この記事でわかること

• 受付AIが注目される背景
• 導入による主要な効果
• 代表的な機能
• 導入ステップ
• システム選定のポイント
• ベンダー選定の基準

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

来客対応は企業や施設の第一印象を左右する重要な業務ですが、人手不足や非接触対応のニーズが高まる中、従来の有人受付だけでは対応しきれない場面が増えています。そこで注目を集めているのが「受付AI」です。

タブレット端末や音声エージェント、顔認証などの技術を活用し、来訪者の受付や案内、担当者への通知を自動化することで業務効率化と顧客体験の向上を同時に実現できます。

本記事では受付AIが注目される社会的背景や導入によって得られる代表的なメリット、さらに顔認証や音声対話、多言語対応など主要な機能について整理し、基礎からわかりやすく解説します。

受付システムの基本的な情報について詳しく知りたい方は、是非こちらをご参考ください。

受付システムとは？基本機能・メリット・導入の流れをわかりやすく解説

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受付AIとは

近年、企業や施設における来客対応の現場で注目を集めているのが「受付AI」です。
従来の有人受付や電話対応に代わって、AIを活用した自動応対システムが受付業務を担うことで効率化と高品質な顧客対応を両立する仕組みとして導入が進んでいます。

受付AIとはタブレット端末やロボット、AI音声エージェントなどを活用し、来訪者の受付・案内・通知・本人確認といった業務を人手を介さず自動で行うソリューションです。

AIによる音声認識や顔認証、内線連携、クラウド型の履歴管理など、さまざまな技術が統合されており、企業のDX推進の一環としても導入されています。このセクションでは導入が進む背景について詳しく見ていきます。

なぜ今「受付AI」が注目されているのか

受付AIが急速に注目されている背景には、人手不足の深刻化、非接触対応のニーズ拡大、DX推進の加速という3つの社会的・経済的要因があります。

まず受付業務はルーチン化されやすく属人化しやすい特性を持つため、限られた人材をより付加価値の高い業務へとシフトさせたい企業にとって、省人化の選択肢として受付AIの導入が進んでいます。

加えてコロナ禍以降、来訪者との接触を最小限に抑える非対面・非接触対応の重要性が高まり、AIによる自動受付は安全性と利便性の両面で評価されています。

さらにDX推進の潮流の中で、総務や受付といったバックオフィス業務のデジタル化が企業全体の効率化に直結することから、受付AIはその象徴的な施策として導入が加速しています。

こうした背景を踏まえ、受付AIは単なる無人化ツールではなく、企業の業務効率・顧客対応力・ブランド価値を同時に高めるソリューションとして注目されているのです。

受付AI化の3つのメリット

受付をAI化することで企業や施設は単なる業務効率化にとどまらず、さまざまな付加価値を得られます。
代表的なものとしては人手不足の解消によるコスト削減効果、来訪者へのスムーズな対応による顧客満足度の向上、そしてAI活用を示すことで実現できる企業ブランドの強化が挙げられます。

本セクションでは、受付AIがもたらすこの3つのメリットについて詳しく解説していきます。

人手不足・コスト削減への効果

受付AIは人が常駐しなくても対応できるため、受付要員の配置が不要または最小限に抑えられます。
これにより年間で数百万円規模の人件費削減が可能です。

AIは24時間対応可能で休憩やシフト管理も不要です。
そのためAIを導入した複数拠点を持つ企業は、従来のように拠点ごとに受付スタッフを配置していた場合と比べ、運用コストを大幅に削減できる可能性もあります。

また受付AIは定型業務を正確かつ迅速にこなすため、対応漏れやヒューマンエラーのリスクも低減できます。
従ってコスト削減だけでなく、業務品質の安定化にもつながるという点で導入価値は高いといえます。

業務効率化・顧客体験の向上

受付AIの導入は企業内外の業務効率を高めると同時に、来訪者の利便性向上にもつながります。
例えば来客対応の手順が一元化され、訪問者が自らの操作でスムーズに受付を完了できるようになるため、待ち時間の短縮や受付担当者の対応時間の削減が実現されます。

AIが対応することで社内の担当者にもリアルタイムで通知が届き、来客対応のために席を外す時間も最小限になるため、全社的な生産性の向上が期待できます。

さらに多言語対応や音声案内機能を活用すれば、外国人の来訪者にも分かりやすく案内できるため、顧客満足度の底上げにも直結します。

企業イメージやブランド向上への寄与

AIを活用した先進的な受付対応は、企業のイメージ向上にも貢献します。
来訪者に対して「デジタル化が進んでいる」「先進的な企業」という印象を与えることができ、ブランド価値の醸成にもつながります。

