kintone受注管理で業務効率を最大化｜成果を出すための設計・運用のポイントを徹底解説

この記事でわかること

• kintoneで受注管理アプリを構築する手順
• kintone受注管理と他業務との連携方法
• 業種・職種別に見るkintone受注管理の活用シーン
• kintone受注管理の導入で得られる成果と失敗を防ぐポイント

執筆者

M-SOLUTIONSメディア編集部

受注管理にExcelや紙の台帳を使っていて「転記ミスが多い」「最新の状況がわからない」と悩んでいませんか？このような非効率な業務フローは受注業務のスピードと精度を大きく低下させ、売上機会の損失につながりかねません。

そんな悩みを解決する手段として注目されているのが、サイボウズが提供する業務改善プラットフォーム「kintone」です。ノーコードで受注業務を柔軟にアプリ化できるうえ、外部ツールとの連携によって見積から請求・在庫管理までを一元管理できます。

本記事ではkintoneを活用した受注管理の具体的な手順と、テンプレート活用や外部連携による拡張方法までを徹底的に解説します。Excel中心の業務から脱却し、業務の見える化・自動化を実現したい方はぜひ参考にしてください。

まずはkintoneについて知りたいという方はこちらの記事をご覧ください。

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なぜkintoneで受注管理を行うべきか？

Excelは導入や運用のしやすさが魅力ですが、ファイルの分散・転記作業・共有の遅れ・属人化などにより、業務効率や正確性が低下しやすいという課題があります。

この章ではこれらの課題解決策として注目されている「kintone」がなぜ選ばれるのかをExcel運用や業務特化SaaSとの違いを交えながら詳しく解説します。

Excel管理では限界？kintoneなら柔軟に業務をアプリ化できる

Excelを用いた受注管理は手軽に導入できる反面、運用が属人的になりやすく、組織全体で情報を正確かつ迅速に共有するには限界があります。特に営業担当や管理部門など複数の部署が関与する場合、ファイルの受け渡しや更新のタイミングに差が生じやすく、結果として「誰が最新情報を持っているのか分からない」「入力漏れや転記ミスが発生する」といった問題が起こりやすいです。

kintoneはこれらの課題を一つのプラットフォーム上で解決できる点が大きな特長です。リアルタイムでの情報共有や自動化機能、そして業務に合わせた柔軟な設計が可能であり、現場の運用実態に即した形での受注管理を実現できます。

ここからはkintoneがExcel管理で発生する課題をどのように解消できるのかを整理してご紹介します。

リアルタイム共有で属人化を解消

kintoneでは複数人での同時編集が可能です。これにより特定の担当者がデータを保持し続けるリスクを減らし、情報をオープンに共有できます。さらに閲覧・編集権限をユーザーごとに細かく設定できるため、部署や職種に応じて適切なアクセス制御が行えます。

また変更履歴の記録機能も標準で備わっており、誰がいつ、どの情報を修正したのかを簡単に追跡できます。これらの仕組みによって、属人化によるブラックボックス化を防ぎながら、組織全体で受注情報を一元的に管理できる環境が整います。

通知・集計・帳票も自動化できる

kintoneでは条件に応じた通知機能を活用することで、案件の進捗や承認依頼をリアルタイムで関係者に自動で知らせることが可能です。例えば受注ステータスが「承認待ち」に変わったタイミングで営業マネージャーに通知するなど、タスクの見落としや対応漏れを防げます。

またkintoneには標準で集計やグラフ表示機能が備わっていますが、高度な集計や複雑なクロス集計を行いたい場合にはプラグインを活用するのも有効です。プラグインを導入すれば複数アプリのデータをまたいだ集計や条件を組み合わせた柔軟な集計設定が可能になり、担当者別・商品別・期間別の売上分析なども簡単に実現できます。

経営判断に必要なデータを即座に可視化できるようになり、Excelによる二次加工の手間を省くことにもつながります。

現場の声を反映できる柔軟な設計

kintoneの最大の特長の一つがノーコードで簡単にアプリを編集できる柔軟性です。画面上のドラッグ＆ドロップ操作だけで項目を追加・削除できるため、現場の担当者自身が業務改善のアイデアをすぐにアプリに反映できます。

