この記事でわかること

• 働き方改革とオフィス改革の関係性
• 目的別オフィス施策の具体例
• 改革前に把握すべき現状課題の整理手法
• 計画から実施・運用までの進め方と効果測定
• ありがちな失敗と対策
• 導入事例から学べる実践知

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

「社員が働きやすい環境を整備しモチベーションを向上させたいが、どこから進めるべきかわからない」「オフィスのリニューアルはそこまで重要なのか」などの悩みはありませんか？

 働き方改革は制度の導入だけでなく、実際の業務環境、つまりオフィスそのものの変革が不可欠です。レイアウトや設備の工夫、集中スペースやフリーアドレスといった物理的環境の改善は生産性やモチベーションに直結するため、各企業や自治体で注目されています。

 本記事では働き方改革の一環としてオフィス改革に取り組む企業・自治体担当者に向けて、改革の意義や空間改善の具体例、成功事例、導入のステップまでを解説します。

記事を読み進めることで、自社に合った改革の方向性や今すぐ取り入れられる改善ヒントが得られる構成となっています。

 まずはオフィスDXについて詳しく知りたいという方はこちらをご覧ください。

オフィスDXとは？事例やおすすめのツール、中小企業でも始められるDX化のステップなどをご紹介

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働き方改革とオフィス改革の関係とは？

働き方改革が求められる現代において、単に制度や時間管理を見直すだけでは真の改革にはつながりません。近年では社員の生産性や創造性を高めるためにはオフィスのあり方を見直すことが不可欠だとされています。

 本章では働き方改革とオフィス改革の基本的な概念を整理し、両者が密接に結びついている理由を紐解きます。

働き方改革とは何か

働き方改革とは長時間労働の是正、多様な人材の活躍促進、生産性の向上などを通じてより柔軟で持続可能な働き方を実現するための一連の取り組みです。

 特に近年はテレワークや副業解禁などの時間や場所にとらわれない柔軟な働き方が注目されており、単なる制度改定にとどまらず組織全体の構造的な見直しが求められています。

オフィス改革とは何か

オフィス改革とは従来の画一的な執務空間を見直し、業務内容や従業員の多様なニーズに対応できる柔軟なオフィス環境を構築する取り組みです。

 例えば社員が固定席を持たず自由に席を選んで働ける「フリーアドレス」や、従業員の心身の健康と快適さを支える「ウェルビーイング設備」の導入、無人受付システムの導入、集中ブースの設置などが代表的な施策として挙げられます。

近年ではABWという「仕事の内容に応じて働く場所を選ぶ」という考え方も広がりを見せており、オフィスの設計そのものが業務効率や心理的安全性に与える影響が注目されています。このようにオフィス改革は単なる空間の模様替えではなく、働き方そのものを変えるための戦略的手段として活用されるべきものです。

なぜオフィス改革が働き方改革の鍵になるのか

働き方改革を推進する上で、オフィス環境の見直しが極めて重要な役割を果たします。その理由の一つは空間が従業員の行動に大きな影響を与えるという点にあります。

 例えば部署をまたいだコミュニケーションを促すためにオープンスペースを設けたり、業務に集中しやすい環境を整えるために個別の集中ブースを配置したりといった空間設計の工夫によって、従業員の行動パターンや働き方そのものが変化します。

 またオフィス空間の改革の効果を最大限にするには、制度や運用ルールの見直しも欠かせません。たとえテレワーク制度やフレックスタイム制を導入しても、社内のICTインフラや会議室の運用ルールが整備されていなければ、業務効率が低下するおそれがあります。

 働き方改革を制度面だけで終わらせず、空間と制度の両面が連動させることではじめて、改革の効果を最大限に引き出すことができるのです。

オフィス改革の目的別施策集｜課題に応じた改善策を紹介

オフィス改革を成功させるためには漠然と空間を整えるのではなく、自社や組織の抱える課題に応じた「目的別」の施策を選定する視点が重要です。業務の性質や従業員の働き方は企業によって異なり、単一の施策では十分な効果が得られないケースもあります。

 本章ではよく見られる課題とそれに対応する具体的な改善施策をテーマごとに紹介します。

来客対応の手間を削減するために｜無人受付システムの導入で業務効率化

オフィスの受付業務は来訪者への対応や入退室管理などの業務負担が集中しやすい領域です。無人受付システムを導入することでこれらの業務を自動化・省人化し、総務部門のリソースを本来の業務に集中させることが可能になります。

