フィードバック情報も踏まえた自動議事録作成を「Smart at AI」で実現！

kintone界隈で積極的に情報発信されている小川様のお名前はよく耳にします。改めて貴社について教えてください。

小川様：弊社はkintoneの導入支援や内製化支援を行う会社です。
顧客数は250～300社ほどのお客様に対してkintone関連の支援を行っており、なかでも建設業の割合が最も多いのが1つの特徴です。

YouTubeやSNSを駆使してkintone関連の情報を発信しており、知名度を獲得することで事業をスケールさせているのが現状です。
最近では、kintoneのプラグイン情報を集めたプラグインメディアを展開しています。

 

今回Smart at AIを導入いただいていますが、その経緯について教えてください。

小川様：多くのお客様にkintoneの導入支援を行っているなかで、お客様との会議がオンライン上で当たり前のように発生するのですが、この内容を議事録に起こす場合に課題が2つほどありました。

具体的には、議事録を作成するメンバーごとに議事録の質がぶれてしまうこと、そして課題のヒアリングなどお客様とやり取りしながら議事録を作成するため、なかなか作成自体に集中できないということです。

 

お客様の業務や課題を正確に理解し、それを設計に落とし込んでいくことが必要で、どうしても議事録作成に頭のリソースを割くことが難しく、押さえるべき論点が十分に反映されていないこともあったのです。

毎月どのくらいの打ち合わせが発生しているのでしょうか。

小川様：おそらく業務委託のメンバーも含めて、月に少なくとも200件前後、多い月だと400件に達することも。
我々が提供するサービスは開発して終わりではなく、継続的に支援していくことになるため、お客様の数は年を追うごとに増えていくことになります。
以前から議事録作成に関するリスクは顕在化していたのです。

 

議事録作成の時間もそうですが、議事録の精度が低いと次の商談時に履歴を掘り起こすことに時間がかかることになり、精度を高めるために確認作業が発生すると負担も大きくなります。
その意味でも、正確で質の高い議事録が負担なく作成でき、ビジネスに集中できる環境づくりが求められていたのです。

 

膨大な打ち合わせをこなすなかで、以前はどのように議事録を作成していたのでしょうか。

小川様：顧客情報や商談管理はkintoneで管理していたため、当初はその場で記録したメモをkintone内に放り込んでいましたが、質を高めるためにプロンプトのフォーマットを作成し、それに合わせてヒアリングできるような環境を整備しました。

 

そこでChatGPTなどのAI活用にもチャレンジしたのですが、ChatGPTに投げて作成された議事録の内容を精査してkintoneに張り付ける作業が抜け落ちてしまうことも。

商談数が増え、継続的な支援をしているお客様が増えるとスケールすることが難しいため、何らかの方法で自動化していく必要性を以前から検討していたのです。

そんな折に、Smart at AIを知ったわけですね。

小川様：以前からM-SOLUTIONSさんと付き合いがあり、せっかくなので試してみようと考えたのです。
我々の責務は自社の業務課題を解決した経験をお客様に還元すること。
いずれAI活用は積極的に取り組むことが必要で、kintoneとAIが連携できるのであれば、試さない手はないと考えたのです。

Smart at AIをどのように活用していますか。

小川様：現在は、課題となっていた議事録の自動作成が中心です。
Zoomが持つ文字起こし機能を使って打ち合わせ後にテキスト情報が生成された段階で、Zapierを使ってこのテキスト情報をkintoneに取り込みます。
この情報をもとにSmart at AIを介して処理することで、事前に設定したプロンプトに沿って議事録が整理されます。

単なる文字起こしの議事録ではなく、推論モデルを使って要約される形です。
新規商談関連の内容なのか、すでに受託した開発系の内容なのかをAIが自動的に判別し、それぞれに適したプロンプトが適用されるように設定しています。
商談では業界やSaaSの情報が必要ですし、開発では要件整理が中心となるため、まとめるべき事項が異なるからです。

 

なお、Google MeetやMicrosoft Teamsなどお客様が主体となって開催される打ち合わせについては、現状レコーディングデータがお客様側のクラウドに保管されるため、我々のほうから自動でデータを取り込めません。
ただ、全体でみれば割合が少なく、今はあまり気にしていません。

ChatGPTとの連携は、Smart at AI側の契約だけではなく、自社で契約したものを利用しているとお聞きしています。

小川様：おっしゃる通り、自社契約のAPIキーも使って直接ChatGPTと連携しています。
ChatGPTをkintone以外でも使うケースが想定されるため、費用全体として、場合によっては直接連携のほうがコストパフォーマンスとしてメリットがあるという仮説に基づいています。

 

コスト面だけでなく、お客様に提案する際にはデメリットも含めて知見を得ておく必要があるため、直接契約なのかSmart at AIのプラン契約でそれぞれどんなメリットがあるか判断したかったことも背景にあります。

議事録の具体的な活用方法について教えてください。

小川様：打ち合わせ内容から次回の商談に向けて確認するという担当者ベースの使い方はもちろん、自動生成された議事録をSmart at messageを使ってChatworkにて通知してもらっています。

通知しているのは、記録されたものが単なる議事録ではなく、担当メンバーの良かった点や改善すべき点といったフィードバック情報も含まれているからです。

このフィードバック情報は、メンバーそれぞれの課題に合わせてプロンプトを事前に設定することで、適切なフィードバックが得られるように工夫しています。
例えば「話が長くなりすぎる」「フランクな表現を使いすぎる」「優しすぎる」といったメンバー個々の傾向に合わせてプロンプトを用意することで、まるで上司がフィードバックするような環境が自動化できています。