特にIT企業やベンチャー企業においては、受付でのAI活用が企業カルチャーや価値観の体現にもなり得ます。
また行政機関や医療機関などでも、市民や患者への安心感や信頼性の向上といった効果が期待されます。

さらに受付AIは来訪者データのログを自動で記録するなど、セキュリティ強化の側面もあり、安心・安全な施設運営を実現する要素としても高く評価されています。

受付AI化でできることとは？主要機能を徹底解説

受付AIは単に「無人受付」を実現するための仕組みではなく、来訪者対応の自動化・効率化を支える多様な機能を備えています。
来客の本人確認から社内連携、履歴管理まで、従来は人手で対応していた業務をAIが一手に担うことで、安全性・利便性・管理性を大きく向上させることが可能です。

本セクションでは、受付AIが一般的に搭載する代表的な３つの機能を詳しく紹介します。

顔認証

顔認証機能はAIがカメラ映像を解析し、登録済みデータと照合することで来訪者を瞬時に識別する仕組みです。

従来のカード認証や名簿確認では人的な手間が必要でしたが、AIによる画像解析を活用すれば来訪者が端末前に立つだけで本人確認が完了します。
これによりセキュリティ強化と受付省力化の両立が可能になります。

音声対話

「ご用件をお聞かせください」「担当者のお名前を教えてください」といった対話ができるサービスもあり、人に近いコミュニケーション体験を提供できます。

特にタッチ操作に不慣れな高齢者や外国人来訪者にとっては直感的に操作でき、利用ハードルを大きく下げます。
さらにAIは利用履歴を学習することで、案内の精度や対応スピードを継続的に改善できる点も特徴です。

内線連携

受付AIは来訪者の到着情報を社内の担当者にリアルタイムで通知する機能も備えています。
システムによっては、内線電話・ビジネスチャット・メール通知など複数の手段に対応しており、担当者がその場にいなくてもすぐに来訪に気づくことができます。

業務中の中断を最小限に抑えながら迅速な対応が可能となり、社内オペレーション全体の効率化にも貢献します。

まずは低コストで導入が可能な受付システムの導入

受付AIは多機能である一方、初期費用や月額費用が一定のハードルとなるケースもあります。
そのため導入の第一歩として、より低コストで始められる受付システムの活用が選ばれることも少なくありません。

受付システムを活用することで省人化の効果を得つつ、将来的にはAI受付へとスムーズにステップアップすることが可能になります。
このセクションでは低コストで始められる受付システムの概要と受付AIへの段階的な移行ステップについて解説します。

低コストで始められる受付システムとは？

初期費用やランニングコストを抑えたい企業にとって、有力な選択肢となるのがタブレット型の受付システムです。
代表的な製品にはiPadを使ったクラウド型サービスがあり、無料プランや1万円以下の月額プランが用意されているものもあります。

弊社ではタブレット型の受付システムである「Smart at reception」を提供しております。
iPadを利用した無人受付サービスで、様々なクラウドPBXなど電話サービスに対応できます。
またLINE WORKS、Google Chatなどのコミュニケーションツールとの連携も豊富です。

「Smart at reception」について詳しく知りたい方は是非製品カタログをダウンロードください。

段階的に受付AIへ移行するステップ導入の考え方

将来的に受付AIの導入を検討している企業や施設にとって、いきなり高額なAIソリューションを導入するのはコスト・運用面でリスクが伴います。

そのためシンプルな受付システムから導入を開始し、段階的に機能拡張していく方法が現実的かつ効果的です。このステップ型の導入アプローチを取ることで、自社にとって必要な受付機能や来訪者対応の課題を把握しながら、無理のないDX化と長期的なシステム運用の最適化を図ることができます。

まずは受付システムで省人化を実現

初期段階ではiPadやクラウドサービスを活用したタブレット型受付システムを導入し、定型的な来訪者対応を自動化することからスタートします。
具体的には来客の名前入力・担当者通知・履歴の記録といった業務をシステムが代行することで、受付人員の常駐が不要となり人件費の削減につながります。

さらに実際の来客数や受付フローの課題がデータとして蓄積されるため、後の改善施策やAI機能の選定に活かせる情報基盤も整います。

AI活用を見据えた準備

次のステップとして将来的なAI化を見据えたシステム基盤の構築が求められます。
この段階では単なる受付システムではなく、クラウド対応・API連携が可能な拡張性の高いサービスを選定しておくことが重要です。

