Smart at eventで1,300人来場のイベント受付をスムーズに。ブース来場者の管理も対応！

一般社団法人全国設備業DX推進会
古徳史子様

貴会についてお聞かせください

古徳様： 一般社団法人全国設備業DX推進会は、全国の設備業界におけるIT化とDX推進を目的とした団体です。2005年に任意団体として発足し、現在は1,300超の組合・約6万1千社が参加する国内最大級のネットワークに成長しています。業界ではITリテラシー格差、後継者不足、人材難、組合員減少、AI活用方法など多くの課題が表面化しており、これらの課題解決に向けて実務に役立つサポートを幅広く展開しています。

 

Smart at event導入のきっかけを教えてください

古徳様： 1,000名を超えるイベントの受付対応を効率化したいと考えたことがきっかけです。弊会では定期的にイベントを企画しています。その中で、消防設備士サミットというイベントがあります。以前大阪で開催した際に好評だったため、規模を拡大して東京でも実施することになりました。

 

集客目標は1,000人超を想定しており（実際には1,300名が来場）、この規模でスムーズな受付を行うには多くの人員配置が必要となるため、効率化の仕組みが必要でした。また、本イベントでは多くのメーカーがブース出展を行います。各ブースに訪れた来場者の情報を取得したいというニーズもあり、その対応方法も検討していました。そんな中、Smart at eventの紹介を受けて、これらの対応ができそうだったので、利用することに決めました。

 

どのように活用されましたか

古徳様： サイボウズ社のkintoneと組み合わせて利用しました。Smart at eventはイベント当日の管理と受付用QRコードの発行がメインの仕組みで、申し込み機能は設けていません。そのため、申し込みを管理する別のサービスが必要でした。そこでkintoneと連携サービスのフォームブリッジを使い、消防設備士サミットへの申し込みの仕組みを構築しました。

 

フォームブリッジで作成したフォームで申し込みを受け付け、kintoneにリストとして蓄積し、そのリストをSmart at eventに流し込んで利用しました。イベントへの申し込みは開催2日前に締め切り、その時点までのリストを抽出して流し込みました。またブースでの来場者を把握できるよう、セッション機能を活用しました。ブースに来た来場者のQRコードをiPadで再度読み取ることで、各ブースへの来場記録を取得できるように設定しました。

 

 

導入してみていかがでしたか

古徳様： 当日の受付対応は問題なく進めることができました。iPadを複数台用意して受付場所を分散化したことで、受付対応を効率的に進められました。初めての試みだったため、万が一に備えて受付対応人員を待機させていましたが、目立った問題は起きませんでした。コスト面でも、ソフトを購入する形ではなく、イベントの利用に応じた単発の費用だったため、イベントの予算にも組み込みやすい点も良かったです。

 

 

導入時の準備はいかがでしたか

古徳様： 設定自体は問題なく行うことができました。不明点についてはM-SOLUTIONSの担当者が操作方法を細かくレクチャーしてくれたほか、詳しく説明してもらえました。iPadの手配についても業者を紹介してもらうなど、サービス以外の面もフォローがあり助かりました。

 

何かご要望はありますか

古徳様： ブースでの来場者登録を行う場合、事前に申し込みリストの来場者をセッション機能に登録しておく必要があり、当日来場者への対応が難しい点がありました。ブースでも利用する運用を想定する場合は、セッション登録を簡単にできる仕組みがあるとありがたいですね。

 

また今回、kintoneとはCSVで連携で対応しましたが、Smart at eventとkintoneが自動連携をして申し込み管理ができると、直前までの受付フォームの公開も可能となり、集客しやすくなります。対応いただけると良いと思いました。

 

今後についてお聞かせください

古徳様： 大人数の受付を人力で行うと人手がかかりますので、効率的に運用できる点は魅力的です。今後大型のイベントを企画する際は、再度利用を検討したいと考えています。

 

-ありがとうございました。

 

・全国設備業DX推進会ＨＰ「設備経革広場」

http://www.setsubi-it.jp/

 

・ブログ せつ子の部屋：「第2回 消防設備士サミット2025」開催レポート🧯

https://www.setsubi-it.jp/topic/index.php/other/20251003-2/

 

 

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