来客対応を効率化！オフィス来客DXを実現する無人受付・業務改善の始め方

この記事でわかること

• オフィス来客DXの概要と、導入が求められる社会的背景
• 来客対応をDX化することで得られる具体的なメリット
• 代表的なオフィス来客DXツールの特徴
• 導入コストを抑えるための補助金・助成金情報と申請の流れ
• オフィス来客DXの具体的な導入事例

執筆者

M-SOLUTIONS　受付メディア編集部

人手不足や多様な働き方が進む現代のオフィス環境では、「来客対応」が大きな課題になりつつあります。
受付に担当者を常駐させることはコストがかさみ、従業員の業務も頻繁に中断されてしまいます。
さらに、紙ベースの記録や内線での取り次ぎといったアナログな対応は、セキュリティや業務効率の面でもリスクを抱えています。

こうした課題を解決する手段として注目されているのが「オフィス来客DX」です。
無人受付システムやクラウド管理を活用すれば、来客対応の省人化と効率化、さらにセキュリティ向上までを同時に実現できます。

本記事では、オフィス来客DXがなぜ必要なのか、導入によって得られるメリットや具体的なツール、導入コストを抑えるための補助金情報、そして実際の導入事例までを網羅的に解説します。
これから来客対応の見直しを検討している企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

オフィス全体のDXについて知りたい方はこちらの記事も合わせてご覧ください。

オフィスDXとは？事例やおすすめのツール、中小企業でも始められるDX化のステップなどをご紹介

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オフィス来客DXとは

オフィス来客DXとは、受付業務をはじめとする来客対応業務をデジタル技術によって効率化・省人化する取り組みのことです。
近年、リモートワークの普及や人手不足といった社会的背景から、無人受付やクラウド型管理ツールの導入を通じて、来客時の応対品質を維持しながら、業務負担を軽減しようとする動きが広がっています。

本章では来客対応における現状の課題と、その解決策として注目されるDXの必要性について解説します。

来客対応業務の現状

オフィスでの来客対応は、総務や受付担当者が直接応対するスタイルが長年続いてきました。
しかし、受付業務には訪問者の応対、手書きでの記録、担当者への連絡など、多くの工程が含まれており非常に手間がかかるものです。
来客があるたびに従業員の作業は中断され、業務効率が低下する要因ともなっています。

さらに、来客対応の方法がマニュアル化されていない場合、応対が属人化しやすく、対応のばらつきや品質の低下を招きます。
紙ベースで行われる入退室管理は記録ミスや情報の検索性にも課題があり、不審者の侵入リスクや履歴の管理漏れにもつながりかねません。

加えて固定席を持たずに働くスタイルが広がる中、訪問者が誰に連絡すればよいか分からないという事態も発生しています。
このような対応の遅れや混乱は、訪問者の満足度を下げるだけでなく企業の信頼性にも影響を及ぼす可能性があります。

なぜ今「受付業務のデジタル化」が求められているのか

オフィス来客DXが注目される背景には以下のような複数の社会的・業務的課題があります。

まず、人手不足や人件費の高騰が深刻化する中、限られた人員で業務を回すためには、省人化と業務の効率化が不可欠です。
受付業務をシステム化することで対応の手間を削減し、担当者が本来の業務に集中できる環境が整います。

次に新型コロナウイルスの影響を受けて、非接触・非対面での応対が新たな標準として定着しました。
タブレットや受付端末を活用すれば、受付業務を無人化しながら、衛生的で安全な応対が可能になります。

また、働き方の多様化に伴いリモートワークやフリーアドレス制の導入が進んでいます。
このような状況下でも、物理的な制約に左右されずに来客対応を行える体制づくりが求められています。

さらにデジタル受付を導入することで、企業イメージやブランディングにも好影響を与えます。
洗練された来客対応は、訪問者に対して「先進的でスマートな企業」という印象を与えることができるからです。

そして、政府や自治体によるDX推進政策や補助金制度も導入の追い風となっています。
これまで導入ハードルの一つだった初期費用を軽減し、より多くの企業が来客DXを進めやすい環境が整ってきました。

オフィス来客DXを実施するメリット

オフィス来客DXを導入することで、来客対応にまつわる様々な業務負担を軽減し、業務の標準化・効率化を実現できます。
また、人件費や時間的コストの削減だけでなく、情報管理の精度向上やセキュリティ対策といった側面でも高い効果が期待されます。
ここからは特に代表的な4つのメリットについて解説します。

人件費・時間コストの削減

受付対応における多くの業務は、従来、人の手によって行われてきました。
電話対応、訪問者の記録、内線の取次など、来客があるたびに担当者の手を止める必要があり、作業効率の低下を招いていました。
また、受付業務のために専任の人員を配置することは、人的コストの面でも大きな負担となります。

