生成AIで議事録を自動化するには？会議業務を効率化する仕組みとツール選びを徹底解説

この記事でわかること

• 議事録作成が抱える課題と、生成AIでの改善ポイント
• 議事録自動化の全体フローと運用設計のコツ
• ChatGPTや音声認識ツールを使った実践手順
• ツール選定の判断軸
• 代表的なツールの特徴と使い分け
• 失敗しないための注意点

執筆者

M-SOLUTIONSメディア編集部

「会議後、議事録作成して配布するまでに時間がかかりすぎる」「聞きながら書いているので、重要な内容を聞き漏らしてしまう」こうした悩みは多くの企業が抱えている問題です。
特にリモートワークやハイブリッド会議の浸透により、議事録作成の重要性と難しさは以前よりも増しています。

そこで注目されているのが生成AIを活用した議事録自動化の仕組みです。
音声認識と自然言語処理技術の進化により、会議内容をリアルタイムで記録・要約し、誰が見ても分かりやすい議事録を即座に作成することが可能になっています。

本記事では生成AIによる議事録自動化が注目されている理由や実現できる効果、具体的な導入ステップ、代表的なツール比較までを体系的に解説します。
AI議事録の導入に迷っている方やツール選びで悩んでいる方に向けて、失敗しないための判断軸もあわせて紹介しますので、ぜひご一読ください。

なお生成AIについて理解を深めたい方は以下の参考記事もあわせてご確認ください。

生成AIの種類は？2026年に知っておきたい7タイプの特徴と使い分けを徹底解説

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生成AIによる議事録自動化が注目されている理由

会議が終わるたびに「議事録をどうまとめたらいいかわからない」といった悩みを感じた経験はないでしょうか。
特にチーム全体のスピード感や精度が求められる今、議事録作成の手間や属人化は想像以上に業務の負担となっているケースが多く見られます。

そんな中で注目されているのが、生成AIを活用した議事録の自動化です。
本章ではなぜ多くの企業が議事録作成に課題を感じているのか、そしてその課題を生成AIによってどのように改善できるのかを整理し、背景とメリットを明らかにしていきます。

なぜ多くの企業が議事録作成に課題を感じているのか

会議のたびに発生する議事録作成業務は単なる「記録作業」として見過ごされがちですが、実際には多くの企業で深刻な負担となっています。
作成にかかる膨大な時間、担当者による内容のばらつき、さらには本来業務とのバランスが崩れてしまう状況など、課題は多く存在します。

ここでは議事録作成にかかる「時間」「品質」「目的意識」という三つの側面から、現場で起きている根本的な問題を整理していきます。

会議後の議事録作成は、想像以上の時間がかかっている

議事録の作成は単に会議中のメモを清書するだけではありません。会議の音声を聞き直し、発言内容を整理し、文脈を整えて清書する作業には時間がかかります。
加えて誤字脱字や内容の誤解を防ぐための修正作業、内容確認のやり取りなども含まれるため、1回の会議に対して2〜3倍以上の時間を費やすこともあります。

業務時間の中でこのような間接作業が積み重なると、本来注力すべき業務への時間が圧迫されてしまいます。
多忙な現場では、このような負担を放置しておくことが全体の生産性低下に直結する懸念もあります。

担当者によって内容や質にばらつきが出てしまう

議事録作成は担当者の理解力や記述スキルに左右されやすい作業です。
会議の内容を正確に捉え、要点を抜けなくまとめるためにはある程度の経験と文章力が必要になります。
しかし実際には議事録を作成する担当者が毎回同じとは限らず、経験やスキルに差があるため、記録の精度や表現にばらつきが出てしまうのが現状です。

このような属人化によって記録の信頼性が低下したり、情報共有の齟齬が生じるリスクもあります。
組織全体で情報の一貫性を保つためには、誰が担当しても一定の品質を担保できる仕組みが必要です。