 

実は受託した案件は担当メンバーそれぞれが頑張っているものの、私が全て関わることが難しく、実態が把握できない状況が続いており、教育面から課題を持っていたのです。
これをAIでうまく解決できるようにしたいという発想から実装しています。

担当者に対するフィードバック情報はどんな効果につながるのでしょうか。

小川様：上司がアドバイスする際の説得力が増すことです。

直接指摘を受けることはもちろんですが、「AIもこう判断しているよ」と伝えたほうが担当者も素直に受け入れやすい傾向にあると感じています。

 

その情報をもとに一緒に改善していこうという寄り添ったスタンスで上司がアドバイスできるなど、とても効果が高いと実感しています。
いずれ人事評価のベースとなる要素の1つとしても活用できることでしょう。

Smart at AIを活用することで得られている効果について教えてください。

小川様：定量的には見ていませんが、1回の打ち合わせで議事録作成に必要だった5～20分程度の時間がシンプルにゼロになっただけでなく、議事録の精度が高まったことで過去の履歴を掘り起こす時間も短縮でき、1商談あたり30分は確実に減らせています。
自動化によって議事録作成に時間がとられなくなり、打ち合わせに集中できるようになったことも大きいと思います。

 

また時間短縮以上に効果があると考えているのが、「人によってブレないフィードバック機能」と自分の状況を客観的に見つめて振り返ることで「メタ認知できる」という2つの要素が非常に大きいのではないでしょうか。
これらの課題を感じている企業はとても多いと感じており、定量的な効果でなくともそのメリットを感じていただけるはずだと自信を持っています。

 

総合的に見れば、議事録生成の完全自動化による時間短縮とともに、商談情報との紐づけによる情報蓄積や振り返りのしやすさ、人材育成への貢献など、kintoneとSmart at AIの組み合わせで多くの効果が得られています。

 

メンバーからはどのような声が寄せられていますか。

小川様：議事録作成の手間が省けることで、お客様と向き合う時間や思考のためにリソースが割けるようになるなど、悪い評価は全く出ていません。
頭の片隅に議事録を書かないといけないという心理的な負担がありましたが、それがないことで商談に集中できているようです。

 

フィードバックに関しては、確かにどの商談でも監視されているという感覚があるのかもしれませんが、ネガティブな意見は聞いていません。
むしろAIに興味を持つメンバーが増えるなど、プラスの要素が大きいと考えています。

Smart at AIの魅力はどのように感じていますか。

小川様：素晴らしいと思うのは、AIの「民主化」を成功させていることではないでしょうか。
プロンプトを考える手間もあり、AIが使いこなせる人とそうでない人が分かれてしまいがちですが、Smart at AIは裏側でプロンプトを組み込んでおくだけで、kintoneを介して自然とAIに触れることができています。

 

kintoneを操作するだけでAIを使えているという成功体験を提供できることが何よりも素晴らしい。
kintoneのフィールドに「このことについて要約して」と入力するだけで追加のプロンプトが動き出し、知りたい情報が自動的に生成できる。
AIの良さを知ることで、次に自分でプロンプトを書いてみようという意欲が湧いてきます。
まさしくAIの民主化を実現するツールではないでしょうか。

今後の展望についてはいかでしょうか。

小川様：現在は社内でのSmart at AI活用を積極的に行っていますが、今度お客様向けの勉強会でAIを中心とした話題について触れる予定です。
お客様のAIリテラシーを高めていきながら、Smart at AIの普及にもつなげていければと考えています

 

kintone構築と同様に、プロンプトはお客様のサービスや業態、管理したいKPI指標によって構造が変わってくるため、単純なテンプレート化は難しい側面があるのは承知していますが、将来的には増えてきたユースケースをテンプレート化することも検討しています。
もちろん、プロンプト作成の支援も手掛けていますので、土台となるプロンプトを一緒に作り上げ、そこから自走していけるような支援をさらに強化していきたいと考えています。

 

また、議事録からのタスク自動生成はもちろん、人事評価や営業マネジメントなど、kintone＋AIの活用ユースケースは幅広いため、提案できる領域を広げていきたいですね。
ただし、kintoneありきで考えるのではなく、kintoneとAIは切り離したうえで業務をどう効率化するのかと念頭に検討し、そのなかでkintoneとの組み合わせが最適なケースを提案していく流れで考えていきたいと思っています。
現在はSmart at AIを通した議事録作成がクリティカルな活用の1つですが、kintoneとAIを組み合わせた他の活用のチャンスも探っていきたいと考えています。

M-SOLUTIONSに対する評価や今後の期待はありますか。

小川様：M-SOLUTIONSが出しているプラグインは信頼していますし、普段案件の相談をさせていただいてもレスポンス良く回答いただけるなど、全く不満はありません。
最新AI機能のキャッチアップも異常に早いですし。

 

Smart at AIに関しては、現場目線での「キラーコンテンツ」を出すことを意識していただけるとうれしいです。
このフィードバック機能を持った自動議事録生成はキラーコンテンツの1つになると信じていますが、他にも現場目線で誰もが使いたくなるキラーコンテンツを積極的に発信していただければ提案しやすくなりますし、我々のお客様が抱える課題に応えることができるはずだと期待しています。

 

–ありがとうございました。

 

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