来客DXではタブレット端末や無人受付システムを導入することで、こうした業務を自動化できます。
例えば、来訪者の記録はタブレット入力によりクラウドに保存され、担当者には自動で通知されるため、受付スタッフが応対する必要がなくなります。
また、対応履歴も自動で管理されるため記録の手間やミスも減少します。

こうした仕組みによって、受付対応にかかる手間や時間を大幅に削減でき、総務・管理部門の生産性向上にもつながります。

業務の属人化解消

来客対応が人に依存している状態では「誰が」「どのように」対応するかが曖昧になり、担当者の不在時に業務が滞るリスクがあります。
また、属人化した運用は引き継ぎが難しく、対応の質が安定しないといった問題もあります。

来客DXでは受付のルールや通知先を事前にシステムで設定しておくことで、誰が受付しても一定品質の対応が可能になります。
たとえば、担当者が不在でも代理通知を設定することでスムーズに応対を引き継ぐことができます。

このように対応プロセスを標準化しシステムで一元管理することで、業務の属人化を防ぎ、誰でも同じレベルの対応ができる体制が構築されます。

クラウド上での一元的な管理

従来の紙やエクセルを用いた来客記録は、記録漏れや検索性の悪さ、情報の分散といった課題を抱えていました。
特にセキュリティの観点からは、来訪履歴の追跡が不十分であることは大きなリスクです。

来客DXを導入すれば、すべての来客情報をクラウド上で一元管理することが可能になります。
訪問日時・担当者・会社名などでフィルタ検索ができ、過去の履歴も迅速に確認できます。
また、データはリアルタイムで更新されるため、複数の拠点での情報共有にも適しています。

このような仕組みを活用することで、受付業務の透明性と管理精度が大幅に向上します。

セキュリティ強化と入退管理の精度向上

アナログな受付では、来訪者の身元確認が曖昧なまま入館を許可してしまうリスクがあります。
誰がいつ入退室したかを把握できなければ、不審者の侵入や緊急時の対応も難しくなります。

来客DXでは来訪者に事前アンケートを入力させる機能や、顔認証・QRコード認証などを組み合わせた入館チェックが可能です。
また、入退室履歴も自動で記録され、セキュリティゲートや入館証発行システムと連携することで、許可された訪問者のみが入場できる仕組みが構築されます。

こうした仕組みにより、企業の物理的なセキュリティレベルを大きく向上させることができます。

主なオフィス来客DXツール紹介

来客DXを実現するためにはニーズに合ったツールの選定が欠かせません。
現在では、無人受付やクラウド管理に対応したさまざまな受付システムが登場しており、それぞれに特化した機能や導入事例があります。
本章では特に導入実績が多く、信頼性の高い3つのツールを紹介します。

Smart at reception｜iPad活用型の受付システム

「Smart at reception」はiPadを用いたクラウド型の受付システムです。
訪問者がiPad上で社名や担当者名を入力すると、登録された宛先にメールやチャット、電話で自動通知が送られます。
Microsoft Teams等との連携も可能で、リモートワーク中の社員にも対応できる点が大きな強みです。

また、タブレット端末により来訪者の入力が完結するため、受付を無人化しながらスムーズな応対が可能になります。
さらに、クラウドに記録が自動保存されるため来訪履歴の管理も容易です。

大企業での導入実績も多く信頼性の高い受付システムです。

「Smart at reception」について更に詳しく知りたい方は是非以下のページも合わせてご覧ください。

Smart at reception

サービス紹介

RECEPTIONIST｜SlackやGoogleカレンダーと連携可能

「RECEPTIONIST」はSlackやGoogleカレンダーとの連携機能を備えたクラウド受付ツールです。
来訪者が受付端末で入力を行うと、社内の担当者にSlack等で自動通知が届く仕組みになっており、スマートな来客対応が可能です。

さらに、Googleカレンダー等と連携することで、スケジュールと受付対応の一体化も実現。
これにより、来訪予定の可視化や事前調整も効率的に行えるようになります。

https://receptionist.jp/

ACALL RECEPTION｜オフィス全体の管理と一体化

「ACALL RECEPTION」はタッチ操作による呼び出しと通知機能を備えた受付システムで、同社が提供する他のツールと連携することで、入退室管理や会議室のスペース管理なども一元的に運用できます。