「書くこと」が目的となり、本来の業務に集中しにくい

会議中にリアルタイムでメモを取りながら議事録を作成することは、思っている以上に集中力を要する作業です。
その結果、参加者が本来果たすべき議論への積極的な参加や意思決定への関与に集中できず、議事録作成が目的化してしまう事態が起こりがちです。

特に議事録担当者が議論の流れを理解しきれないまま記録だけを追いかけてしまう場合、会議の本質的な成果が損なわれる恐れがあります。
業務の質を保ちつつ効率化を図るには、記録作業から人を解放し、本来の役割に集中できる環境を整える必要があります。

生成AIで議事録を自動化すると、何がどのように改善されるのか

議事録作成は多くの企業で時間的な負担が大きく、記録の精度が安定せず、担当者に依存しやすいという課題を抱えています。
音声データから要点を抽出して文章化し、一定の品質で自動生成された議事録を関係者に即座に共有できるため、業務全体の生産性が大きく向上します。

ここでは従来の課題と対比しながら、生成AIがもたらす具体的な改善効果を「時間削減」「精度向上」「標準化」の3つの観点から解説します。

議事録作成にかかる時間と手間を大幅に削減できる

従来の議事録作成は会議後に録音を聞き返しながら要点を整理し、文脈を整えて清書するまでに多くの時間と労力を必要としていました。
生成AIを活用すれば、音声をテキスト化し、要点を自動で要約するプロセスを短時間で実現できます。

例えば1時間の会議内容を5〜10分程度で議事録化できるケースもあり、作業時間を大幅に削減できます。
さらに確認や修正の工程も最小限に抑えられるため、担当者の業務負担も軽減されます。会議後の「記録作業」が不要になることで本来の業務への集中時間を確保しやすくなります。

会議内容を正確に残し、共有までをスムーズに行える

生成AIは会議中の音声をそのままテキストに変換したうえで発言の要点を整理し、構造化された議事録として出力できます。
その結果内容の漏れや表現の偏りが少なくなり、誰にでもわかりやすい記録が残せます。また整ったフォーマットで出力されるため、関係者への共有や社内ドキュメントへの反映もスムーズです。

従来のように作成・チェック・修正・送付といった段階を踏まずに済むため、情報伝達までのスピードも飛躍的に向上します。
正確性と即時性の両立は意思決定や業務連携を加速させる大きな強みです。

誰が作成しても一定品質の議事録を残せるようになる

議事録の品質は作成者のスキルや理解力に大きく左右される傾向があります。
しかし生成AIを用いれば入力された会議データに対して一貫したルールと構成で議事録を自動生成できるため、属人化のリスクを抑えられます。
これにより誰が担当しても同じ水準の記録を残すことが可能となり、業務の標準化が実現します。

また複数拠点での会議やチーム横断型のプロジェクトにおいても記録の一貫性が保たれるため、組織全体の情報管理やナレッジ共有の質が向上します。
議事録の平準化は再利用性の高いデータ蓄積にもつながります。

生成AIによる議事録自動化の具体的な進め方

議事録の自動化を実現するには単にAIを導入すれば完了するわけではなく、一定の手順を踏んで構築していく必要があります。

まずは会議内容を音声として記録し、それをテキスト化したうえで生成AIに要点を整理させて議事録として仕上げていくという流れが基本です。
さらに完成した議事録の共有や保存、検索性を高めた管理体制まで含めて設計することで、組織全体での運用がスムーズになります。

本章では議事録自動化の初心者でも取り組みやすいように、導入から活用までの全体のプロセスを段階的に解説します。

生成AIによる議事録自動化の流れ

議事録の自動化は大きく分けて四つのステップで構成されます。まずは会議内容を音声として正確に記録するところから始まり、その音声データを文字起こしツールなどでテキストに変換します。

次に生成AIがそのテキスト情報を分析し、発言の要点を抽出しながら議事録としてまとめ上げます。
最後に完成した議事録をチーム内で共有し、保存・再利用できる仕組みを整えることで、運用まで一貫した形で定着させることが可能となります。