例えば「納品予定日を一覧で確認したい」といった要望があれば、新しいフィールドを追加し一覧表示に組み込むだけで対応可能です。ルール変更や業務内容の見直しにも柔軟に追従できるため、長期的に運用しやすい点も大きなメリットです。

業務特化SaaSには限界？将来的な拡張性がkintoneの強み

クラウド型の業務特化SaaS（販売管理・在庫管理など）は導入時点である程度完成された仕組みが整っており、導入直後の効果も見えやすいという利点があります。しかし実際に運用を開始すると「自社の業務フローに合わない」「項目や承認ルートを変更できない」「他の業務と連携しにくい」といった課題が徐々に浮き彫りになります。

こうした場面において、柔軟に業務アプリを構築・変更できるkintoneは大きな強みを発揮します。kintoneはテンプレートベースで使い始めることも可能ですが、現場の声に応じて自由にフィールドやプロセスを追加・削除できるため、時間の経過とともに変化する運用にも的確に対応できます。では具体的にどのような点でkintoneが業務特化したSaaS型サービスよりも優れているのかをここでは解説します。

受注管理から販売・在庫・請求まで横断管理

多くのSaaS系アプリは特定機能に特化しているため、受注・在庫・請求といった業務をまたいで一元管理するには複数のサービスを組み合わせる必要があり、結果として情報の断絶や管理工数の増加を招きがちです。

kintoneでは受注管理アプリを中心に、販売・在庫・請求・出荷といったアプリをKintone内で組み合わせて設計することで、業務の流れを1つのプラットフォーム上で完結できます。アプリ間のデータ連携もスムーズに行えるため、各工程の進捗がリアルタイムに可視化され、部門間の情報共有も効率化されます。

API・連携で“つながる業務”を実現

SaaS系アプリの多くはカスタマイズ性や外部連携に制限があるケースが少なくありません。たとえば、自社で使っている会計システムや物流ツールとの連携ができず、結局Excelでの補完作業が残ってしまうこともあります。

kintoneはAPIやJavaScriptカスタマイズ、外部サービスとの連携に対応しており、Webフォーム入力の自動登録や顧客への受注情報の公開といった運用も実現可能です。これにより、点在する業務をつながる仕組みへと転換できるのがkintoneの真の強みです。

kintoneで受注管理アプリを構築する手順

kintoneを受注管理に活用する際は単にアプリを作るだけでなく、自社業務に合わせた「情報の設計」と「段階的な構築プロセス」が重要です。

受注業務には顧客・商品・見積・納品・請求など複数のデータが関係するため、これらを整理・可視化し、必要に応じて自動化や連携も視野に入れることで現場が使いやすく、長期的にも運用しやすいアプリに仕上げることができます。

本章では3つのステップに分けて、アプリ構築の手順を詳しく解説します。

ステップ1：マスタデータの設計（顧客・商品などの基盤づくり）

受注管理のアプリを構築するうえで、最初に取り組むべきなのが「マスタデータの設計」です。kintoneに入力する情報は、受注内容だけでなく、顧客・商品・単価・数量・納期・取引条件など、多岐にわたるデータで構成されており、それらを正しく整理・構造化しておくことが、運用のしやすさに直結します。

このステップではまず現行のExcelや紙帳票をもとに受注業務で扱う情報を棚卸しを行い、アプリに取り込むべき項目を明確にします。次に顧客や商品などの共通情報をマスタアプリとして切り出し、入力ミスの防止とデータの整合性を保つ仕組みを構築します。最後に将来的な在庫や請求アプリとの連携も視野に入れ、全体のアプリ構成を見据えた設計を行うことの重要性を解説します。

