クラウドPBXと連携する無人受付システムとは？フリーアドレス対応・受付業務の効率化・省人化を実現！

クラウドPBXを検討するうえで、つぎのような課題はありませんか？

• フリーアドレス導入のため、固定電話機廃止を検討中
• クラウドPBXで運用できる目処がたったが、受付に固定電話が残っている
• クラウドPBXと連携する受付システムを知りたい

これらの課題は、クラウドPBXと無人受付システムの連携によって解決できます。
本記事は、クラウドPBXや無人受付システムの基礎知識や連携方法、連携メリット、オススメの製品について解説します。
ぜひ最後までご覧ください。

固定電話の廃止にはクラウドPBXの利用がオススメ

固定電話を廃止するためにはどうすればよいでしょうか？
クラウドPBXを導入すれば固定電話は廃止できます。
クラウドPBXは会社宛の電話をスマートフォンに着信させることが可能。
これによりオフィス内の固定電話を廃止できます。

クラウドPBXのサービスの仕組み

オフィス業務では、会社の代表番号を使った通話や、内線通話、転送、自動応答といった機能が必要です。
クラウドPBXは、これらの機能を実現するためのPBX（構内電話交換機）をクラウド上で提供します。

クラウドPBXはオフィス内にPBXを設置する必要がなく、回線工事も不要です。
スマートフォンやIP電話機、パソコンをビジネスフォンとしてすぐに利用できます。

既存のアナログ電話機も、ATAという変換器を用いてクラウドPBXと接続可能です。

クラウドPBXとオンプレミスPBXの違い

オンプレミスPBXは物理的なPBXを社内に設置するタイプです。
クラウドPBXとの違いを以下にまとめました。

オンプレミスPBXはセキュリティ面での安心感があり、大企業や特定業界で利用されています。
一方、テレワーク環境やコスト削減を重視するなら、クラウドPBXがおすすめです。

クラウドPBX導入では無人受付システムも必要

クラウドPBXを導入する場合、すべての固定電話をリプレイスする場合が多いです。
固定電話を受付電話として使っている場合は、受付電話も取り替える必要があります。

その際、受付電話に変わる受付システムを導入しないと、受付電話がなくなってしまうことに。
来客者が社員に連絡を取れず困ってしまいます。

そこで導入したいのが、クラウドPBXと連携できる「無人受付システム」と呼ばれるシステムです。
無人受付システムの特徴と連携の方法について解説します。

無人受付システムとは

無人受付システムは、来訪者の受付対応や取次業務を自動化するシステムです。
会社への来訪者は、エントランスに設置したタブレット端末を操作して担当者を呼び出せます。

クラウドPBXと無人受付システムを連携することで、部署やフロア、社内外を問わず、担当者のスマートフォンに直接着信させたり、ビジネスチャットやメールで通知を送ったりすることも可能です。

クラウドPBXと無人受付システムの連携は簡単

クラウドPBXと無人受付システムは、LAN環境があれば容易に接続できます。
無人受付システムのタブレット端末をLANに接続するだけで、クラウドPBXのネットワークに組み込めます。

専用のアダプタ設置や大がかりな配線工事は不要です。
社内にWi-Fi環境が整っていれば、iPadやAndroidのタブレット1台で簡単にシステムを構築できます。

クラウドPBXと無人受付システムを連携するメリット

クラウドPBXと無人受付システムを連携すると、フリーアドレスに対応したオフィスを構築できます。
また、業務効率化や人件費の削減、セキュリティ向上など、多くのメリットが期待できます。

フリーアドレス・テレワーク対応のオフィスを構築

テレワークの導入が進んだ昨今、出社する社員は減少。
この状況で広いオフィスを契約しつづけるのは、賃料がもったいないです。
賃料は経費の中でも大きな割合を占める科目の一つ。経営の効率化を考えると節約したいところです。

そんな中、検討されるのはオフィスのフリーアドレス化です。
フリーアドレスは固定席を設けず、空いてる席を自由に使う制度。
オフィスの小規模運営が可能となります。

クラウドPBXと無人受付システムを活用すれば、フリーアドレスやテレワークに対応した柔軟なオフィス環境を構築できます。
内線番号は個人のスマートフォンごとに割り当てられるため、どこに座っていても同じ番号で発着信が可能です。