特に、グループ企業全体での受付フローを統一したい企業に適しており、複数拠点を持つ企業や柔軟な運用が求められる組織で導入効果が高いでしょう。
クラウドをベースにした設計であるため、設定変更も柔軟に対応でき、運用負荷が少ないのも特徴の一つです。

https://www.workstyleos.com/solutions/reception/

補助金・助成金制度の活用でオフィス来客DXツールの導入コストを抑制

オフィス来客DXの導入には一定の初期投資が必要ですが、国や自治体が提供する補助金・助成金制度を活用することで、導入コストを大幅に抑えることが可能です。
これらの支援制度をうまく活用することで、コスト負担を軽減しながらDXを加速させることができます。
本章ではオフィスDXで活用可能な主な制度と、申請の流れについて簡単にご紹介します。

オフィス来客DXで使える主な補助金・助成金の種類

ここからはオフィス来客DXツールを導入する上で利用できる可能性のある主な補助金・助成金を紹介します。
実際に自社に適用できるかは各補助金・助成金の公式Webサイトを確認してください。

IT導入補助金

IT導入補助金は、中小企業や小規模事業者が業務効率化やDXを目的としてITツールを導入する際に、その費用の一部を国が補助する制度です。
受付管理や来客通知などが可能なクラウド型無人受付システムも対象に含まれており、補助率は1/2または2/3、補助額は数十万円から数百万円に及ぶケースもあります。

対象となるITツールは「IT導入支援事業者」に登録されたものに限られるため、導入前に事業者との確認が必要です。
ITツール導入の初期費用を抑えたい企業にとって、非常に実用的な制度といえます。

参考：https://it-shien.smrj.go.jp/

ものづくり・商業・サービス生産性向上促進補助金

「ものづくり補助金」として広く知られる本制度は、中小企業の革新的なサービスや生産プロセスの改善を支援することを目的に、設備投資やシステム導入にかかる費用の一部を補助します。

補助額は最大1,250万円、補助率は中小企業で最大2/3と高水準で、受付システムのような業務改善ツールの導入も対象となる可能性があります。

申請には明確な事業計画や、期待される成果の定量的な記載が求められるため、入念な準備が不可欠です。
中長期的な視点で業務改革を進めたい企業におすすめの制度です。

参考：https://portal.monodukuri-hojo.jp/

自治体独自の補助金制度

都道府県や市区町村が実施する補助金制度は、地域ごとのニーズや産業振興策に基づいて設計されており、オフィスの非接触受付システムや感染症対策を目的としたツール導入なども対象となる場合があります。

たとえば、東京都や大阪市などではDX推進補助金を独自に設けており、補助額・補助率・申請条件は自治体ごとに大きく異なります。
国の制度よりも小規模なケースが多い一方、要件が比較的緩やかなものも多く、地方企業にとって手の届きやすい支援策です。

最新情報は自治体の公式サイトや商工会議所での確認が必要です。

申請の流れと必要書類

補助金や助成金を活用してオフィス来客DXを推進するには、制度の要件に沿った適切な申請手続きが求められます。
申請前の下調べから始まり、書類作成、提出、審査、交付決定、導入、報告まで、複数のステップを正しく進めることが重要です。
ここでは具体的な流れと必要書類について詳しく解説します。

公募要領の確認と要件チェック

申請にあたって最初に行うべきことは、対象となる補助金制度の「公募要領（ガイドライン）」を熟読することです。
公募要領には補助対象者の条件、補助対象経費、補助率、申請期限、手続き方法などの重要な情報が詳細に記載されています。

制度ごとに要件が異なるため必ず最新の情報を公式サイトで確認し、申請資格を満たしているかをチェックしましょう。

事業計画の作成

補助金の審査では、導入するDXツールによってどのような業務改善や成果が得られるのかを示す「事業計画書」が重要な評価ポイントとなります。
例えば「来客対応時間の短縮」「人件費の削減」「来訪者満足度の向上」など、定量的・定性的に期待される効果を整理し、実現方法とともに記載します。

また、ツール導入によって会社のどの業務がどう変わるのかを、時系列で明確に記載すると説得力が高まります。

必要書類の準備

申請には会社の基本情報から導入予定のツールに関する詳細まで、複数の書類が必要です。
主な書類としては、例えば以下が挙げられます。正確な申請書類については補助金や・助成金によって異なるため、公式サイトを必ず確認してください。

• 会社概要資料（登記簿謄本や会社パンフレットなど）
• 見積書・製品カタログ（対象ツールの仕様・金額が明記されたもの）
• 収支計画書（DX導入後の費用対効果を示す資料）
• 決算書類（直近1〜2期分の財務諸表など）

これらは不備があると審査が通らない場合もあるため、早めの収集・準備を心がけましょう。

申請・審査・交付決定

必要書類が整ったらオンラインまたは郵送で申請を行います。
申請後は事務局による審査が行われ、数週間〜数カ月後に「交付決定通知」が送付されます。
この通知が届くまでは、ツールの発注や導入に着手することはできません。