 実際に導入した企業では、従業員が来訪予定を事前登録することで訪問者が受付端末に入力するだけで担当者へ通知が届く仕組みを構築しています。これにより受付業務にかかる時間を大幅に短縮できるほか、人的ミスやセキュリティリスクも軽減されます。

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集中力を高めるために｜集中ブースや個室スペースの導入

業務の性質によっては周囲の雑音や視線が集中力を阻害する要因になることがあります。そのため、オフィス内に集中ブースや防音性の高い個室スペースを設けることは社員の生産性向上に直結します。

 例えば企画書の作成や顧客対応の電話業務など、集中が求められるタスクを担う従業員にとっては静かな環境が仕事の質に大きく影響します。集中できる空間を明確に設けることでタスクの切り替えがしやすくなり、ストレス軽減にもつながります。

チームの連携を促進するために｜ラウンジやオープンスペースを活用

プロジェクトの推進やアイデア創出には部門を越えた活発なコミュニケーションが不可欠です。ラウンジやオープンスペースを整備することで偶発的な会話や情報共有の機会が自然に生まれ、チームの連携強化が期待できます。

 このようなスペースはリラックスしながら話ができる設計にすることで、社員同士の心理的距離が縮まりやすく、結果としてスムーズな意思疎通や協力体制が構築されます。

柔軟な働き方に対応するために｜フリーアドレスとABWの導入

テレワークや時差出勤など柔軟な働き方が浸透するなかで、従来の「固定席」によるデスク運用ではスペースが非効率になりがちです。そこで注目されているのがフリーアドレスとABWの導入です。

 フリーアドレスでは従業員が日ごとに席を選んで働くことでオフィスの稼働率を最適化できるほか、部署間の偶発的な交流を生み出す効果もあります。一方ABWは業務の内容や目的に応じて働く場所を自分で選ぶ働き方で、集中作業エリア・協働エリア・リフレッシュスペースなどを目的別に設けることで多様な働き方を支援します。

心身の健康を支えるために｜ウェルビーイング設備を整備

近年企業の人的資本経営や健康経営の一環として、「ウェルビーイング」の考え方が重視されるようになってきました。働く人の身体的・精神的健康を支えるオフィスづくりは、従業員満足度や組織の持続可能性に直結する重要な要素です。

 例えば自然光を取り入れたレイアウト設計や空調・照明の最適化、軽い運動ができるスペースやリラックスエリアの設置といった工夫が挙げられます。またスタンディングデスクやリフレッシュできるカフェスペースを設けることで、長時間座りっぱなしになるリスクや心理的な疲労感を軽減することも可能です。

業務効率とコストを最適化するために｜ペーパーレス化や省スペース化を推進

生産性向上を目指す上で、業務の効率化と固定費の見直しは避けて通れないテーマです。中でもペーパーレス化と省スペース化は多くの企業が取り組むべき施策として注目されています。

 ペーパーレス化を進めることで書類の保管スペースや印刷コストを削減できるだけでなく、情報共有のスピードも向上します。また紙書類に依存しない業務プロセスを整備することでテレワークとの相性も良くなり、働く場所にとらわれない環境づくりにも貢献します。

 一方で物理的なスペースに関しては利用頻度が低い設備やスペースを見直し、コンパクトなオフィス設計に転換することで、コスト削減だけでなくレイアウトの自由度も高まります。

働き方改革のためのオフィス改善前に把握すべき現状課題

効果的なオフィス改革を実施するためには、施策に着手する前段階で現状の課題を正しく把握しておくことが欠かせません。従業員の感じている不満や今のオフィスが抱える非効率の要因を見落としたまま施策を進めてしまうと、改革が形骸化する恐れがあります。

 本章ではオフィス改善の出発点として押さえておきたい4つの分析視点を紹介します。

ヒアリングやアンケートを実施し従業員の不満やニーズを把握する

オフィス改善の第一歩は、実際にその場で働く従業員の声を集めることです。ヒアリングやアンケートを通じて「どこに不便さを感じているか」「どんな働き方をしたいか」といった現場の意見を収集することは課題の本質を探るうえで非常に有効です。