さらに、テレワーク中の社員も来客対応が可能。
オフィスにいなくても来客状況をリアルタイムに把握でき、必要に応じてオンラインで対応できます。

無人対応機能による業務効率化と省人化の実現

無人受付システムの導入によって、受付担当者を配置せずに来客対応が可能です。
来訪者はタブレット端末を操作し、直接担当者を呼び出せるため、取次業務をなくせます。
これにより、従業員は本来の業務に集中しやすくなります。

エントランスに受付担当者がいる場合は、有人対応から無人受付システムへの代替によって人的コストを削減できます。

来訪者管理の効率化とセキュリティ向上

受付業務をデジタル化することで、来訪者管理の効率化とセキュリティ向上を図れます。
代表的な機能を以下に挙げます。

• 入退館管理のデジタル化
  入館・退館の履歴を自動記録し、リアルタイムで確認できます。
• QRコード認証
  来訪者が事前に発行されたQRコードを受付タブレットにかざして読み取らせることで、入館手続きが完了します。
• 訪問者記録の自動作成
  受付情報をシステムに自動保存するため、手書きの記入が不要です。

一部の無人受付システムでは、ゲートやスマートロックと連携し、許可された来訪者だけが入館できる機能を備えています。

クラウドPBX導入時にオススメな受付システムはSmart at reception

受付システムは、業種や運用目的に応じて最適なものを選ぶことが重要です。

「Smart at reception」はiPad型無人受付システム。
様々なクラウドPBXと連携ができる点が特徴です。
設置はインターネット接続されたiPadを用意するだけ。
アプリ設定をすればすぐに利用できます。電話回線工事は不要です。

「Smart at reception」は、3つの製品を提供しており、自社に最適なシステムを導入して頂けます。

連携できるクラウドPBXは？

Smart at receptionはどんなクラウドPBXと連携できるか？
導入事例と一緒に紹介します。

Dialpad

Smart at receptionはクラウドPBXのDialpadと連携が可能です。
導入事例としては東急ハンズ様がDialpadとSmart at receptionを利用しています。
この二つを導入したことでフリーアドレス化を実現。働き方改革を進めることができたそうです。

Smart at | kintoneの機能拡張､システム開発､iPad受付システム

株式会社ハンズ

ConnecTalk

Smart at receptionはConnecTalkとも連携できます。
株式会社TKC様はConnecTalkとSmart at receptionを併用しています。
テレワークの導入に固定電話対応の廃止が課題でしたが、この２つのソリューションを導入することで、固定電話を廃止できました。

Smart at | kintoneの機能拡張､システム開発､iPad受付システム

株式会社TKC

UniTalk

Microsoft Teamsとの相性が良いUniTalkとも連携できます。
株式会社三栄では、フリーアドレスの実現のためにUniTalkとSmart at receptionを導入。
来客者からの個人宛の受付は個人携帯へ発信。
部署宛の受付はMicrosoft Teamsに一斉発信をする使い分けをしています。

Smart at | kintoneの機能拡張､システム開発､iPad受付システム

株式会社三栄

IZUMO PBX

Smart at receptionはIZUMO PBXとも連携ができます。
２つを組み合わせることで固定電話廃止を実現できます。

Zoom Phone

Zoom Phoneは音声通話、チャット、ビデオ会議を統合し、企業の業務効率を向上させるクラウド型のビジネス電話サービスです。
Smart at receptionとの連携により、受付業務の質を高められます。

例えば、Zoom Phoneのビデオ通話機能を活用すると、訪問者の表情や身振りを確認したり、こちらから資料を画面に提示したりできるため、オフィスでの受付や商業施設での接客の質を向上できます。
担当者が不在の際は、通話転送機能により、適切な従業員への転送が可能です。

なおSmart at receptionはその他のクラウドサービスとも連携が可能です。
上記以外の連携について詳しく知りたい方はお問い合わせください。

クラウドPBXと無人受付システムでスマートな受付を実現

クラウドPBXと無人受付システムを導入すると、フリーアドレス化や受付業務の効率化、人員削減などを実現できます。

「Smart at reception」には、一般企業向け、工場向け、店舗・商業施設向けの無人受付システム製品があります。
Smart at receptionに興味がある方は、下記の「資料請求・お問い合わせはこちら」から、詳細情報をご確認ください。