ここでは議事録自動化のプロセスを4つの工程に分けてわかりやすく解説していきます。

1.会議内容を録音・記録する

議事録を自動化するプロセスの出発点は会議内容を正確に録音・記録することです。
音声データの品質が後工程すべての基盤となるため、録音機器の選定やマイクの設置場所、発言の拾いやすさなどに配慮することが求められます。

オンライン会議であればZoomやTeamsなどに搭載されている録音機能を活用する方法もあります。
記録内容にノイズや聞き取りづらい部分が多いと後の文字起こしや要約の精度にも影響が出るため、事前に最適な録音環境を整えておくことが非常に重要です。

2.音声や発言内容をテキストデータに変換する

音声データをテキスト化する工程は議事録自動化の中でも極めて重要な役割を担っています。
ここで使用される文字起こしツールには精度の高い音声認識が求められます。NotebookLMやWhisper、Notta、AiNoteなどのサービスを利用することで自動的に発言内容が文章として記録されます。

発言者ごとの区別やタイムスタンプ付きでの変換にも対応したツールを選ぶことで、生成AIによる後続の要約処理がスムーズに進みます。
正確なテキストデータがあることで議事録の質が大きく左右されることになります。

3.生成AIが要点を整理し、議事録としてまとめる

テキストデータが整ったら、次は生成AIによる要点整理のフェーズに進みます。
ここではAIが発言内容を分析し、会議の目的や意思決定の流れを把握したうえで、要点を抽出して分かりやすくまとめます。冗長な会話を省きつつ、重要なアクションや結論を簡潔に整理できる点が特徴です。

多くのAIツールではあらかじめ定義されたフォーマットに沿って出力されるため、読みやすさや統一感も確保できます。
この工程が人手による議事録作成において特に時間を要していた部分であり、生成AIの導入効果を最も実感できるポイントです。

4.完成した議事録を関係者へ共有・管理する

自動生成された議事録は速やかに関係者に共有し、組織内で活用できるように管理する必要があります。
共有の手段としてはGoogleドライブやNotion、Slack、LINE WORKSなど既存の業務ツールとの連携が効果的です。

また後日検索・参照できるようにフォルダ分けやラベル付けを行い、管理体制を整えることも欠かせません。
議事録は単なる記録ではなく、意思決定の履歴として再利用される重要な情報資産です。保存性とアクセス性を両立させることで、業務の透明性と生産性を高めることができます。

ChatGPTを使って議事録を自動作成する方法

ChatGPTの登場により、会議の議事録作成も誰でも手軽にAIで自動化できる時代が到来しました。
特別なツールや開発スキルがなくても生成AIに適切な情報と指示を与えるだけで、要点を押さえた議事録がすぐに完成します。

一方で、入力するデータの形式や指示内容を誤ると期待するアウトプットが得られないケースもあるため、基本的な手順とコツを押さえておくことが重要です。

ここではChatGPTを活用して議事録を自動作成する具体的な手順を実務での使いやすさや精度の観点を踏まえながら解説していきます。

ChatGPTに入力する会議データを準備する

ChatGPTに議事録作成を依頼するには、まず元となる会議データを適切な形式で準備する必要があります。
一般的には音声データを文字起こししたテキストがベースとなるため、前段階で高精度な音声認識ツールを使用し、発言内容が正確に反映された文書を用意することが望ましいです。

会話形式のままでは生成AIの処理が複雑になるため、発言者名や発言内容を整えた状態でChatGPTに入力することで、要点を正確に抽出しやすくなります。
会議の目的や対象者などの補足情報も一緒に提示することで、より意図に沿った出力が期待できます。

出力された議事録を確認・調整する

生成AIによって自動生成された議事録は、作成にかかる時間や労力を大幅に削減できる点が大きな魅力です。
しかしその一方で出力された内容がすべて正確であるとは限りません。

話し言葉の曖昧さや省略された主語、副詞の使い方などによって、文脈の解釈にずれが生じるケースも多く見られます。
特に重要な会議や意思決定を伴う場面においては、AIによる自動出力をそのまま共有するのではなく、人の手で最終確認を行うことが不可欠です。

