• kintoneメール共有オプションとSmart at AIとは？
• 導入メリット
• 活用シーン別の使い方
• 設定・運用のポイント

執筆者

M-SOLUTIONSメディア編集部

メールでの問い合わせ対応に苦労していませんか？

カスタマーサポートや営業、総務など、メール対応が日常業務の中心となっている部署では、多くの課題を抱えています。例えば、1通あたり10〜15分かかるとすると、1日20通の対応だけで4〜5時間を費やしてしまいます。

また、ベテランと新人では対応品質に差が出やすく、「以前、似たような問い合わせがあったはず…」と過去の履歴を探し回ることも少なくありません。せっかく蓄積されたナレッジが、うまく活用できていないのです。

こうした課題を解決するためにAI活用を検討する企業も増えていますが、「セキュリティが心配」という声をよく耳にします。顧客情報や機密情報を扱うメール業務では、当然の懸念です。

そこで注目したいのが、kintoneメール共有オプション × Smart at AI の組み合わせです。この連携により、セキュアな環境を維持しながらメール返信文を自動生成でき、業務効率を大幅に向上させることができます。プログラミング知識は不要で、設定後はボタンひとつでAIが最適な返信文を提案してくれます。

この記事では、この連携ソリューションの具体的な導入方法とメリットについて詳しくご紹介します。

kintoneメール共有オプションとSmart at AIとは？

kintoneメール共有オプション

kintoneメール共有オプションは、複数のメンバーでメールを共有・管理できる機能です。チーム全体で同じメールボックスを共有することで、誰がどのメールに対応しているかが一目でわかります。「未対応」「対応中」「完了」などのステータス管理で対応漏れを防ぎ、受信メールはkintoneアプリに自動登録されるため、顧客情報や過去の対応履歴と紐づけて効率的に管理できます。

従来の個人メールボックスでは、「あのメール、誰が対応したっけ？」「まだ返信していないメールはないか？」といった確認作業が必要でした。メール共有オプションを導入すれば、チーム全体のメール対応状況が見える化され、コミュニケーションの効率が大幅に向上します。

Smart at AI for kintone Powered by GPT

Smart at AI for kintone Powered by GPT（以下、Smart at AI）は、kintone内で直接生成AIを活用できる連携サービスです。プラグインを設定するだけでkintoneと生成AIが連携でき、ボタン一つでAIを呼び出せるため、AI操作に不慣れな方でも手軽に導入できます。

各アプリであらかじめAI設定を行っておけば、都度プロンプトを入力する手間がかかりません。すべての処理がkintone内で完結するため、外部ツールに切り替えることなく、業務フローにAIをスムーズに組み込めます。

2つを組み合わせると何ができる？

kintoneのメール共有オプションで受信したメールに対し、Smart at AIが自動で返信文を生成します。kintoneに蓄積された過去の対応履歴やナレッジを参照し、最適な返信文を提案します。

具体的な流れは、メール受信後に内容がkintoneへ自動登録され、その情報をもとにSmart at AIが返信文を生成します。担当者は自動生成された内容を確認・修正して送信するだけです。この仕組みにより、メール対応の時間を大幅に削減しつつ、高品質な返信を維持できます。

導入メリット

kintoneメール共有オプションとSmart at AIを組み合わせることで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。3つの視点から解説します。

返信文作成時間を大幅削減

従来は、1通のメール返信に文章の作成、過去対応の確認、上司への相談などで時間がかかっていました。Smart at AIを導入すれば、AIが数秒で返信文の下書きを生成します。

担当者は内容を確認し、微調整するだけで済むため、1通あたりの対応時間は3〜5分に短縮され、約70%の時間削減が可能です。削減できた時間は、複雑な問い合わせへの対応や、重要な業務に充てられます。

対応品質の均一化

経験の浅い担当者にとって、「どう返信すればよいか分からない」という不安は大きなストレスです。Smart at AIは、kintoneに蓄積された優良な過去事例を参照し、それをもとに返信文を生成します。

適切な敬語や文章構成、状況に応じたトーンの使い分け、必要な情報を漏れなく盛り込んだ内容により、新人でもベテラン並みの品質で返信が可能になります。これにより教育コストが削減され、担当者が変わっても対応品質を維持できるため、顧客満足度の向上にもつながります。

過去のナレッジを最大限に活用

Smart at AIの強みは、単にAIが文章を生成するだけでなく、kintoneに蓄積された過去のデータを検索・参照しながら回答を生成できる点にあります。RAG（検索拡張生成）機能により、最大2,000レコードまで参照可能です。

過去の類似対応、特定の商品やサービスに関するFAQ、トラブル事例とその解決策、顧客ごとの対応履歴や特記事項など、従来は「あの時どう対応したか」を探すのにかかっていた時間が不要になります。AIが自動で関連情報を見つけ出し、最適な返信文を提案します。

さらに、使えば使うほどkintone内のデータが蓄積され、AIの生成精度も向上します。まさに、組織のナレッジが活きる仕組みです。

活用シーン別の使い方

kintoneのメール共有オプションとSmart at AIの組み合わせは、さまざまな部署や業務で活用できます。ここでは、代表的な3つのシーンでの具体的な活用方法を紹介します。

カスタマーサポート

毎日大量の問い合わせメールが届き、同じような質問への対応に時間を取られるのは、カスタマーサポート部門でよくある課題です。「パスワードを忘れた」「使い方がわからない」といったFAQ的な問い合わせに対して、Smart at AIは過去の回答テンプレートをRAG機能で参照し、最適な返信文を生成します。担当者は内容を確認して送信するだけで対応が完了します。

