kintoneによるセミナー管理方法を公開【M-SOL社内事例】

セミナー管理に時間をかけていませんか？
セミナーは自社製品をPRする定番な手段です。

自社製品に興味を持ったお客様に直接説明できるので自社製品の理解に繋げられます。
しかし、セミナー準備は細かい作業が多く手間がかかります。準備に時間をかかってしまうと、日々の業務の圧迫してしまいます。

日々の業務を圧迫しないために、クラウドサービスを活用して効率的にセミナー管理をする必要があります。
管理方法は、Googleフォームで管理する方法や、CRMの機能で管理する方法があります。

ただGoogleフォームだと自動返信メールを作成しづらく、また、受講者を管理するスプレットシートが壊れやすかったりと不便な点があります。
またCRMは機能としては十分なことが多いですが、利用料が高額だったりします。

そんな中、弊社M-SOLUTIONSでは、kintoneを中心としたクラウドサービスを利用してセミナー管理しています。
今回は、クラウドサービスを駆使してどのようにセミナーを管理しているのかをご紹介します。

【kintone】セミナー管理で利用しているクラウドサービス一覧

以下のクラウドサービスを利用してセミナーを管理しています。

• kintone（提供：サイボウズ株式会社）
• フォームブリッジ（提供：トヨクモ株式会社）
• メール一斉送信プラグイン（提供：M-SOLUTIONS株式会社）
• 検索拡張プラグイン（提供：M-SOLUTIONS株式会社）
• Smart at message for kintone（提供：M-SOLUTIONS株式会社）
• LINE WORKS（提供：ワークスモバイルジャパン株式会社）
• zoom（提供：ズームビデオコミュニケーションズ）

【kintone】セミナー管理のシステムの構成図

以下のようなシステム構成でセミナーを管理しています。

具体的にどの様に行っているかを解説します。

申し込みフォーム

申し込みフォームはフォームブリッジを利用しています。
フォームブリッジはkintoneと連携するWebフォームサービスです。

kintoneのセミナー申し込み管理アプリのフィールドを元にフォームを作成できるため、素早く申し込みフォームを作成できます。

セミナー受講者にはこのフォームからセミナーの申し込みを行なっていただきます。
申し込みを行うと、申し込み時に登録したメールアドレス宛に自動返信メールを送信します。

自動返信メールの機能はフォームブリッジの機能で、申し込み内容とウェビナー用のzoomURLを掲載しています。
当日の案内メールを出す手間を減らせて便利です。

また弊社では受講者の申し込みをリアルタイムで把握したいため、申し込みがあったタイミングでLINE WORKSに通知するようにしています。

通知するための方法はSmart at messageを利用してkintoneとLINE WORKSを連携しています。
このような仕組みによって普段、メインで利用しているコミュニケーションツールにリアルタイムで通知しています。

受講者管理と一斉連絡

kintoneでセミナー申し込み管理アプリを作成し管理しています。
フォームブリッジから申し込まれた受講者情報は、セミナー申し込み管理アプリに格納されていきます。
弊社では主に受講者の属性や参加きっかけを確認するために利用しています。

またセミナー前日のリマインドや、セミナーの内容に変更があった際の連絡はメール一斉送信プラグインを利用しています。
メール一斉送信プラグインはkintoneの一覧画面から一括でメール送信できるプラグインで、複数の受講者にメール送信ができます。

オンラインセミナー当日

弊社ではzoomを利用してオンラインセミナーを開催しています。
セミナーは約1時間ほどのセミナーを企画することが多いです。

また弊社ではセミナー終了後に個別相談会を実施することがあります。

オンラインでの個別相談会の実施方法は、オンラインセミナーのURLとは別に個別相談会用のzoomのURLを用意し、オンラインセミナー終了直前に、zoomのチャット欄にて、個別相談会用のzoomのURLを案内します。

個別相談を希望する受講者が複数人いる場合は、個別相談会用のzoomでブレイクアウトルームを作成し、弊社の個別相談担当者と共にブレイクアウトルームの各部屋に移動してもらいます。

このような方法で個別相談を行なっています。

アンケート

セミナーのアンケートはフォームブリッジで作成しています。

受講者がオンラインセミナーから退出した時に、フォームブリッジで作成したアンケートが自動的に起動する設定をしています。

受講者が回答したアンケートはセミナー申し込み管理アプリと連携しており、誰がどのような回答をしたのかを見やすくしています。
またセミナーにもよりますが、アンケートに回答した受講者にはセミナーの投影資料をお渡しています。

この資料の送付もフォームブリッジの自動返信メール機能を利用しています。

以上がM-SOLUTIONSが行なっているセミナー管理方法でした。

セミナーの管理は地味に準備に時間がかかりますので管理方法は効率化しておくことが重要です。
弊社の管理方法が皆様の参考になれば幸いです。

-Smart at message

-メール一斉送信プラグイン

-検索拡張プラグイン