まずは「受注業務で扱う情報」を整理する

はじめに現行のExcelファイルや業務フローを参考にしながら、受注管理に必要な情報を洗い出します。

顧客名、商品名、単価、数量、納期、担当者など、どの単位でどのようなデータが必要かを棚卸しし、アプリに反映すべき項目を明確にします。この整理作業を丁寧に行うことで、後のアプリ設計がスムーズになります。

顧客・商品マスタを設計し重複入力を防ぐ

情報を効率的に管理するには顧客マスタや商品マスタといった「共通情報」を独立したアプリとして切り分けて設計するのが効果的です。

例えば受注アプリから顧客マスタを参照する構成にすれば、顧客情報を一元管理でき案件ごとに何度も同じ情報を入力する必要がなくなります。データの重複を防ぎ、業務の正確性とスピードが向上します。

マスタ連携を前提に、他アプリとの接続構想を立てる

kintoneの強みを活かすには受注管理単体で完結させるのではなく、将来的な在庫管理・請求管理とのアプリ連携も見据えた設計を行うことが重要です。

例えば受注内容が自動で在庫アプリに反映される仕組みを構築すれば在庫確認の手間が減り、出荷作業までのリードタイムも短縮できます。こうした構想をあらかじめ設計に組み込むことで、業務全体の最適化を図れます。

ステップ2：テンプレートを選ぶ

マスタデータを設計できたら次はテンプレートを選びます。kintoneでははじめから受注管理や営業支援に使えるテンプレートが用意されており、それらを活用することでアプリ構築を大幅に効率化できます。ゼロから作るのではなく、自社業務に近いテンプレートをベースに調整していくことで、短時間で実務に即したアプリを整えることが可能です。

ここでは自社に合ったテンプレートをどのように選び、どう調整していくべきかを順を追って解説します。

マスタ設計をもとに、自社に近いテンプレートを選定

まずは公式のkintoneアプリストアから、自社業務に類似した受注管理テンプレートを探します。このとき前ステップで整理した顧客や商品といったマスタ構成や必要なフィールド（項目）がテンプレート内に含まれているかを基準に選ぶとスムーズです。

テンプレートを選ぶことで一覧やグラフ表示、通知設定などの初期設定があらかじめ整っており、構成理解も進みやすくなります。適したテンプレートがない場合は「はじめから作成する」を選択し、アプリを作成しましょう。

不要なフィールドを削除・追加し自社仕様に調整

選んだテンプレートはそのまま使うのではなく、自社の運用に合わせて調整する必要があります。例えば不要なフィールドを削除し、逆に「得意先コード」や「支払条件」など自社特有の情報項目を追加します。

また現場が扱いやすいようにプルダウンや日付フィールド、必須項目設定なども適切に組み込みます。これにより利用者の入力負担を減らしながら、必要な情報が確実に蓄積される設計に仕上げることができます。

ステップ3：アプリをカスタマイズし自動化を行う

テンプレートをもとに基本の構造ができあがったら、最後に業務に合わせた自動化やステータス管理の設定を行います。kintoneにはプログラミング不要で使えるプロセス管理や通知機能が充実しており、承認フローや進捗管理の属人化を防ぐ仕組みを構築できます。

現場の動きを止めずにスムーズに情報が流れるアプリに仕上げるための仕上げ工程であり、効率化に直結するため念入りに確認しておきましょう。

通知・集計・ステータス設定で業務を自動化

受注状況の変化や期限の接近に応じて関係者へ自動で通知を送る設定が可能です。例えば「納期が3日後の受注」に対して、担当者へリマインド通知を送ることもできます。

また売上金額や受注件数などを計算フィールドで自動計算させ、ダッシュボードにグラフとして表示することも可能です。こうした仕組みにより日々の確認作業や集計業務の負担を減らすことができます。

受注承認・ステータス管理を自動化する

例えば「営業→管理→経理」といった社内承認フローがある場合、kintoneのプロセス管理機能を使えば、受注内容に応じたステータスの遷移と承認の流れを定義できます。

ステータスが変わると次の担当者に通知が届くため、承認の抜けや遅延を防ぐことができます。さらに条件付きで承認を自動化する設定も可能で、一定金額未満の受注はプロセスをスキップさせるといった業務ルールの実装にも対応できます。