交付決定前に契約や支払いを進めた場合、補助対象外とみなされるためスケジュールには細心の注意が必要です。

実績報告と補助金の受取

ツールの導入が完了したら事業実施報告として「実績報告書」を提出する必要があります。
ここでは導入状況、支出内容、成果報告などを求められます。
審査の結果、問題がなければ、補助金が指定口座へ振り込まれます。

報告内容に齟齬があると補助金が減額または不支給となるケースもあるため、導入中の経費明細や業務記録は日々丁寧に残しておくことが肝要です。

オフィス来客DXの導入事例

実際にオフィス来客DXを導入した企業の事例を通じて、その効果や運用のイメージを具体的に理解することができます。
本章ではSmart at receptionの導入事例を取り上げ、それぞれの背景・導入効果・特徴について解説します。

Smart at reception | 受付業務がシームレスに！Teamsビデオ通話で訪問者の顔が見える安心感

 ローランド ディー.ジー.株式会社は、受付業務の効率化を目指しSmart at receptionを導入しました。

導入の主な理由としては、子会社でコロナ禍を機に内線電話を撤去し、来訪者の取り次ぎに課題を抱えていたこと、そして新社屋で導入されたABW（Activity Based Working）により、内線での取り次ぎがさらに困難になった点が挙げられます。
Smart at receptionが提供するTeams連携による受付機能に加え、携帯電話への連絡設定といった高い拡張性に魅力を感じたことが大きな決め手となりました。
また、管理画面のメンテナンスのしやすさや、来訪者と担当者がTeamsビデオ通話で顔を見ながら話せることによる安心感も重視されました。

 この導入により、受付業務は大きく効率化され、社員各自が訪問者と直接やり取りすることで取り次ぎの回数が減少し、担当部署の負担軽減に繋がっています。
旧来からTeamsを利用していた子会社では、受付を意識しないシームレスな利用体験が実現しました。

導入から間もないながらも、利用者からの不満の声はなく順調に活用されており、受付の見た目もスマートになったと評価されています。
来訪者にとっても、担当者の顔が見えることで安心感や良い応対を感じてもらえる効果も期待されています。

ローランド ディー.ジー.株式会社

導入事例

Smart at reception | Teams通話ができることが導入の決め手

 隈研吾建築都市設計事務所は、世界中にスタッフが点在する環境下で、Microsoft Teamsを活用し、場所にとらわれない柔軟な働き方を確立していました。
しかし、既存の電話システムや固定電話を撤廃した後も、オフィス受付の対応がTeamsに連携できていないことが大きな課題でした。

Teams通話に対応できる受付システムがなかなか見つからず、その中で唯一の選択肢としてiPad型の「Smart at reception」を導入しました。

 導入後は、来訪者がiPadの簡単な操作で担当者と直接Teams通話ができるようになり、加えてテキスト通知も届くため、総務担当者が行っていた煩雑な取次業務が完全に不要になりました。
この変化により、総務担当者は本来の業務に集中できるようになり、社員からも「お客様を待たせずにすぐ迎えに行ける」と好評です。

さらに、受付周りがiPad一台でシンプルになり、来訪者の入室履歴がクラウドで管理されるため、セキュリティ面も強化されました。

隈研吾建築都市設計事務所

導入事例

まとめ

オフィス来客DXは単なる受付の自動化にとどまらず、業務効率の向上、人件費の削減、セキュリティの強化といった多面的なメリットを企業にもたらします。
特に、受付業務が属人化している、非効率な手作業が多い、フリーアドレスやリモートワークによって来客対応に混乱が生じているといった課題を抱える企業にとっては、DX化によって劇的な改善が期待できます。

導入実績のあるツールを活用すれば、無人化・自動化だけでなく、企業イメージの向上や来訪者満足度の向上も実現可能です。
さらに各種補助金・助成金制度を活用することで、コスト負担を抑えて導入を進めることもできます。

業務効率と来客対応の質を両立させたい企業は、まず自社の課題を明確にし、それに適したツールと制度を選択することが成功の第一歩です。
オフィス来客DXの導入を通じて、よりスマートで生産的なオフィス環境を構築しましょう。

弊社ではiPadを活用した受付システムである「Smart at reception」を提供しています。
大企業での導入実績も多く、安心かつ信頼性の高いシステムで、TeamsやSlackなど各種チャットツールへの連携も可能で、受付業務の大幅な効率化を実現することが可能です。

企業のオフィス来客DX、受付無人化について気になる点やお悩みがありましたら、まずはお気軽にご相談いただけると幸いです。