内容に誤りがないか、発言の意図が正確に表現されているか、文体が社内ルールに沿っているかといった観点で丁寧にチェックし、必要に応じて文言の調整や情報の補足を行うことで精度の高い議事録として仕上げることができます。

音声データを活用した議事録の自動化方法

会議の記録を正確に残すためにはリアルタイムでのメモ取りや録音データの聞き直しといった作業が不可欠ですが、それらは時間と労力を大きく消費する業務でもあります。
こうした背景から音声データをそのまま活用し、議事録の作成までを自動化する仕組みが注目されています。

音声認識ツールで発言を文字起こしし、そのデータを生成AIに連携させることで会議の要点を正確かつスピーディに整理することが可能となります。ここでは音声ベースの議事録自動化を実現するための具体的な方法について、各ステップに分けて詳しく解説します。

会議音声を文字起こしできるツールを使う

議事録自動化の第一歩は会議音声を正確にテキスト化することです。この工程はAIによる音声認識技術を活用した文字起こしツールの導入が重要になります。

代表的なツールにはOtter.ai、Notta、Google Speech-to-Text、AiNoteなどがあり、それぞれリアルタイム文字起こしや話者識別、ノイズ処理といった機能を備えています。

特に複数人が参加するWeb会議やマイク環境が安定しない対面会議では、発言の明確な区別や環境ノイズの軽減が正確な記録に直結します。

文字起こしデータを生成AIに取り込む

音声データを文字起こししたあとは、そのテキスト情報を生成AIに取り込んで処理を行います。
生成AIは自然言語処理の能力に優れており、会話全体の流れを理解しながら発言の主旨や文脈を汲み取ることができます。

特にChatGPTなどの高度な生成モデルを用いれば、文字起こしテキストの中から重要なポイントを抽出し、分かりやすく再構成することが可能です。

この工程ではただデータを渡すだけでなく、どのような形で整理してほしいかという指示を添えることが推奨されます。
例えば「話の流れがわかるように整理してください」といった具体的なリクエストを行うことで、業務用途に合った実用的なアウトプットを得ることができます。

要約・ToDo抽出などを自動で行う

文字起こしされた会話をそのまま共有するだけでは、情報量が多すぎて活用しきれないことが少なくありません。
そこで生成AIを活用して要約やアクション項目の抽出を自動化することが、議事録としての実用性を飛躍的に高めます。

AIは全文を読み取ったうえで議論の中で共有された決定事項、次に取るべきアクション、未解決の論点などを分類・抽出し、構造化された形で出力してくれます。
例えば「会議の要点」「ToDo」「懸念点」といったセクションに分けて整理すれば、そのまま社内共有資料として活用することも可能です。

生成AIによる議事録自動化ツールを選ぶ際の重要ポイント

選択肢が増えている一方で機能や精度、価格体系、連携性など、比較すべき項目が多すぎて判断が難しくなっています。
またいざ導入してみたものの、自社の会議スタイルに合わずに使いこなせなかったというケースも少なくありません。
だからこそ導入前に「何を基準に選ぶべきか」を明確にしておくことが非常に重要です。

ここでは議事録自動化ツールを比較・検討する際に押さえておくべき4つの視点を紹介し、自社に最適な選択ができるよう導入準備を支援します。

議事録の精度は実務で使えるレベルか

議事録自動化ツールを選ぶ際に最も重視すべきは出力される内容の信頼性です。
議事録の質が業務に直結する場面は少なくありません。たとえ操作が簡単でも文字起こしの精度が低かったり、要約結果が不明瞭であったりすればかえって手直しの負担が増えてしまいます。

特に日本語対応の精度はツールによって大きな差があるため、事前にテスト環境で実際の会議データを使って検証することが重要です。
さらに専門用語や業界固有の表現が正しく反映されるかどうかも確認すべきポイントになります。