担当者変更や進捗をリアルタイムで共有

担当の引き継ぎや進捗変更が発生した際も、kintoneでは即座に情報を共有できます。コメント機能や変更履歴がアプリ内に残るため、「誰が・いつ・何をしたか」が明確に残り、コミュニケーションの食い違いを防げます。

特に複数部門が関わる受注処理では更新のたびに社内通知を自動で送ることで、進捗の見落としや対応の遅れを回避できます。

kintone受注管理と他業務との連携方法｜業務全体の効率化へ

ここまでは受注管理アプリの基本的な構築手順を解説してきました。しかし受注業務は単体で完結するものではなく、発注・在庫・請求・出荷などの周辺業務と密接に結びついています。こうした関連業務を部門ごとにバラバラに管理していると、情報の分断や確認漏れが発生しやすくなり、業務全体の非効率につながってしまいます。

この章ではkintoneを活用して受注管理アプリを他業務と連携させることで、どのように業務全体を一元化・自動化できるのかを解説します。

受注〜発注〜請求までを自動化する方法

kintoneでは複数のアプリを連携させることで、受注情報を起点に発注・在庫管理・請求書発行までの業務を自動化できます。

例えば受注アプリで登録された内容が条件に応じて発注アプリに自動転記されたり、在庫数をリアルタイムに更新したりといった設計が可能です。

アプリ連携による一元化（見積・請求・在庫・出荷）

受注管理に関連する各業務をアプリ単位で構築しそれぞれのアプリ同士をリレーション機能でつなげていきます。例えば「見積アプリ」→「受注アプリ」→「請求アプリ」→「出荷アプリ」といった流れを構築すれば、見積から請求書発行までのステータスを1つの画面上で把握できるようになります。

これにより進捗の見える化や作業の抜け漏れ防止につながり、各部門が常に最新の情報を共有しながら業務を進めることができます。

通知機能やリマインド活用で属人化を防ぐ

ステータスの変更や期限の接近など特定の条件が発生したタイミングで、該当の担当者に自動で通知を送る設定が可能です。例えば「納期が3日後の案件」「未処理の請求が存在する案件」などに対してリマインドを飛ばすことで、担当者の対応漏れや作業忘れを防げます。

また業務の進行に合わせて通知先を切り替えることで、承認や対応のフローをスムーズに流すこともできます。これにより情報の属人化や業務のボトルネックが生じにくい運用体制を整えることが可能です。

外部連携サービスの活用例

kintoneは単体でも多くの業務に対応できますが、外部ツールと組み合わせることでさらに実務に即した高度な業務効率化が実現できます。データ入力の自動化、帳票のスムーズな出力、顧客との情報共有といった処理も連携によって自動化することが可能です。

複雑なシステム構築をせずとも、プラグインや連携サービスを活用するだけで即戦力として機能するのも大きな魅力です。ここでは代表的な3つの外部サービス連携について紹介します。

FormBridge｜フォームからの受注入力を自動化

FormBridgeはWebフォームから入力された情報をkintoneへ自動で登録できるサービスです。営業担当が得た受注内容やお客様が入力した注文データをそのままkintoneアプリに取り込めるため、手作業による転記が不要になります。

これによりヒューマンエラーの防止につながるほか、入力作業そのものにかかる時間も短縮可能です。業務の正確性とスピードの両方を向上させることができ、現場の負担軽減にもつながるでしょう。

参考：FormBridge

kViewer｜顧客向けの情報公開・共有

kViewerはkintoneに蓄積された情報の一部を、閲覧専用のWebポータルとして公開できるサービスです。例えば取引先が自社の受注・納品・請求のステータスを自分で確認できるようになり、問い合わせ対応の手間を削減できます。

情報の透明性が向上し、取引先との信頼関係構築にもつながります。

参考：kViewer

PrintCreator｜帳票（請求書・納品書）自動生成

PrintCreatorはkintoneのデータをもとに帳票を自動で生成できるサービスです。見積書・請求書・納品書などをフォーマットに沿ってワンクリックでPDF出力でき、メール送付や印刷にも対応します。