例えば将来的に音声対話や顔認証、チャットボット連携といったAI機能を追加導入できる設計であれば、既存システムを活かしつつ段階的にAI受付へと進化させることが可能です。
拡張準備をしておくことで、将来のシステム統合や他部署との連携もスムーズになり、投資対効果の最大化が期待できます。

システム移行時に注意すべきリスクと対策

段階的にシステムを移行する際には、既存業務とのギャップや現場オペレーションの混乱といったリスクが発生しやすくなります。

特に受付システムから受付AIへ移行する際はデータ構造や連携方法が異なることがあるため、事前に業務フローとの整合性を精査し、段階的なテスト導入を重ねることが不可欠です。

また受付業務は来訪者との最初の接点でもあるため、スムーズな応対を維持するためにも、従業員への研修やマニュアル整備、問い合わせ対応のフロー構築も忘れてはなりません。
技術面だけでなく人の側の移行対策も併せて行うことで、システム変更時の混乱を最小限に抑えることができます。

受付AI化を視野に入れた受付システムの選定ポイント

将来的に受付AI化を見据える場合、最初に導入する受付システムには柔軟性と拡張性が求められます。
受付業務の自動化は単なるツール導入ではなく、業務設計やシステム連携、データ活用に関わる継続的な改善プロセスの一部です。

そのため初期段階から「将来を見越した選定基準」を持つことが、結果としてシステムの寿命延伸と投資対効果の最大化につながります。
このセクションでは、受付AIへのスムーズな移行を可能にするために必要な「システムの柔軟性」について3つの視点で解説します。

拡張性を重視した受付システムの選び方

受付AIへの段階的な移行を前提とするなら、初期段階から拡張性の高い設計思想を持つ受付システムを導入することが重要です。
特にクラウド型であることにより機能アップデートやセキュリティ対策が迅速に行えるため、長期運用にも耐えられる基盤が整います。

さらにオプション機能やカスタムモジュールを後から追加できる柔軟性があれば、導入当初の規模にとらわれず、業務や組織の成長に合わせた機能拡張が可能です。

またAPI連携に対応しているシステムであれば、将来的なAPI機能や他システムとの統合もスムーズに実現できるため、余計な追加開発や移行作業を最小限に抑えることができ、結果的に時間とコストの大幅な削減につながります。

クラウド型システムのメリットと将来性

受付システムを選定する際にはクラウド型であるかどうかが重要なポイントです。
クラウド型はベンダー側で定期的に機能アップデートやセキュリティ対策が実施されるため、利用企業は常に最新の環境でシステムを運用できます。

またオンプレミス型と比べて初期導入コストが低く抑えられ、必要に応じて利用規模を柔軟に拡大できる点も大きなメリットです。
将来的なAI機能の追加や外部システムとの連携を見据えるなら、クラウド基盤を持つシステムが長期運用に適しています。

モジュール追加や機能拡張の柔軟性

受付業務は企業の規模や運営形態によって異なり、必要な機能も時間の経過とともに変化します。
そのためモジュール追加やカスタム機能拡張が容易なシステムを選んでおくことが望ましいです。

例えば初期は担当者通知や履歴管理といった基本機能だけを利用し、後から顔認証・多言語対応・データ分析機能などを追加できる設計であれば、成長に合わせて投資を最適化できます。
拡張のしやすさは、長期的なシステム活用に直結する重要な視点です。

利用規模の変化に対応できる仕組み

拠点の増加や従業員数の拡大に伴い、受付システムの利用規模は変動します。
利用規模の変化に柔軟に対応できる仕組みを備えたサービスであれば、導入後に急速に利用範囲が広がってもスムーズに対応可能です。

例えば同一契約で複数拠点にシステムを展開できるプランや、ライセンス数を容易に追加できる設計は拡張性の高い証拠といえます。
将来の拡張を見据えた選定が、追加投資やシステム再構築のリスクを防ぐ鍵となります。

将来の受付AI化に向けたシステム要件

受付のAI化を行うためには、既存の受付システムが単に業務を自動化するだけでは不十分で、外部のAI技術とスムーズに連携できる設計が求められます。

具体的にはAPIを活用した外部サービスとの接続、音声認識や顔認証技術との互換性、そして個人情報を安全に扱うためのセキュリティ基盤といった要件を満たしているかが重要です。

これらの条件を備えたシステムを選んでおくことで、将来的に追加開発や再構築のコストを抑えながら、段階的にロボット導入を進めることができます。
以下ではAI受付ロボット対応を見据えたシステム選定における3つの必須要件を詳しく解説します。