自社の会議スタイルに合った使い方ができるか

どれほど高機能なツールであっても自社の会議スタイルに合っていなければ、使い続けることは難しくなります。
例えばオンライン会議が中心の企業であれば、ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetとの連携可否は大きな選定基準になります。

逆に対面会議が多い現場では、スマートフォンやICレコーダーを使った録音データの取扱いに柔軟な対応が求められます。
また会議に複数人が参加するケースでは、発言者ごとの識別機能があるかどうかが精度に影響することもあります。こうした実際の運用場面を想定したうえで、ツールがどの程度柔軟に対応できるかを見極める必要があります。

無料プランと有料プランの違いはどこにあるか

多くの生成AIツールは無料プランを用意しており、導入のハードルを下げてくれます。
しかし実際に業務で使おうとすると無料版では制限が多く、十分な機能が使えない場合があります。

例えば無料プランでは音声データの文字起こし時間に上限があったり、過去の議事録を一定期間しか保存できなかったりといった制約が存在します。また要約や翻訳、全文検索といった業務に役立つ機能が有料プランでしか利用できないケースもあります。

さらにチームでの利用を想定した共有機能や権限設定、管理画面の提供といった企業ユースを想定した機能も有料プランに含まれることが多いため、導入の目的や利用規模に応じて適切なプランを選ぶ必要があります。

セキュリティや情報管理は安心できるか

議事録には企業の機密情報や顧客とのやりとり、社内の重要な意思決定など極めてセンシティブな内容が含まれています。
そのためツールを選定する際にはセキュリティ対応が万全かどうかを細かく確認する必要があります。

例えば通信の暗号化が施されているか、データの保存先が国内サーバーか海外サーバーか、AIが学習のためにアップロードデータを利用することがないかなど、情報漏洩リスクに直結する要素は見逃せません。

またシングルサインオンやアクセス制限といった、社内での運用における安全性を担保する仕組みがあるかどうかもチェックが必要です。
企業によっては社内のセキュリティガイドラインや監査要件との整合性を確認する必要があるため、導入前に情シス部門との連携も視野に入れておきましょう。

生成AIによる議事録自動化ツール紹介

生成AIによる議事録自動化に関心はあっても、実際にどのツールを使えばよいのか分からずに手が止まってしまうケースは少なくありません。
機能や価格、対応言語、会議ツールとの連携、セキュリティといった比較ポイントが多岐にわたるため選択に迷うのは当然です。

また各ツールには得意分野や活用シーンに違いがあるため、自社の課題や目的に応じた選定が求められます。そこで本項では自動文字起こしから要約、ToDo抽出までを一貫して対応できるものやWeb会議との親和性が高いもの、さらに企業向けの多機能型ツールまで特長別に具体的なサービスを紹介していきます。

文字起こしから要約まで自動化できるツール

このカテゴリに含まれるツールは、会議の音声を録音するだけで自動的に文字起こしが行われ、さらに要点の要約やアクション項目の抽出までを一貫して対応する機能を備えています。

これらのツールを活用することで、会議後の手作業による記録作成や整理の工数を大幅に削減することが可能となります。
音声認識の精度や要約の質に優れており、議事録作成の手間を軽減しつつ、一定品質の記録を安定して残すことができる点が大きな魅力です。

ここでは代表的な三つのツールをご紹介いたします。

Notta

Nottaはリアルタイム文字起こしに加え、AIによる自動要約や翻訳、全文検索など多機能な構成を持つオールインワン型のツールです。
録音データの取り込みにも対応しており、対面会議や音声ファイルの後処理としても利用しやすい点が魅力です。

またZoomやGoogle Meetといったオンライン会議との接続機能も搭載されており、録音から議事録作成までをワンクリックで完了できます。
生成された議事録はPDFやWord形式でも出力できるため、共有や保管にも便利です。

https://www.notta.ai

tl;dv

tl;dvはZoomやGoogle Meetといったオンライン会議に強い連携性を持つ議事録ツールです。
会議中の録画や文字起こしだけでなく話者ごとにマーカーを付けたり、重要箇所を抽出したりといった機能が充実しています。

