kintoneの情報共有を強化する「既読チェックプラグイン」の特徴とメリット

kintoneを利用していて、レコードの閲覧状況を把握したい、重要な情報を見落としなく伝えたいとお考えではありませんか? しかし、kintoneは標準機能ではレコードの閲覧状況を把握することはできません。

標準機能で閲覧の確認を行うためにはユーザーにコメントしてもらうか、プロセス管理機能で確認ボタンを作成して、能動的に知らせてもらう必要があります。

ただ全てのユーザーが能動的に知らせてくれるわけではありません。そのため、誰が情報を確認したかどうかを正確には把握することができません。

そんな課題を解決するのが、M-SOLUTIONSが提供する「既読チェックプラグイン」です。本記事では、その特徴と活用メリットをご紹介します。

既読チェックプラグインとは？

既読チェックプラグインは、kintoneのレコード閲覧状況を可視化し、情報共有を円滑にするためのツールです。

既読チェックプラグインの主な特徴

レコードの未読・既読が色分けされて一目で把握できる

このプラグインの最大の特長は、kintoneのレコード一覧画面で各レコードの未読・既読状態が色分けされて表示される点です。

具体的には、未読のレコードは濃い赤、既読は通常の色といった具合に、閲覧状況が一目で分かるようになっています。

これにより、情報の見落としを防ぎ、効率的に未読レコードを確認できるようになります。

レコードが編集されたら未読状態に戻せる

2つ目の特長は、一度既読になったレコードでも、内容が更新された場合に未読状態に戻せる機能です。

例えば社内マニュアルの改定など、重要な変更があった際に、関係者が気づかずに古い情報で業務を進めてしまうリスクを防げます。

更新を知らせるためにわざわざメールを出す手間も省けて便利です。

既読レコードを管理できる

管理者はユーザーの既読レコードを別アプリで管理できます。誰がどのレコードをチェックしているのかを管理できるため、利用状況の把握や監査に使えます。

モバイル端末にも対応。どこからでもシームレスに確認可能

3つ目は、モバイル対応である点です。外出先からスマートフォンでkintoneにアクセスした際にも、既読チェックプラグインによる色分け表示が適用されます。

PCとモバイルを使い分ける社員が多い昨今、どの端末からも情報へのアクセスと既読管理がシームレスに行えるのは便利なポイントです。

活用することで得られるメリット

レコードの見落としを防止し、情報共有の精度が向上

既読チェックプラグインを導入することで、情報共有の精度が向上します。未読レコードが色で明示されるため、重要な連絡やタスクの見落としを防げます。

例えば営業部門で案件情報を共有する際、担当者が新しい商談の情報を入力したが、営業マネージャーが気づかずに放置してしまうケースを避けられます。

全員が確実に最新状況をキャッチできる環境が整うことで、チーム全体のパフォーマンスアップが期待できます。

既読・未読が明確なので、担当者間のコミュニケーションロスを解消

レコードが「既読」「未読」で区別できるため、担当者間のコミュニケーションのロスを解消できます。

例えば、決裁申請の処理遅延があります。

承認者が申請を見たのか、却下したのかが不明で、申請者が何度もリマインドすることは、非効率であり承認者との関係にも影響します。

既読チェックプラグインにより、誤解を防ぎ、社内コミュニケーションをスムーズにします。

誰がいつ閲覧したかログをチェックでき、問題の原因特定などに活用可能

3つ目のメリットとして、問題が発生した際の原因究明が容易になります。

レコードの初回閲覧ログを別のアプリで出力できるため、誰がいつレコードを閲覧したかを追跡できます。

例えば、クレーム対応が遅れた場合、担当者が情報を適切に閲覧していたかどうかをログから確認できます。これは、問題の原因を特定し、再発防止策を立てる際に有効です。

重要な情報を色で強調することで、伝達漏れのリスクを軽減

「読んで」機能により、通常の未読表示とは異なる色で重要なレコードを強調表示できるのは重要なポイントです。全社的に共有すべき情報を目立たせることで、伝達漏れのリスクを最小限に抑えることができます。

kintone通知+99の解消にも使える

kintoneの通知設定を削減することが可能です。

既読チェックプラグインを利用することにより、「未読」と「既読」の区別が容易になるため、該当のアプリの通知設定を無効にすることで、kintoneでの通知の総数を減らせます。

これにより、通知が+99で困っているユーザーの負担を軽減できます。

このように、既読チェックプラグインの導入効果は多岐にわたります。日報の確認をはじめ、申請書のフローや、社内規程の周知徹底など、kintoneを使った情報共有の場面で大いに力を発揮してくれるでしょう。

導入費用について

既読チェックプラグインの導入費用は、年額¥120,000(税抜)です。この価格は、1ドメイン単位の契約となっており、同一ドメイン内であれば複数のアプリに適用可能です。

社内の様々な部署がkintoneを使っている場合でも、一つの契約で全体に既読管理を適用できるため、非常にお得に利用できます。

もちろん、いきなり導入するのはハードルが高いという方もいるかもしれません。そこでオススメなのが15日間の無料トライアルです。

実際の業務の中で既読チェック機能を試用し、その効果を実感してから契約を検討できるので、導入の判断がしやすくなるでしょう。ぜひ一度お試しください!