たとえば「商品Aの使い方がわからない」という問い合わせがあった場合、AIは過去の事例から手順を抽出し、「お問い合わせいただき、ありがとうございます。商品Aの使い方についてご案内いたします…」といった丁寧な返信文を生成します。この仕組みにより、定型的な問い合わせ対応にかかる時間を削減でき、担当者は複雑な問い合わせに集中できます。回答の品質も統一され、顧客満足度の向上につながります。

営業部門

見積依頼や商品に関する問い合わせが多く、一つ一つ丁寧に対応していると営業活動の時間が削られてしまうのは、営業部門でよくある課題です。

Smart at AIは、顧客情報や過去の取引履歴をkintoneから参照し、商品情報・価格・納期などを盛り込んだ返信文を自動生成します。担当者は数字や条件を確認・調整して送信するだけで対応が完了します。

たとえば「御社の商品B、100個の見積をお願いします」という問い合わせには、過去の取引情報から最適な条件を提案し、「いつもお世話になっております。商品Bのお見積についてご連絡いたします。数量100個、単価○○円…」といった具体的な見積回答を生成します。

見積対応のスピードが向上することで商談機会を逃さず、過去の取引条件を参照することで適切な価格設定も可能になります。営業担当者は顧客訪問など、本来の営業活動により多くの時間を使えるようになります。

総務・人事部門

社内からの問い合わせ、例えば経費精算や休暇申請、各種手続きに関する質問が多く、同じ説明を何度も繰り返すのは、総務・人事部門でよくある課題です。

Smart at AIは、社内規程や過去の回答事例を参照して返信文を生成し、複雑な手続きを分かりやすく説明します。これにより、担当者の負担を軽減しながら、社員の疑問を迅速に解決できます。

たとえば「有給休暇の申請方法を教えてください」という問い合わせには、社内規程や手順書をもとに、「kintoneの休暇申請アプリにアクセスし、新規申請ボタンをクリック…」といった具体的な手順を自動生成します。

この仕組みにより、社内問い合わせ対応時間を削減でき、担当者が不在でも他のメンバーが対応可能になります。社員の疑問がスムーズに解消され、全体の業務効率も向上します。

設定・運用のポイント

設定

Smart at AIの設定は非常にシンプルです。kintoneのアプリにSmart at AIのプラグインをインストールし、設定を行うだけで、利用を開始することができます。プログラミングなどでの設定は不要です。

プロンプトの作り込みが精度を左右する

Smart at AIの効果を最大限に引き出すには、プロンプト（AIへの指示文）の設計が重要です。良いプロンプトには、具体的な条件の明示、kintoneのフィールド情報の活用、RAG機能による過去対応履歴の参照、業務内容に応じたカスタマイズが必要です。

たとえば、「以下のメール内容に対して、丁寧で親しみやすい返信文を作成してください。敬語を使用し、結論を先に述べる構成にすること。過去の対応履歴を参考にし、文字数は200〜300字程度にすること」といった具体的な指示を設定します。

さらに、顧客名やメール本文などのkintoneフィールド情報を参照に加えたり、ナレッジを貯めたアプリをRAGとして活用することで、より精度の高い返信文が生成されます。最初は汎用的なプロンプトから始め、生成結果を確認しながら徐々に調整・改善していくのが効果的です。

プロンプト例

人がチェックしてから送信する

AIは優秀ですが、必ず人が最終確認してから送信する運用ルールを徹底することが重要です。

推奨される運用フローは、メール受信後、内容がkintoneに自動登録され、担当者がメール内容を確認します。「AI生成」ボタンをクリックして返信文を生成したら、担当者が必ず内容を確認します。

確認時には、日付・金額・商品名などの正確性、トーンの適切性、顧客の状況に配慮した内容かをチェックし、必要に応じて修正・加筆を行います。重要な案件については、上長の承認を得てから送信します。

特に、顧客名や会社名の正確さ、数字や日付の誤りの有無、顧客に応じた適切な表現、失礼や誤解を招く表現がないか、社内ルールに沿っているかを確認することが重要です。重要顧客や高額案件の場合は、上長によるダブルチェックなど、リスクに応じた承認フローを設定すると安心です。

段階的に導入する

いきなり全社展開するのではなく、スモールスタートで始めることが成功のコツです。まずPhase 1として、1〜2ヶ月のトライアル期間を設け、一つの部署・一つのアプリで試験導入します。この期間でプロンプトの調整や運用ルールの確立を行い、効果測定と課題の洗い出しを行います。

次にPhase 2として、2〜3ヶ月かけて部分展開を進めます。成功事例を他部署に共有し、複数の部署・アプリへと展開を広げ、ベストプラクティスを蓄積していきます。

最後にPhase 3として全社展開に移ります。運用ルールとノウハウが整った段階で全社に展開し、定期的な効果測定と改善活動を継続します。焦らず段階的に進めることで、組織全体への定着がスムーズになります。

まとめ

kintoneのメール共有オプションとSmart at AIの組み合わせにより、メール返信業務が大きく変わります。AIが数秒で質の高い返信文を生成し、担当者は確認・調整するだけで済むため、作業時間を大幅に削減できます。

新人でもベテラン並みの対応が可能になり、過去のナレッジを最大限に活用できるのも大きな強みです。導入も非常に簡単で、プラグインをインストールするだけで設定が完了し、プログラミングの知識は不要です。AIは人の仕事を奪うものではなく、時間のかかる下書き作成を担い、人は最終確認と判断に集中できます。

これにより、より価値の高い業務に時間を使えるようになります。Smart at AIには無料版と有償版があり、まずは1つの部署やチームでトライアルを実施し、効果を確認してから段階的に展開することをおすすめします。生成AIを使いこなす企業とそうでない企業では、すでに大きな差が生まれ始めています。あなたの会社のメール対応も、今日から変えてみてはいかがでしょうか。