 例えば「会議室がいつも埋まっていて使えない」「雑音が多く集中できない」といった声は、実際の利用者でなければ気づけないリアルな課題です。加えて年代や職種によって不満の内容が異なる場合もあるため、属性ごとの傾向を分析することも重要です。

現オフィスの利用状況を見える化する

感覚や印象だけに頼らず、客観的なデータで現オフィスの使われ方を把握することも重要です。センサーや入退室記録、会議室の予約システムなどを活用し、実際にどのスペースがどれだけ使われているかを可視化することで無駄や偏りを明らかにできます。

 例えば「執務席の半分が常に空いている」「会議室は予約だけされて実際には使われていない」といった事実があれば、それだけで改善の余地があることが分かります。これらの情報は席数や面積の最適化、働く目的に合わせたスペース割りの見直しなどより効果的な改革の設計につながります。

業務フローと空間のミスマッチを洗い出す

オフィスは空間設計と業務フローの整合性が取れていなければ、非効率やストレスの原因になります。例えば頻繁に会話が必要なチームがフロアの端に配置されている場合や書類保管スペースが作業動線から離れている場合など、配置や動線のミスマッチはよくある課題です。

 こうした問題を解消するには日常業務の流れを細かく分析し、それに最も適した空間構成を検討する必要があります。

部門別・職種別の働き方の違いを分析する

オフィスは全社員にとっての共通空間ですが、実際の働き方や空間ニーズは部門ごとに大きく異なります。例えば営業部門は外出が多く固定席が不要な一方で、バックオフィス部門は終日デスクワークで座席の安定性が求められるといった違いがあります。

 また開発部門では集中を重視する環境が必要とされる一方、企画部門ではディスカッションやアイデア出しのしやすさが重視されることもあります。このように職種や部門によって理想の空間は変わるため、全社一律の施策では限界があります。

オフィス改革の計画から実施までの流れと効果測定方法

オフィス改革を成功させるには課題把握の後に「どう進めるか」の段取りが極めて重要です。コンセプトの明確化から空間設計、設備の選定、社内への浸透活動、さらには導入後の効果測定まで、段階的な実施プロセスと振り返りの仕組みを整えることが求められます。

 この章ではオフィス改革を段階的に進めるためのステップと、効果を可視化する評価指標について詳しく解説します。

オフィス改革のステップガイド｜計画から実施までの流れ

オフィス改革を成功に導くためには行き当たりばったりではなく、段階を踏んだ計画的なアプローチが不可欠です。ここでは目的設定から空間設計、設備選定、運用ルールの整備まで、実施までの一連の流れをわかりやすく解説します。

目的・コンセプトの明確化と合意形成

改革の出発点として最も大切なのは、なぜオフィスを変えるのかという「目的」を明確にすることです。例えば「業務効率を上げたい」「人材の定着率を高めたい」「イノベーションを促進したい」といった狙いを経営層と現場が共通認識として持つことが重要です。

 この段階で合意が不十分だと後の設計や導入フェーズで方向性がぶれてしまい、成果があいまいになるリスクがあります。トップダウン・ボトムアップの両面から納得感のある改革目的を整理し、社内の支持を得る体制を構築しましょう。

空間とレイアウト設計

目的が定まったらそれに基づいて空間のゾーニングやレイアウトを設計します。ABWに対応したエリアの配置、集中・協働・リラックスといった目的別スペースのバランス、視線や動線の設計など、空間構成には多くの要素が関わっています。

 内装設計の専門家やファシリティマネージャーと連携し、利用者の動きや心理に配慮した設計を行うと良いでしょう。また従業員からのフィードバックを取り入れて、使いやすさと業務特性の両面を満たすデザインに仕上げることが理想です。

内装・設備・ICTの選定と発注

空間設計が固まったら、それを実現するための什器、ICTツール、設備を選定します。例えば無人受付システムや会議予約管理ツール、スタンディングデスク、遮音ブースなど、目的に応じて最適な機器を選ぶ必要があります。

 ここではコストや納期だけでなく、拡張性・メンテナンス性・従業員の使いやすさなども考慮すべきです。

運用ルールの策定と社内浸透活動

設備や空間を整えるだけでは、オフィス改革は機能しません。新しい仕組みやスペースを従業員が正しく活用できるようにするためには、運用ルールの明文化と社内浸透のための施策が不可欠です。

