この記事でわかること

• 多拠点の受付業務に潜む課題
• 受付管理システム導入のメリット
• クラウド型とオンプレ型の違いと選び方のポイント
• 導入から運用定着までのステップと成功のためのプロセス
• システム選定で失敗しないための基準とチェックリスト
• 業種別の活用例

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

複数の拠点を持つ企業では受付業務が現場ごとに属人化し、非効率やセキュリティリスクを抱えることが少なくありません。
有人受付では人件費や時間コストがかかる上、対応の質にばらつきが生じ来訪者体験や企業イメージを損なう恐れもあります。
こうした課題を解決する手段として注目されているのが「多拠点受付管理システム」です。

クラウド型やオンプレ型といった導入形態の違いや、セキュリティ強化・業務効率化・省人化を同時に叶える仕組みなど、システムを導入することで得られる効果は多岐にわたります。

本記事では多拠点受付管理に潜む課題から、システムの特徴、導入ステップ、選定のポイント、そして具体的なツール比較や業種別活用例までを詳しく解説します。
自社に最適な導入方法や成功のための実践的なヒントのご参考になれば幸いです。

また受付システムについて詳しく知りたい方はこちらもご参考ください。

受付システムとは？基本機能・メリット・導入の流れをわかりやすく解説

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多拠点の受付管理業務に潜む課題とは

複数拠点を持つ企業では受付業務が拠点ごとにバラバラに運用していることが多く、共通する課題が見られます。
属人化や非効率な運営、セキュリティリスク、さらに有人受付の限界による来訪者体験の低下といった問題が、組織全体の信頼性や効率性を損なう要因となります。

本章では多拠点受付の現場で起こりやすい代表的な課題を整理して紹介します。

属人化・非効率化・セキュリティのリスク

多拠点の受付業務では担当者ごとの対応差や判断基準のばらつきによって属人化が進みやすく、特定のスタッフが不在になると対応品質が下がるケースも少なくありません。

また、手書きの来訪者記録や電話での確認といったアナログ運用が残っていると、情報共有の遅延や管理の不備につながります。
さらに、来訪者情報を紙やExcelで管理している場合、紛失や誤送信といったセキュリティリスクが常に存在します。

こうした要素は業務効率を低下させるだけでなく、情報漏洩や不正侵入といった重大なトラブルの温床にもなります。

コストと時間がかかる有人受付の限界

有人受付は来訪者対応に一定の安心感を与えるものの、人件費や時間コストの負担が大きな課題です。
例えば常時2名体制で運営する場合、年間の人件費は数百万円単位に達し、複数拠点を抱える企業では負担がさらに増大します。

さらに受付担当者は単に来訪者対応を行うだけでなく、他業務を兼任しているケースが多いため、受付に工数を割くことが他業務にも影響が及びかねます。
特に来訪者が集中する時間帯には待ち時間が発生しやすく、逆に閑散時間には人員が余るなど、稼働率の調整も困難です。

結果として全体の業務リソース配分が非効率になり、限られた人材を戦略的に活用することが難しくなります。

来訪者体験の低下が企業イメージを損失

受付は企業の「第一印象」を決定づける重要な接点です。複数拠点で運用ルールや対応品質が揃っていないと、来訪者は「本社と支社で対応が違う」「手続きが統一されていなく、煩雑に感じる」といった不満を抱きやすくなります。

特に待ち時間が長い、案内が不十分、セキュリティチェックが甘いといった体験は企業の信頼性やブランドイメージを大きく損なう要因になります。
顧客や取引先に与える印象はその後の関係性にも直結するため、来訪者体験を軽視した受付運用は長期的に見て大きな機会損失につながります。

多拠点を一括管理できる受付システムとは

多拠点の受付課題を解決する手段として注目されているのが「受付管理システム」です。
システムを導入することで、拠点ごとに分散していた受付業務を一括で管理でき、セキュリティの向上や効率化、省人化を同時に実現することが可能です。

本章では、導入形態の違いとシステムが提供する代表的な機能やメリットについて解説します。

クラウド型とオンプレ型｜それぞれの特徴と違い

受付システムは大きくクラウド型とオンプレ型に分けられます。

クラウド型はインターネットを通じて利用するため、初期費用を抑えつつ短期間で導入でき、拠点追加や機能拡張も柔軟です。
一方、オンプレ型は自社サーバーに構築するため、カスタマイズ性や自社ルールに沿ったセキュリティ管理に優れていますが、初期投資や運用コストが高くなりがちです。

業種やセキュリティ要件によってはオンプレ型が適する場合もありますが、多拠点管理を前提とした場合は更新や機能の拡張性に優れるクラウド型受付システムが選ばれるケースが多いです。

追加カスタマイズが可能な受付システムとは？

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セキュリティ強化・業務効率化・省人化・データ一元管理を同時に叶える仕組み

