Smart at receptionがアップデート。受付済み入館者の安否確認が可能に！

iPad型無人受付システム「Smart at reception」がアップデートされました。オフィスや工場などで受付システムを利用されている企業も、このアップデートにより、災害時に入館者の安否確認がしやすくなりました。自社の安否確認ツールは導入済みだが、入館者の安否を確認する仕組みはまだ未導入という方にはオススメな機能です。ぜひご覧ください。

安否確認の問題点

多くの企業は自社社員の安否確認をする手段を整えているでしょう。例えば、トヨクモ社が提供している安否確認サービス2などは自社社員の安否確認に便利に使えます。

しかしながら、災害発生時に自社に入館している方の安否確認をする手段はまだ導入していない企業は多いです。

自社社員の安否確認だけができれば良いと考えがちですが、取引先やお客様の安否確認ができる体制も重要です。

体制を整えておくと次のようなメリットがあります。

取引先やお客様の関係者に良い印象を与えられる

災害発生時に取引先やお客様の安否が分からないと、その家族や関係者は心配するでしょう。

そんな中、素早く取引先やお客様の安否をご家族や関係者に共有できたら、安心してもらえるはずです。

素早く安否を確認してくれたあなたの会社に好印象を持つでしょう。

集中したい対応に専念しやすくなる

大切な取引先やお客様の安否確認ができる手段が整っていれば、安全なのか、今どこにいるかを素早く確認できます。

災害時の安否確認に時間がかかっていると、対応が後手に回ってしまい、本当に取り組みたい緊急の対応が遅れてしまう可能性もあります。

災害時に取引先やお客様の安否確認ができることはとても重要です。

災害時に起こること

では、災害時に起こることは何でしょうか。

それはインターネットに接続できないことです。クラウドサービスはインターネットに繋がれば情報を閲覧できます。しかし、災害時はインターネット回線が落ちることも考えられます。

この場合、クラウド環境だけにデータが残っていると、災害時に情報へアクセスできず、安否確認ができません。

Smart at receptionが入館者のオフライン確認に対応

そんな中、iPad型の受付システム「Smart at reception」は、インターネットに接続していない状態でも入館者の確認ができるようになりました。

災害時にはネットワーク障害によりインターネット接続が不安定になることが予想されますが、「Smart at reception」はそのような状況でも入館者記録を確認できます。

入館者のオフライン対応は、定期的にiPadがサーバーからデータを取得する仕組みによるもので、一定の間隔で入館者のデータをiPadアプリに同期することで、通信量を抑えつつ、ローカルにデータを保存します。

またローカルに保存したデータはCSVによる出力ができます。出力したCSVをiPadのアプリのExcelやNumbersで編集すれば、安否確認のチェックリストとして活用できます。

これにより、インターネットが繋がらない災害時でも来館している取引先やお客様が一覧でわかるようになります。

当日に入館者が増えても履歴を残せる

また、Smart at receptionはお客様が入館時に入館者の変更ができるようになりました。取引先やお客様側の訪問者が増えたとしても、入館管理画面で取引先やお客様自身が訪問者を追加できるようになります。

事前予約がない訪問者を登録できるため、訪問者をより正確に登録できるようになりました。

以上のように、4月の機能追加により、Smart at receptionは災害時に求められる要素に対応し、安否確認にも利用できるシステムへと進化を遂げました。

オフライン環境での動作、当日の柔軟な入館者変更ができる機能で、見落としがちな取引先やお客様の安否確認方法の課題を解決しています。

Smart at receptionを導入することで、受付管理はもちろんのこと、安否確認作業の効率化と迅速化が実現し、災害時の混乱を最小限に抑えつつ、的確な救助や支援につなげることができます。

Smart at receptionはトライアルも可能ですので、今回の機能追加に興味を持った方は以下のフォームよりぜひお問い合わせください。