 例えばフリーアドレスを導入する場合、座席予約や私物管理のルール、清掃のタイミングなどを明確にし、ポスターや社内ポータルなどで周知する必要があります。また使い方のガイドブックやトライアル期間を設けることで自然な定着を促す工夫も有効です。

オフィス改革の効果測定方法｜定量・定性で見える成果の出し方

改革は実施して終わりではなく、効果を可視化し改善につなげる「測定」があってこそ意味を持ちます。ここではオフィス改革によってどのような成果が生まれたのかを定量・定性の両面から評価する方法を紹介します。

オフィス稼働率や会議室使用率などの定量指標

オフィス改革の効果を測るうえでは、客観的な数値をもとに現状を評価することが基本です。代表的な定量指標には座席の稼働率、会議室の利用率、予約キャンセル率などがあり、センサーや入退室管理システムからデータを取得できます。

 これらを定期的にモニタリングすることで、空間が実際に有効活用されているか、改善の余地があるかを可視化できます。特にフリーアドレスやABWを導入した場合は稼働率データの把握が運用改善に直結します。

従業員満足度や働きやすさの変化を捉える定性評価

数値では測れない「職場の快適さ」や「働きやすさ」といった感覚的な側面については、定性的な指標が必要です。従業員アンケートやインタビューを通じて、改革後のオフィスに対する印象、業務のしやすさ、コミュニケーションの質などを継続的に評価します。

 また離職率の変化や採用面接での評価コメントなども定性効果を判断する材料となります。定量データだけに依存せず「感覚」や「空気感」も丁寧に拾うことで、改革の総合的な成果を見極めることができます。

定期的なフィードバックと改善サイクルの構築

導入後の評価は一度きりではなく継続的に行うべきです。定量・定性の両面から収集したデータをもとに運用ルールや空間の使い方を見直し、改善を繰り返す「PDCAサイクル」を回すことが成功の鍵となります。

 定期的なアンケートや稼働率分析を社内報告の場で共有し、課題があれば迅速に改善案を提示することで従業員の納得感や参加意識も高まります。

オフィス改革でありがちな失敗と対策集｜制度だけ・空間だけ改革の落とし穴

オフィス改革には多くのメリットがある一方で進め方を誤ると期待した効果が得られず、「かえって混乱を招いた」という失敗事例も少なくありません。特に注意すべきは制度や空間のどちらか一方に偏った改革や従業員の声を無視した進め方です。

 この章ではよくある失敗パターンとそれを回避するための実践的な対策を紹介します。

設備導入だけで終わってしまう「形だけ改革」

新しい設備を導入しただけで満足してしまい、運用が伴っていないケースは非常に多く見られます。例えばフリーアドレス用の可動式デスクや集中ブースを導入したものの、誰がどう使うのかが明確でないまま放置され、結局は以前の使い方に戻ってしまうといった状況です。

 このような形だけの改革を防ぐには設備の設置と同時に明確な活用ルールと目的を設定し、それを利用者に丁寧に説明することが必要です。

利用ルールが曖昧で混乱を招くケース

せっかく新しい仕組みや空間を取り入れても「どこまでOKなのか」「どう使えばいいのか」が明確でなければ、現場では混乱が起きやすくなります。特にフリーアドレスや予約制会議室などは運用ルールが曖昧だとトラブルの原因になります。

 対策としては具体的な運用ガイドラインを文書化し、社内ポータルや掲示物などを通じて周知を徹底することが重要です。またルールを押しつけるだけでなく使い方に関する「よくある質問」やモデルケースを共有することで、従業員が自発的にルールを理解・遵守しやすい環境をつくることができます。

従業員を巻き込まないままのトップダウン型改革

オフィス改革を経営層主導で一気に進めることはスピードの面では有効に見える一方で、現場の意見や実態を無視した改革になってしまうと反発や形骸化を招くリスクが高まります。

 実際に使う従業員の声を取り入れずに進めると「自分たちの働き方に合っていない」「余計に不便になった」といった不満が生まれやすくなります。これを防ぐには企画段階から現場の代表を巻き込むワークショップを開催したり、試験導入のフィードバックを設計に反映させたりするプロセスが有効です。