多拠点受付システムの大きな特長は1つのプラットフォームで複数の課題を同時に解決できる点です。

従来は「セキュリティ」「効率化」「人員削減」「データ管理」を別々に考える必要がありましたが、受付システムの導入により、これらを統合的に実現できます。以下では代表的な機能を順に解説します。

スマートロック・顔認証でセキュリティを強化

最新の受付システムはICカードや顔認証といった認証技術を利用して来訪者が本人であることを確認することができます。
これにより、不正な立ち入りやなりすましを防止し、有人対応に依存せずに高いセキュリティ水準を維持できます。

さらに入退室ログを自動で記録することで、トラブルが発生した際にトレーサビリティを確保できる点が大きな安心材料となります。

業務フローの統一による品質維持と人件費削減

多拠点で受付業務を行う場合、それぞれの拠点で対応フローや質が異なることが課題になります。

受付システムを導入することで、多拠点の受付手順やフローが統一され、均一で高品質な対応が実現できます。

受付フローが標準化されることで教育コストも削減されるため、結果的に人件費削減につながります。
特に紙ベースの来訪記録や電話取次ぎなどを自動化することで、現場スタッフは他の重要業務に集中できるようになります。

来訪者データを一元管理し、分析や改善が可能

受付システムは全拠点の来訪者データをクラウド上で一元管理できます。
「どの拠点に、どの時間帯に、どのような来訪者が多いのか」といった傾向を可視化でき、受付体制や人員配置の最適化につなげられます。

さらに、来訪目的や滞在時間を分析すれば、営業活動やセキュリティポリシーの改善にも活用できます。
データドリブンな受付運用を可能にする点は、従来の有人受付にはない強みです。

このように、多拠点受付システムは単に人員削減を目的としたツールではなくセキュリティ・効率性・標準化・データ活用を同時に実現する戦略的な仕組みといえます。

多拠点受付管理システムの導入から運用までの流れ

多拠点受付管理システムは導入すればすぐに成果が出るわけではありません。

検討段階から社内調整や環境構築、テスト導入、本格運用、さらに定着化のフェーズまで、段階を踏んだ進め方が必要になります。
ここでは導入前の準備から運用改善までの流れを具体的に解説します。

受付管理業務の現状を棚卸する

まずは現状の受付業務を正確に把握することが出発点です。

拠点ごとに異なる対応方法や課題を洗い出し、人手不足・来訪記録の属人化・セキュリティルールの不統一などを可視化します。
現場の不満や要望をヒアリングすることで、システム導入の目的を明確化し、経営課題との結びつきを整理できます。

プロジェクト体制と社内調整の準備

次に、総務部門・情報システム部門・現場責任者を巻き込んだ推進チームを立ち上げます。

稟議やセキュリティ審査などの社内手続きを確認し、全社導入か一部拠点からのトライアル導入かを決定します。
この段階で社内合意を形成しておくことで、後の導入がスムーズに進みます。

ベンダーと連携して環境構築を行う

選定したベンダーと協力し、必要なハードやネットワーク環境の準備を進めます。

各拠点のレイアウトや来訪者動線に合わせた端末の配置調整や旧システムからのデータ移行も重要です。
導入スケジュールを明確にし、運用開始に向けた環境を整備します。

テスト運用で現場の声を反映する

いきなり全拠点で運用を始めるのではなく、まずは限定的に導入を行い、業務フローへの適合性を確認します。

利用者アンケートやヒアリングを通じて操作性や混乱の有無をチェックし、必要に応じてルールや端末配置を微調整します。
このフェーズで現場の納得感を得ることが定着化の鍵となります。

また一点注意として、先に導入を行った拠点の要件に合わせすぎた業務フローを作ると、他拠点への導入難易度が上がります。

全拠点へ本格導入しマニュアルを整備する

テスト運用での知見を反映した上でフェーズを分けて全拠点へ本格導入を進めます。現場の負担を軽減するために管理者やスタッフ向けのマニュアルを整備し、問い合わせ窓口を明確化します。また運用中のトラブル対応をスムーズに行うために、各拠点や複数拠点をまとめたエリアごとに「システム管理担当者」を配置することをおすすめします。

導入後の運用をモニタリング・改善する

導入初期から数ヶ月は受付件数や応対時間、トラブル件数をモニタリングし改善点や成功事例を社内に展開します。

運用ルールを全社的に統一することでシステムの効果を最大化できます。
将来的には会議室予約や警備システム、AIとの連携などさらなる拡張も可能です。

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失敗しないための多拠点受付管理システムの選定ポイント

多拠点受付管理システムは導入後に「思ったように使えなかった」「現場で定着しなかった」という失敗が起こりやすい領域です。

その多くは導入前に比較・検討すべきポイントを見落としたことに原因があります。
ここでは失敗を避けるために確認しておきたい代表的な選定基準を解説します。

対応可能な拠点数・連携サービスの確認

システムによって管理できる拠点数や連携可能な外部サービスが異なります。
将来的に拠点が増える可能性がある場合はスケーラビリティに優れたシステムを選ぶことが重要です。

