【大学・専門学校向け】教授や講師との連絡をスムーズに取りつぐ方法とは？

本記事は大学や専門学校を運営している方向け。教授や講師との受付をスムーズに取りつぐ方法をご紹介します。

大学や専門学校は教授や講師を探して連絡するのが大変

大学や専門学校は小中高等学校より学生数が多いため、敷地が広く校舎も複数存在します。教授や講師は授業ごとに敷地内を移動するため、教授や講師を訪ねたい人はなかなか教授や講師を捕まえられない場合があります。

教授や講師を訪ねたい人にとっては教授や講師を探すことは大変です。一方、教授や講師もいちいち全学生、全訪問者に連絡先を教えておくことは手間ですし、電話番号をあらゆる人に伝えるのはリスクがあります。

また大学や専門学校の事務員が教授や講師の取りつぎを行うことがありますが、教授や講師は常に移動しているため、電話取りつぎに時間を要してしまいます。

このように大学や専門学校で教授や講師に連絡を取る作業は実は課題です。この課題を解決するためにはどうすればよいでしょうか？

受付システムを設置して、教授や講師と連絡しやすくなる

おすすめの解決策は大学や専門学校の入り口に受付システムを設置することです。受付システムを設置すれば、教授や講師を訪ねたい人が、教授や講師を直接呼び出すことが可能です。教授や講師の所在地の把握が不要になったり、事務員による電話取りつぎをなくせるので、受付・連絡の効率化につながります。

大学・専門学校にはどのような受付システムがオススメ?

次のようなサービスがオススメです。

• クラウドサービス
• タブレット型
• 電話呼び出しタイプ

受付システムはさまざまなサービスがありますが、大学や専門学校に配置するのであれば、できるだけ簡単に設置できるサービスがよいでしょう。クラウドサービスかつタブレット型のものであれば、工事不要で設置できるのでオススメです。

また電話呼び出しタイプもオススメです。受付システムの来訪者通知は電話で呼び出すタイプとチャットやメールで呼び出すタイプがあります。大学や専門学校は教授や講師が来訪者を迎えにいかず、来訪者が教授や講師の所在地に向かう場合もあります。その場合、チャットやメールで呼び出すタイプだと、教授や講師は来訪者に自分の所在地を指示ができません。そのため、双方向にやりとりができて、所在地の指示ができる電話呼び出しタイプの受付システムがオススメです。

条件に当てはまる受付サービスは？

クラウドサービス・タブレット型・電話呼び出しタイプの３つの条件を満たす受付システムはSmart at receptionがあります。Smart at receptionはソフトバンクのグループ企業M-SOLUTIONS株式会社が提供するiPad型受付システムです。クラウドサービスなので、設置工事は不要。また音声通話による呼び出しができるため、来訪者が教授・講師を直接呼び出しできます。

どのような効果がある？

以下のような効果があります。

電話取りつぎを減らせる

事務局員の電話取りつぎ業務を減らせます。来訪者が直接、教授や講師を呼び出せるため、事務局員の負担を軽減可能です。

個人情報を公開せずに済む

Smart at receptionは来訪先（教授や講師）をiPad上で選択して受付するシステムです。来訪先を選択すれば、そのまま教授や講師のスマートフォンに発信します。教授や講師の電話番号を表示せず通話できるので、教授や講師の個人情報を守ることができます。

受付事務局の無人化ができる

大学や専門学校には複数校舎がある場合があります。すべての校舎の受付に人を配置できるとベストですが、コストの関係上、配置できない場合があります。その際にSmart at receptionを配置して置けば、受付が無人な校舎から受付できるようになります。

具体的な導入イメージは？

利用方法を以下の通り図で表現いたしました。ご参照ください。

以上、教授や講師との受付や連絡をスムーズにする方法の紹介でした。大学や専門学校に受付システムを設置すれば、事務を効率化できます。大学や専門学校の受付業務にお困りの方や具体的な導入事例を知りたい方はぜひお問い合わせください。