効果測定をしないまま満足してしまうリスク

改革を実施したことに満足してしまい、その後の成果を測定しないまま放置されるケースも少なくありません。これでは改革が本当に効果を上げているのか判断できず必要な改善も見逃されてしまいます。

 この失敗を避けるにはあらかじめKPIを設定し改革前後でデータを比較できる仕組みを整えておくことが重要です。また定期的なアンケートや利用状況の可視化を通じて小さな改善を積み重ねる姿勢が長期的な成功につながります。

受付・来訪対応も含めた自治体・企業のオフィス改革事例

実際にオフィス改革に取り組んだ自治体や企業の事例は、自社での改善を検討するうえで非常に参考になります。本章では受付対応の効率化や空間の柔軟性向上に成功した3つの取り組みを紹介します。

 各組織が直面した課題とそれに対する具体的な施策、得られた効果を知ることで、自社の改革に活かせるヒントが見つかるはずです。

カゴメ株式会社｜受付業務の効率化で人手不足に対応

「トマトの会社から、野菜の会社へ」を掲げ、食を通じた社会課題の解決に取り組むカゴメ株式会社では総務部門の働き方改革と受付業務の効率化を目的に、無人受付システム「Smart at reception」を導入しました。

 PBXのクラウド化に伴い従来の電話連携型システムでは対応できなくなったことを契機に、携帯電話対応・設置の容易さ・クラウド管理といった要件を満たすサービスとして採用されました。東京・名古屋の両拠点に設置し、社員宛の呼び出しや総務部のガラホ連携など、実運用に即した柔軟な設計で活用されています。

 従来は出社や複雑なネットワーク設定を要していた受付システムの管理が遠隔で完結するようになり、設定変更の手間や障害対応の負担も大幅に軽減しました。シンプルな構成で運用できる点も現場にとって大きなメリットとなっています。

カゴメ株式会社

導入事例

千葉市｜ABWと空間ゾーニングで柔軟な働き方を実現

千葉市新庁舎は、ABWの考えを取り入れ、生産性の向上を目指したオフィス改革を実施しました。執務空間としてチーム席の他、集中可能な窓側エリアや交流を促すマグネットスペース、リフレッシュエリアなど多様な場所を提供しています。

また、クリアデスクとパーソナルロッカーの導入でペーパーレスな働き方を推進し、モニター常備の会議室や複合機のセキュアプリント活用と合わせ、業務効率の向上やコスト削減に貢献しています

 出典：https://www.city.chiba.jp/jinji/boshu/documents/zaisei.pdf

東京都庁｜フリーアドレス化とペーパーレス推進による業務効率向上

東京都庁では、生産性向上と新しい働き方を実現するため、未来型オフィス実現プロジェクトを推進しました。デスク、固定電話、紙などに制限された従来の働き方を抜本的に見直し、柔軟で自由に働けるオフィスを構築し、クラウド（SaaS）等を徹底的に使用できるデジタル環境整備を進めました。

都政の構造改革を先導するため、第一本庁舎24階にプロトタイプを整備し、フリーアドレス導入や柔軟な机の配置などを検証することで、活発なコミュニケーションを促し、縦割りの壁を越えた新たなイノベーション創出。

事業所レベルでは、デジタルツールの導入による都民サービスの向上と職員の生産性向上も図られています。

 出典：https://shintosei.metro.tokyo.lg.jp/core-project/core-project-01/

まとめ

働き方改革の推進においてオフィスの在り方を見直すことはもはや選択肢ではなく、不可欠な戦略要素といえます。

 制度だけあるいは空間だけを整えても、働き方の本質的な改善にはつながりません。だからこそ従業員の声を起点に現状を正確に把握し、課題に応じた施策を選定しながら計画的に改革を進める必要があります。

 本記事で紹介したように無人受付やフリーアドレス、集中ブース、ウェルビーイング設備といった施策は、いずれも目的に応じた選べる改善案です。そして成功するオフィス改革の共通点は従業員を巻き込んだ設計と継続的な改善プロセスにあります。

 弊社では会社向けの受付システム「Smart at reception」を提供しています。

働き方改革を始めたいが何から手をつければいいのかわからないなどのお悩みがありましたら、お気軽に資料請求やお問合せください。

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