【iPadで受付無人化】Microsoft Teamsと親和性の高い受付システム「Smart at reception」でTeams利用率を上げる

「働き方改革」や「ワークライフバランスの改善」をきっかけに、業務効率改善のためにMicrosoft Teamsを導入した企業は少なくないと思います。
コロナ禍を経て、オンラインコミュニケーション、テレワークは広く普及しましたが、一方でTeamsについては「社内でなかなか利用が定着しない」「活用が進まない」といった話を耳にします。

日常業務の流れの中にMicrosoft Teamsの利用が組み込まれていれば、Teamsを使う機会が増えることが期待できます。本記事ではそういった観点から、無人受付システム「Smart at reception」とMicrosoft Teamsの連携機能について説明します。

【来訪前】Microsoft Teamsカレンダーから来訪の事前予約を作成

Smart at receptionの来訪予約は、Microsoft Teamsカレンダーから作成することができます。

まず、Smart at receptionと「Microsoft365連携」をしたアカウントでTeamsを起動して、新しい会議を作成します。その際、「必須出席者を追加」のところに無人受付システム「Smart at reception」連携専用のメールアドレスを追加して送信すると、受付システムから自動でメールが返信されます。

このメールに記載されたURLをクリックすると、Smart at receptionの来訪予定が開きます。

来訪予定は、会議作成時に設定した日時が入力された状態になっています。必要な項目を適宜入力して、来訪予定を作成します。

【来訪時】受付にいるお客様と担当者をTeamsビデオ通話で結ぶ

Smart at receptionは、受付対応の機能の一つとして、Microsoft Teamsを介したビデオ通話機能を提供しています。通話料無料で、受付のお客様とオフィスとの間をビデオ通話でつなぐことができます。

▼Smart at receptionとMicrosoft Teamsビデオ通話機能連携のご紹介

【来訪時】お客様の到着を担当者にMicrosoft Teamsで通知

お客様が受付にあるiPad端末で受付処理を行うと、担当者や部署にそれぞれ設定されているTeamsのチャネルあてに来訪を伝えるテキスト通知が届きます。通知内容はテンプレートで変更できます。

ビデオ通話機能を利用する際も、このテキスト通知を併用することができます。

人と人との接触をできるだけ減らしたい、人件費を節約したいなど、さまざまな理由で無人受付サービスは広く普及してきました。コロナ禍に伴うリモートワークの普及で「会社を訪問する」スタイルは一時期減りましたが、最近は、社員が出社し、来客が会社を訪問するスタイルに戻る企業も増えています。

人と人との接触を減らす手段として、無人受付サービスは有効です。Microsoft Teamsと親和性の高いSmart at receptionを導入すれば、上述のような形でMicrosoft Teamsを使う機会を増やすこともできます。

「Smart at reception」は利用企業の状況に合わせた柔軟な連絡・通知方法を提供いたします。下記のボタンよりお気軽にお問い合わせください。