www.kintoneapp.com/kviewer

krewSheet

「krewSheet」はkintoneの一覧画面の見た目と操作感をExcelライクに変更できるプラグインです。一覧画面上でExcelのようにコピー＆ペーストができるのでシフト作成の時に入力が楽になるだけでなく、集計を一覧上に作ることができるので、日付単位では勤務人数が足りているか、人単位では法定休日をちゃんと取らせているか等確認しながらのシフト作成が可能です。

また、Xrossモードを活用することで、見た目は縦に人、横に日付が並ぶシフト表のようにしつつ、データは1人1日1レコードで作成し、勤怠管理システムなどで求められる形でのデータ形式にして外部システム連携に備えることも可能です。

出典：https://krew.mescius.jp/product/krewsheet/

基本機能 vs プラグイン どちらを使うべき？

プラグインは便利な反面、導入には費用がかかるケースが多く、自社のシフト運用に本当に必要かどうかを見極めることが重要です。ここでは基本機能とプラグイン、それぞれの特徴を踏まえ、使い分けの判断基準を整理します。

基本機能は費用がかからずサポート体制やメンテナンス面でも安心できる反面、表現や機能に限界があります。例えば一覧表示での管理や簡易的な通知設定など、基本的な運用には十分対応できますが、カレンダー形式のUIや外部公開といった高度な要件には応じきれないこともあります。

一方でプラグインは表現力や操作性、連携機能を飛躍的に高めることができますが、導入・維持にコストがかかるため、あらかじめ予算確保や管理体制の整備が必要です。また、プラグインベンダーによって仕様やサポート範囲が異なるため、慎重な選定が求められます。

判断に迷ったときは「今の運用課題が基本機能で解決できるか？」「費用対効果が見合っているか？」「将来的な拡張性をどう考えるか？」という視点で比較検討すると、導入の是非が見えてくるはずです。

他システムと連携して広がるシフト管理の可能性

kintoneは単体でもシフト管理の基盤として高い柔軟性を発揮しますが、他システムと連携することでその効果は飛躍的に高まります。特に勤怠管理や給与計算といった関連業務とスムーズに情報連携できる環境を整えることで、データの一貫性が保たれ、手作業による入力ミスや集計漏れといったリスクを減らすことができます。

またAPIや外部連携ツールを活用することで、チャットツールやカレンダー、ポータルサイトといった日常業務に密接したツールと接続し、シフト情報の流通をより自然なものに変えていくことが可能です。本章では、シフト管理に関係の深いシステムとの連携手法について解説します。

勤怠管理・給与計算との連携方法

kintoneで作成されたシフト情報は、従業員の実働データと照らし合わせることで、より正確な労働時間管理へとつなげることができます。

その代表的な連携先がクラウド型の勤怠管理システムや給与計算ソフトです。例えばジョブカンやKING OF TIMEなどの勤怠管理サービスと連携させることで、事前に作成されたシフトと実際の出退勤履歴を突き合わせ、残業時間や勤務実績の差異を可視化する運用が可能になります。

このような連携によって、管理者は毎月の勤怠確認や締め処理にかかる時間を大幅に短縮できるようになります。さらにkintoneのデータをCSVで出力し、給与計算ソフトに取り込むことで、給与計算に必要な時間数や深夜勤務などの情報を自動的に反映させることもできます。

これにより転記ミスや集計エラーのリスクを避けるだけでなく、作業負担の軽減と業務精度の向上を同時に実現できるようになります。

より高い運用効率を求める場合には、APIによるリアルタイム連携も検討対象になります。kintoneと勤怠システムをAPI接続することで、打刻情報や承認ステータスなどを即時に同期でき、手動処理を最小限に抑えたシームレスなワークフローを構築できます。

勤怠情報の集計から給与データの出力までを一貫してデジタル化することにより、バックオフィス全体のDXを加速する基盤となるでしょう。

API・連携ツールで実現できること

kintoneは外部システムとの連携機能にも優れており、シフト情報を他のカレンダーやチャットツールと結びつけることで情報共有のスピードと精度を大きく向上させることができます。また開発の知識がなくても簡単に連携できるノーコードツールも活用できるため、現場主導での業務自動化も実現可能です。

ここではAPIやツールを使った具体的な連携方法と、そこから得られる運用効果について紹介します。

シフト情報の活用を広げる外部サービス連携

kintoneは公式にREST APIを提供しており、さまざまな外部サービスと柔軟に連携することが可能です。APIを活用することでシフト管理に関わる情報を他のシステムと相互に連携させ、現場にとってより使いやすくリアルタイム性の高い情報運用が実現します。

例えばGoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携することで、kintoneに登録されたシフト情報を各従業員の個別カレンダーに自動反映させることができます。これによりスタッフは普段使い慣れているカレンダーアプリで自分の勤務予定を自然に確認できるようになります。

またSlackやLINEといったチャットツールと連携することで、シフト確定時や変更時に自動通知を送信する運用も可能です。これによってメールや紙による通知では見逃されがちだった連絡もリアルタイムに現場へ届けることができるようになり、情報の伝達ミスを大きく減らすことができます。

ノーコード連携ツールによる簡易な自動化

API開発のリソースが確保できない場合でもZapierやAnyflowなどのノーコード連携ツールを活用すれば、開発知識がなくても簡易的な連携フローを構築できます。

例えばkintoneに新しいシフトが登録された際に自動的にGoogleスプレッドシートへバックアップを作成したり、LINEに通知を飛ばしたりといった仕組みを直感的に設定することができます。

このようにkintoneの連携性を活かすことで、単なるシフト表作成の枠を超え情報の一元化、業務自動化、他部門とのデータ共有など多角的な業務改善が実現されます。

現場単体で完結していたシフト管理が、他部門や経営層とも接続された全社的な情報基盤へと進化していくのです。

まとめ｜kintoneのシフト管理で現場改革をはじめよう

kintoneを活用したシフト管理は単なる業務効率化にとどまらず、現場の課題を根本から見直し、継続的な改善へとつなげるための強力な仕組みとなります。Excelや紙ベースでの運用から脱却することで属人化の解消、情報共有のリアルタイム化、ミスの削減など、あらゆる面でのメリットが得られます。

基本機能を使って自社に合ったアプリを柔軟に構築できるのはもちろん、テンプレートやスマートフォン対応、通知機能などを組み合わせることで、現場との親和性も高く、誰もが迷わず使える運用が可能になります。さらにプラグインや外部システムとの連携を進めることで、より視覚的で高度なシフト管理や、勤怠・給与・カレンダーとの統合的な情報管理へと発展させることができます。

導入のステップを丁寧に踏み、現場の声を反映しながら運用を改善していくことで、kintoneは単なるツールではなく、業務改革の起点として機能していきます。

まずは小さな業務からkintoneの可能性を体感し、現場の困りごとを一つずつ解消していくことで、やがて全社的なDXの推進へとつながっていくでしょう。

弊社ではkintoneの初期導入支援からカスタム開発、外部システム連携、kintoneを強化するためのプラグイン「Smart atシリーズ」を提供しています。フィールドの表示・編集権限を適切に設定したい、APIとプラグインのどちらを使うべきかの相談をしたい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。