テンプレート設定も柔軟に行えるため、自社の書式に合わせた帳票発行が可能になります。紙の帳票作成や転記作業からの脱却に大きく寄与するツールです。

参考：PrintCreator

業種・職種別に見るkintone受注管理の活用シーン

kintoneはノーコードで柔軟に業務アプリを設計できるため、業種や職種ごとの業務特性に合わせて自由にカスタマイズできます。受注管理を起点に営業、製造、在庫管理、経理などさまざまな立場のユーザーが共通の情報基盤を活用することで、部門間の連携が深まり、業務全体の効率化が期待できます。

この章ではkintoneによる受注管理が実際にどのような場面で活用されているかを業種別・職種別の具体的なシナリオで紹介します。

営業部門での活用：見積〜受注〜請求まで一気通貫

営業部門ではkintoneを活用することで案件ごとの進捗や売上見込みをリアルタイムに把握できます。見積提出から受注、請求までの情報を1つのアプリで一元管理することで、案件ごとの対応状況を明確に可視化できるようになります。

顧客別・案件別の進捗や金額を自動集計することで報告資料の作成もスムーズになり、管理業務の工数を削減できます。

また受注ステータスが変化したタイミングで営業担当・事務・経理など関係部署へ自動通知を送る仕組みを整えることで、社内連携の抜け漏れを防止し、処理スピードの向上にもつながります。

製造業での活用：受注から生産・出荷までを連携

製造業では「受注情報をもとに生産指示を出す」業務フローが中心です。kintoneを活用すれば受注内容に紐づく形で生産計画を立てることができ、在庫数や納期の状況をリアルタイムで共有することが可能になります。

生産管理や購買部門と連携しながら材料手配・製造・出荷までを一貫して管理できるため、リードタイムの短縮や納期遅延の防止に貢献します。外部ツールとの連携により出荷予定表や作業指示書の自動生成なども実現でき、業務の標準化と精度向上に役立ちます。

小売・卸売業での活用：在庫連携による自動発注

小売・卸売業では受注と在庫が密接に関係しており、在庫変動に応じたタイムリーな発注が重要です。kintoneではカスタマイズかプラグインを利用することで受注登録と同時に在庫数を自動更新するアプリ構成が可能で、一定の在庫閾値を下回った際に発注アラートを出す仕組みも構築できます。

これにより発注漏れによる販売機会の損失や、過剰在庫によるコストの増加を防ぐことができます。さらに発注履歴や納品予定もkintone上で一元管理できるため、在庫回転率や取引先ごとの対応状況を把握しやすくなります。

kintone受注管理の導入で得られる成果と失敗を防ぐポイント

kintoneを活用した受注管理は業務効率の向上や情報共有のスピード改善など、定量・定性の両面で多くの効果をもたらします。一方で導入にあたって適切な設計や運用ルールが整っていないと、現場に定着せず形骸化してしまうリスクもあります。

この章では実際に得られる成果とよくある失敗例、さらに導入を成功させるためのポイントを紹介します。

kintone導入による定量的な効果

受注管理にkintoneを導入することで作業時間や転記ミスの大幅削減、対応スピードの向上といった成果が得られます。

またリアルタイムでの情報共有が可能になることで、問い合わせ対応や承認作業の迅速化も実現でき、対応の精度とスピードが同時に向上します。

作業時間・転記ミス・問い合わせ対応を大幅削減

Excelでの転記作業や情報の手動共有をkintoneに置き換えることでデータ入力の重複がなくなり、ヒューマンエラーの発生率が低下します。

業務に必要な情報を各担当者が自分でリアルタイムに確認できるようになるため、確認作業や問い合わせ対応に費やしていた時間も短縮され全体の作業効率が改善されます。

情報共有のスピード向上による意思決定力アップ

kintoneでは受注・納品・請求などの情報を一元的に管理できるため、状況の可視化が容易になります。

これにより営業活動や業務進捗の全体像を関係者全員が把握できるようになり、経営層や管理者による判断のスピードも向上します。例えば受注の集中や売上の傾向がリアルタイムに可視化されることで、早期の意思決定と対策立案が可能になります。