特にチーム内で録画と議事録を一緒に共有したい場合に便利で、発言の文脈を動画で確認しながら内容を把握できる点が特徴です。
無料プランでも多くの機能が利用可能であり、コストを抑えつつ効率化を図りたい企業に向いています。

https://tldv.io/ja/

Web会議と連携して使える議事録自動化ツール

日常的にWeb会議を活用している企業にとって、議事録の自動化は業務効率を高めるうえで極めて有効な手段です。
しかし会議ツールと議事録作成ツールを別々に管理していると、録音データの取り出しや文字起こしの手間がかえって煩雑になってしまい、十分な効果を実感できないという声も聞かれます。

ここではZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなどのオンライン会議ツールとシームレスに連携し、議事録を自動化できる具体的なツールを紹介します。

Microsoft Teamsと連携するMicrosoft 365 Copilot

Microsoft 365 CopilotはTeams上の会議記録をもとに自動で議事録や要約を生成し、WordやPlannerなど他のアプリケーションへも連携できる統合型のAIアシスタントです。
Teamsでの会議が終わると同時に発言内容がテキスト化され、主要な議論ポイントや決定事項が自動で抽出されるため、会議終了後すぐに次のアクションへ移ることができます。

Microsoft 365環境下で業務を行っている企業であれば、ツールを追加導入せずにAI議事録機能を活用できる点も大きな魅力です。

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365-copilot

Geminiを搭載したGoogle Meet

Google MeetではGemini（旧Bard）を搭載した生成AI機能により、会議終了後に自動で要約が生成される仕組みが提供されています。
生成された要約はGoogleドキュメントに自動的に反映されるため、議事録としてすぐに確認・共有が可能です。

Workspaceを利用している企業であれば追加コストなしで導入できることもあり、業務全体の生産性向上に直結する施策として注目されています。
特にGoogleカレンダーとの連携により会議後のアクションまでがスムーズにつながる仕組みが整備されています。

https://workspace.google.com/intl/ja/products/meet/

企業利用に向いている生成AI議事録ツール

議事録自動化ツールを検討する際、無料プランや個人向けの軽量ツールでは対応しきれないと感じる企業担当者も多いのではないでしょうか。
情報の正確性や一元管理の重要性が求められる業務環境では単に文字起こしや要約ができるだけでは不十分であり、チームでの共有や運用ルール、アクセス制限、セキュリティ体制までを考慮した選定が欠かせません。

特に中規模〜大規模組織や継続的な情報活用を見据えた体制を整えている企業にとっては、業務と親和性の高いツールの導入が長期的な運用成果に直結します。
ここでは情報管理やチーム活用の観点で高い柔軟性を備え、企業利用に適した生成AI議事録ツールを紹介します。

Smart at AI for kintone Powered by GPT

Smart at AI for kintone Powered by GPT(通称：Smart at AI)はkintoneと連携することで、議事録データを社内アプリや業務DBに直接取り込める仕組みを提供しています。

会議情報を蓄積するだけでなく営業日報や案件管理などと連動させることで、情報の再利用性を高められる点が特長です。
またチーム単位でのアクセス管理やファイル保管のセキュリティ機能も充実しており、情報統制を重視する組織にも適しています。

https://smartat.jp/kintone-solution/ai/

ペパコミ株式会社

事例はこちら

Notion AI

Notion AIは情報管理ツール「Notion」に組み込まれた生成AI機能であり、議事録の作成から要約、整理までを一貫して行うことができます。
特に議事録をタスク管理やドキュメントと一体化して運用したいチームにとっては、極めて高い親和性を持つツールです。