加えて、音声やビデオ通話、セキュリティゲートなど、既存の業務システムと連携できるかを確認しておくことで、導入後の活用範囲が大きく広がります。

サポート体制・初期設定・導入教育の違い

受付システムは導入して終わりではなく、運用フェーズでのサポート体制が定着の成否を左右します。
ベンダーによっては導入時の初期設定や教育サポートが限定的な場合もあるため、操作説明会やマニュアル提供、運用後の問い合わせ対応までカバーされているかを確認しましょう。

特に多拠点展開を考える企業にとってサポートの厚みは現場での混乱を防ぐための重要な要素です。

「現場運用に向くか」の視点で比較できるチェックリスト

システム選定では能一覧だけで判断するのではなく「現場で実際に使われるか」を基準に評価することが欠かせません。

例えば「操作が直感的か」「来訪者が迷わず利用できる画面設計になっているか」「トラブル時に現場スタッフでも解決できる仕組みがあるか」といった実務目線での確認が有効です。

こうした視点をリストアップし、複数の候補システムを比較することで、導入後に使われないリスクを大幅に減らせます。

多拠点受付管理を効率化するおすすめツール2選｜機能・特徴を徹底比較

多拠点受付管理を効率化するには、実際のシステム選びが重要です。
ここでは代表的な2つのシステムをそれぞれの特徴とメリットを整理しました。自社の課題や拠点規模に合わせて、最適なシステム選定の参考にしてください。

Smart at reception｜タッチ操作と通話機能で柔軟に対応

Smart at receptionはipadを利用し来訪者が受付できるシステムです。

各拠点や部門に合わせてボタンの設定やデザインを自由にカスタマイズできるため、利用シーンに応じた柔軟な運用が可能です。
来訪者が担当者を呼び出す際には、チャットツールとの連携やクラウドPBXとも連携が可能です。特に大手企業の多拠点管理や人手不足の拠点、受付を簡素化したい企業に適しています。

Smart at reception

サービス紹介

RECEPTIONIST

RECEPTIONISTもタブレットを利用したクラウド型受付システムです。
電話での通知が不要で、チャットやメール通知のみで良い場合にオススメです。

https://receptionist.jp/

業種別に見る！多拠点受付管理システムの活用例

多拠点受付管理システムは業種や業態によって活用方法や期待できる効果が異なります。
ここでは介護施設や物流拠点、本社オフィスやシェアオフィスといった代表的な業種ごとの導入例を紹介します。

介護施設｜限られた人員でも安全管理と来訪対応を両立

介護施設ではスタッフが入居者ケアに追われ、受付や来訪対応に十分な人員を割けないケースが多く見られます。

受付システムを導入することで、少人数でも来訪者のチェックインや入館通知を自動化でき、スタッフは本来のケア業務に集中できます。
訪問者データの記録や本人確認の仕組みを導入することで、不審者の侵入防止や緊急時の迅速な対応にもつながります。

物流拠点｜ドライバー対応を効率化しセキュリティも強化

物流拠点では配送ドライバーや取引先担当者など多くの人が頻繁に出入りします。
受付システムを活用すれば、QRコードやタブレットを使った自動受付でチェックインをスムーズに行え、現場スタッフの負担を軽減できます。

さらに、入退館ログを一元管理できるため、不正侵入や入館トラブルを防止し、セキュリティ強化にも寄与します。
人と車両が交錯する現場で安全性と効率を両立させる手段として有効です。

本社オフィス・シェアオフィス｜多様な来訪目的にも柔軟対応

本社オフィスやシェアオフィスでは、顧客訪問、採用面接、業務委託業者の出入りなど来訪目的が多岐にわたります。

受付システムを導入することで、来訪者の目的に応じてフローを振り分け、担当者通知や入館手続きを自動化できます。また、シェアオフィスでは複数企業が同じ施設を利用するため、入退室管理を共通化することでセキュリティと利便性を同時に確保できます。

まとめ

多拠点の受付業務は属人化や非効率、セキュリティリスクなど多くの課題を抱えやすい領域です。
有人受付に頼るだけではコストや人員の制約が大きく、来訪者体験や企業イメージの低下にも直結します。

こうした問題を解決する方法として、多拠点受付管理システムの導入は有効な選択肢です。
クラウド型やオンプレ型といった導入形態の違いを理解し、自社の業務環境に適した仕組みを選ぶことが重要です。

さらに、導入ステップを踏んで現場の声を反映させながら進めれば、定着と効果最大化が可能になります。

ツールごとの特徴や業種別の活用事例も参考にしつつ、自社の課題を整理した上で最適なシステムを選定することが、効率化とセキュリティ強化、そして働き方改革を同時に実現する第一歩となるでしょう。

弊社ではタブレット型受付システム「Smart at reception」をご提供しています。導入支援やご相談、価格についてご興味・ご関心がある方はぜひお気軽にお問い合わせください。