kintoneが向かないケース・よくある失敗

どんなに優れたツールでも導入の仕方や運用の設計によっては失敗につながるケースがあります。

kintoneも現場の実態と乖離した設計や、運用ルールの不備によって効果を発揮できないことがあります。ここではkintoneの導入が推奨できないケースとよくある失敗例を見ていきましょう。

現場が使いこなせない設計をしてしまう

アプリの構成が複雑すぎたり実際の業務フローと合っていない項目設計をしてしまうと、利用者が使いこなせず形骸化してしまいます。特にITリテラシーに差がある現場では「入力項目が多い」「どのフィールドに何を入れるか分かりにくい」だけで利用が止まることもあります。

そのため「必須項目を最小限に絞る」「現場で使われている用語にUIを合わせる」など、ユーザー目線のUI設計が必要です。利用者のITリテラシーや業務スキルのレベルも把握したうえで、誰にとっても扱いやすい設計を意識することが定着と活用の鍵となります。

運用ルールが整っておらず形骸化する

完成度の高いアプリを構築しても運用ルールが曖昧なままでは現場に定着せず、やがて形骸化してしまう恐れがあります。

例えば「どのタイミングで情報を更新するか」「ステータスは誰が変更するのか」といった基本的なルールを明文化し、全員が共通認識を持って運用できるように徹底することが重要です。

導入を成功させる3つのポイント

kintone導入を成功に導くにはシステム設計だけでなく、導入プロセスと現場への浸透も含めた工夫が求められます。

ただツールを導入するだけでは現場で活用されずに終わってしまうケースも少なくありません。導入効果を最大化するには現場に寄り添った運用設計と、継続的に使い続けられる仕組みづくりが欠かせません。

ここでは特に効果的な3つの実践ポイントを紹介します。

小さく始めて改善しながら拡張する

初めから全部門における最適な環境構築を目指すのではなく、まずは1部門・1業務から導入を始め、実運用を通じて課題を洗い出しながらアプリを改善していく「スモールスタート」が有効です。

これにより現場の負担を抑えつつ、導入効果を実感しやすくなるでしょう。

現場ヒアリングをもとに設計を調整

現場の業務フローや課題感を正しく把握することで、使いやすく無理のないアプリ設計が実現できます。

実際の業務でどの情報をどう使っているのかをヒアリングし、必要な項目や機能だけに絞り込んだシンプルな設計にすることが重要です。

連携ツールを組み合わせて無理なく自動化

kintone単体でも多くの業務を効率化できますが、外部サービスやプラグインを活用することでさらに利便性を高めることができます。

例えばPrintCreatorで帳票出力を自動化したりFormBridgeで受注入力の手間を省くなど、実務に合わせた自動化の選択が可能です。

まとめ

kintoneによる受注管理はExcelや紙での煩雑な運用から脱却し、業務の効率化と拡張性の両立を実現できる手段です。

ノーコードで柔軟にアプリを構築できるため現場主導で改善を進められる点も大きな魅力です。受注業務の基本設計からアプリのカスタマイズ、他業務との連携、外部サービスとの統合まで、目的と段階に応じて最適な活用が可能です。

ただし導入を成功させるには現場の声を反映した設計と明確な運用ルールが欠かせません。小さく始めて改善を重ねながら拡張していくことで、kintoneは長く使える業務基盤へと改善されていきます。

受注管理の見直しを検討している企業にとって、kintoneは大きな変革の第一歩となるはずです。

弊社ではkintoneの初期導入支援からシステムの構築、外部システム連携、kintoneを強化するためのプラグインや機能拡張ソリューションを提供しています。

フィールドの表示・編集権限を適切に設定したい、APIとプラグインのどちらを使うべきかの相談をしたい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。