自動生成された要点は他のNotionページやデータベースと統合できるため、会議記録をプロジェクト管理へとスムーズにつなげることが可能です。
ナレッジの蓄積や社内ドキュメントの構造化を重視する企業にとって、有力な選択肢となります。

https://www.notion.com/ja/help/guides/category/ai

生成AIを利用した議事録の自動化で失敗しないために知っておくこと

便利そうだからと勢いで導入してしまうと精度が実務に合わなかったり、セキュリティの問題に直面したりと想定外のトラブルが起きる可能性もあります。
だからこそ事前にリスクや落とし穴を理解しておくことが、失敗のない運用につながります。

本章では生成AIによる議事録自動化で注意すべきポイントを「精度」「セキュリティ」「無料ツールの限界」という3つの観点から整理していきます。

生成AIによる議事録作成で精度の差が出る理由

生成AIは非常に高い処理能力を持っていますが、その出力結果は入力データの質や与える指示文（プロンプト）に大きく左右されます。
特に日本語においては話し言葉特有の曖昧さや主語の省略が多いため、文脈を誤って解釈されるリスクがあります。
また同じ内容でも話者の表現の癖や話し方によってAIの理解度が変化することもあります。

このような精度のばらつきは議事録としての信頼性に影響を与える要素となります。
自動生成された内容をそのまま使用するのではなく、最終的には人の目による確認と調整を行うことが必要です。
また発話が重なったり、音声が不明瞭な場面では誤認識が起こりやすいため、録音環境の整備や話者の発言順を明確にする工夫も求められます。

セキュリティに関する考え方と注意点

生成AIを活用した議事録作成は企業にとって利便性の高い取り組みですが、一方で情報漏洩リスクやデータ管理上の課題を抱える可能性もあります。特にクラウド上のAIツールを利用する場合、入力した内容がどこに保存され、どのように管理されるのかを十分に理解しておく必要があります。

ツールによってはアップロードされたデータがAIモデルの学習に使われるケースもあり、契約や利用規約を確認せずに業務情報を入力してしまうと、重大なコンプライアンス違反に繋がるおそれもあります。
さらに社内規定で外部ツールへの情報持ち出しが制限されている企業も多く、利用前には情報システム部門との連携や社内ルールの見直しが欠かせません。

こうしたリスクを避けるためにはデータを暗号化して通信する仕組みや国内のセキュリティ基準に準拠したサーバーを採用しているツールを選ぶことが望ましいです。
また生成された議事録の保存先やアクセス権限の管理方法についても、明確に設計しておくことが重要です。

無料の生成AIを使う際の注意点

無料で使える生成AIツールはコストをかけずに議事録作成を効率化できる手軽な選択肢として注目されています。
しかし無料版には多くの場合機能制限や運用上の制約が存在するため、事前の確認が不可欠です。

例えば文字起こし可能な音声の長さが月間で数十分に制限されていたり、保存期間が数日〜数週間と短く設定されていたりすることがあります。
また要約機能が限定的であったり複数人でのチーム利用ができない場合もあるため、実務での継続利用には不向きなケースも多く見られます。

さらに無料ツールはセキュリティ対応が十分でないこともあり、企業情報を扱うには不安が残るという声も少なくありません。
もし無料版でツールを試したうえで本格導入を考えるのであれば、必要な機能が有料プランに含まれているかどうかを見極め、導入後の運用体制も合わせて検討することが大切です。

まとめ

生成AIを活用した議事録の自動化は単なる作業の効率化にとどまらず、会議業務全体の質とスピードを底上げする大きな可能性を秘めています。
議事録作成にかかる時間の削減、属人化の解消、情報共有の迅速化といった効果は、日常的な業務の中で確かな成果として実感できるはずです。

一方でツールごとの精度や機能差、無料プランの制限、セキュリティ要件といった点には十分な注意が必要です。
導入を検討する際は自社の会議スタイルや運用体制に照らして、最適なツールを選ぶことが成功への鍵となります。
生成AIの力を味方につけて、議事録業務を本来の価値ある時間へと変えていきましょう。

弊社では、AIを簡単かつ安全に活用できるサービス「Smart at AI」を提供しています。

業務に合わせた活用方法のご提案から導入支援まで対応可能ですので、AI活用で業務改革を実現したい企業の方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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