API・外部サービスとの連携機能

AI受付ロボットを既存のシステムと統合するには、外部サービスとの接続を可能にするAPIがあると便利でしょう。

API対応が不十分な場合、拡張時に追加開発が必要となり、導入コストや工数が大幅に増えるリスクがあります。
さらに標準APIが提供されていれば、社内システムとの統合も容易になり、運用面での負担が軽減されます。

音声認識や顔認証との統合性

来訪者と自然な会話を実現し正確に本人確認を行うためには、音声認識や顔認証との統合性が極めて重要です。
顔認証SDKや音声認識エンジンと接続実績のあるシステムであれば、導入後に高度なAI機能を追加しても互換性の問題が生じにくく、安定した運用が可能です。

これにより来訪者はストレスなく受付を完了でき、企業側はセキュリティの向上と顧客満足度の両立を図れます。
さらにAIは学習によって認識精度を高められるため、時間が経つほど受付体験の品質が向上していく点も魅力です。
したがって統合性の有無は、将来的なシステム拡張の成否を分ける大きな要因となります。

データ連携とセキュリティ要件

AI受付ロボットは顔画像や音声ログといった機微な個人情報を取り扱うため、強固なセキュリティ設計が必須です。
暗号化通信の導入やアクセス権限の細分化、利用履歴のログ管理などが標準で備わっていれば、情報漏れや不正利用のリスクを大幅に低減できます。

また社内の人事システムや来客管理システムとスムーズにデータを連携できる設計であれば、来訪履歴の一元管理や分析が容易になり、業務効率化にもつながります。
セキュリティとデータ連携は相反するものではなく、両立できる設計が最適解です。

こうした観点を満たしたシステムこそが、安全性と拡張性を兼ね備えたAIロボット受付を実現する基盤となるのです。

ベンダー選定で確認すべきチェックリスト

受付システムの柔軟性を確保するうえで重要なのは製品そのものの機能だけでなく、それを提供するベンダーの体制や運営方針にも着目することです。

例えば自社と同業種・同規模での導入実績が豊富なベンダーであれば、業務への適合性やトラブル対応のノウハウが蓄積されており、スムーズな運用が期待できます。
また導入後の拡張や仕様変更に備えるには、柔軟なサポート体制やカスタマイズ対応の可否を確認することが重要で、専任担当の有無や対応スピードも選定のポイントとなります。

導入実績と業種対応力を確認

システムそのものの性能だけでなく、ベンダーの導入実績と業種対応力も重要な判断基準です。
自社と同業種・同規模の企業に多数の導入実績があるベンダーであれば、業務への適合性が高く、トラブル発生時の解決ノウハウも蓄積されています。
導入事例を確認することで、自社に最適な運用が可能かを判断しやすくなります。

サポート体制とカスタマイズ対応の可否

受付システムは長期にわたり利用するため、導入後のサポート体制が安定しているかどうかも重要です。
専任のサポート担当が付くか、問い合わせへの対応スピードが迅速か、緊急時のサポート手段が整っているかを事前に確認しましょう。

また業務要件に応じたカスタマイズ対応が可能かどうかも、拡張を前提とした運用には欠かせません。

料金プランと長期利用時のコスト安定性

受付システムは一度導入すると長期に利用するケースが多いため、初期費用の安さだけで判断するのは危険です。

数年単位で見たときにコストが安定しているか、プラン変更や追加機能導入に伴う費用がどの程度発生するのかを確認することが重要です。透明性の高い料金体系を持つベンダーであれば長期的な費用対効果を見通しやすく、安心して運用を続けられます。

まとめ

受付AIは人手不足や非接触ニーズ、DX推進といった社会的背景を受けて急速に普及が進んでいます。

導入によって人件費削減や業務効率化、顧客体験の向上といった効果を得られるだけでなく、先進的な企業イメージの確立にもつながります。
一方で初期導入費用や月額料金は決して小さくなく、いきなりフル機能のAIを導入するのは難しいケースも少なくありません。

そのためまずは低コストで始められる受付システムを活用し、省人化や受付業務の効率化を実現したうえで、段階的にAI機能へ移行していく戦略が現実的です。
その際にはクラウド対応やAPI連携など拡張性のあるシステムを選定し、将来的にAIロボットや高度な機能を追加できる柔軟性を確保することが重要です。

受付AIは単なる無人化ツールではなく、企業の成長とブランド価値を支える戦略的なインフラとなり得る存在です。
今後の受付業務をどのように進化させていくかを検討するうえで、本記事が最適な一手を見つける手助けとなれば幸いです。

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企業で受付AIの導入を考えている方やタブレット型の受付ツールについて気になる点やお悩みがありましたら、まずはお気軽にご相談いただけると幸いです。