シンプルで安価な受付システムを選定する際のポイント

オフィスのデジタル化が進む中で、従来の電話受付からデジタル受付システムへの移行を検討する企業も増えています。

受付は「オフィスの顔」とも言える存在ですが、「信頼感のあるシステムを導入したい」と考える一方で、

「費用や手間はなるべく抑えたい」と感じる方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、シンプルかつ安価な受付システムを希望する方向けに、

導入時に押さえておきたいポイントを解説します。

シンプルで安価な受付システムを選ぶときのポイント

画面設計

受付システムが複雑であったり画面遷移数が多いと、社員や取引先が操作方法に困ったり、操作に時間がかかって受付が非効率になる恐れがあります。大企業の受付システムでは多様なニーズに対応するため、複雑なシステムが必要な場合もありますが、中小企業においては、直感的でシンプルな画面が求められます。

多様な通話方式への対応

現代のビジネス環境では、多様な通話システムが提供されています。企業によって採用する通話システムは異なるため、幅広い通話サービスに対応できることが導入時の重要なポイントとなります。また、ビデオ通話で応答する必要がある場合も考えられるため、この方式に対応しているかどうかも重要です。

コストパフォーマンス

受付システムに多額の費用をかけることはコストアップとなります。高価で多機能なシステムよりも、初期費用や運用コストが低く、必要十分な機能を備えたシンプルなシステムの方が良い場合が多いです。

容易な運用・管理

受付システムに専任のIT担当者を配置できない場合が多いため、運用が容易で負担が少ないシステムが特に評価され、導入のハードルが低いことも重要視されています。

シンプルで安価な受付システムは？

上記のポイントを踏まえた上でオススメな受付システムは「Smart at reception OneTouch」です。

「Smart at reception OneTouch」は大企業向けのiPad型受付システム「Smart at reception」を安価でシンプルなものに改良したものです。

受付システムを手軽に導入したい方向けにおすすめです。

Smart at reception OneTouchの特徴

Smart at reception OneTouchの主な特徴は4点あります。

ボタンを押すとワンタッチで接続

訪問者は、iPadに表示されたボタンをタッチするだけで、簡単に訪問先と連絡を取ることができます。従来の受付電話のように番号表を見て該当部署に電話をかける必要がなくなるため、操作が直感的で非常に便利です。これにより、受付の利便性と効率が大幅に向上します。

様々な通話システムに対応

「Smart at reception OneTouch」は、多様な通話システムに対応している点が特徴です。音声通話は主要なクラウドPBXサービスDialpad、UniTalk、ConnecTalk、IZUMO PBXなどに対応しています。

さらに、ビデオ通話機能はMicrosoft Teams、zoomphone、FaceTimeといった主要なサービスを幅広くサポートしており、企業のニーズに合わせた柔軟な運用が可能です。

コストは月額¥12,000（税抜）から

「Smart at reception OneTouch」は、シンプルな機能設計により低価格で提供されています。そのため、導入しやすい価格設定となっています。また、1拠点に最大5台まで設置可能で、入り口が複数あるオフィスでも、月額¥12,000の範囲内で利用できます。（※初期費用は別途必要です）

設置はインターネットに接続されたiPadを置くだけ

「Smart at reception OneTouch」はクラウドサービスを利用しているため、インターネットに接続可能なiPadを用意するだけで簡単に設置できます。電話回線の設定は不要です。さらに、設定の変更もクラウド上で行えるため、受付まで足を運ぶ必要がなく、効率的に運用できます。

電話機との違いは？

従来の電話機による受付と比べて、iPad型のSmart at reception OneTouchは、受付エリアを格段に洗練された印象に変えることができます。

企業のDX推進をアピールできるモダンなデザインは、来訪者に好印象を与えるでしょう。

また、壁に内線番号表を掲示する必要がなくなり、受付エリアがすっきりとします。

さらに、内線番号の変更もクラウドで簡単に更新できるため、従来のように紙の内線番号表を作り直す手間が不要になります。

このように、Smart at reception OneTouchは見た目の向上だけでなく、運用面でも大きなメリットをもたらします。

まとめ

受付システムの選定は、企業の規模や業務形態に応じて適切なものを選ぶことが大切です。

機能性、使いやすさ、コスト、運用管理の容易さなど、様々な観点から検討することをお勧めします。

「Smart at reception OneTouch」は、安価でシンプルな受付システムの選択肢の一つとして十分検討できるでしょう。

導入を検討される際は、無料トライアルなども活用しながら、自社に適したシステムかどうかを見極めることをお勧めします。

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