1000名の新人研修の受付業務が1時間で完了。
デザイン性も評価。

ご担当者様（インタビューさせていただいた方）

日本通運株式会社　人財戦略部　NXグループユニバーシティ　前田瑞希様

会社概要について教えてください。

前田様：NXグループ（日本通運株式会社）は世界を舞台に、あらゆるモノの流れをつくる「総合物流企業」です。陸・海・空すべての輸送モードを持ち、国内外で強固なネットワークを築いている点が最大の強みです。単に荷物を運ぶだけでなく、サプライチェーン全体を最適化する提案や、倉庫管理、輸出入に関わる通関手続き、さらには医薬品や半導体のような特殊物流にも対応しています。

 

また、物流というインフラを支える責任を持ち、災害時やパンデミックといった非常時にも、止まらない物流を実現する使命感を全社員が持っています。最近では、環境対応やデジタル化も積極的に進めており、より持続可能で効率的な物流を目指しています。お客様の課題を物流から解決する「ロジスティクス・ソリューションパートナー」としての役割を果たしていきたいと考えています。

導入前の状況を教えてください。

前田様：私たちNXグループでは、毎年4月に全国の新入社員を対象とした新人研修を実施しています。研修期間は約1ヵ月で、東京に新入社員が集まり、全体で同一の研修を受けたり、日によっては配属先ごとに異なる研修を受けたりします。

 

私たちの部署では昨年までは日本通運単独での研修のみを企画・運営していましたが、今年からNXグループ全体の新人研修を担当することとなり、参加人数も600人から1000人に増加しました。

 

昨年までの研修受付は、紙とExcelで対応しており、新入社員は印刷されたリストから自分の名前を探し、出席確認のためにチェックを入れる方式を採用していました。しかしこの方法では、名前を探す手間や待ち時間が発生し、スムーズな受付が難しい状況でした。

 

また、研修担当の社員は受付対応に追われるほか、リストの印刷準備にも多くの時間と労力を要し、非常に非効率でした。さらに、体調不良などで遅刻する社員がいた場合には、研修開始後も受付に人員を配置して対応しなければならず、人的負担が大きくなっていました。

参加人数が1000人規模に拡大する中で、こうしたアナログな運用には限界があると判断し、受付業務のシステム化を検討し始めました。

導入検討の流れを教えてください。

前田様：研修の受付のデジタル化を考える上で、QRコードを活用した受付システムであれば、より効果的な運用が可能だと考え、その観点から受付サービスの検討を始めました。複数のサービスを比較検討した結果、M-SOLUTIONSの「Smart at event」を導入することに決めました。

Smart at eventを選定した理由を教えてください。

前田様：選定の理由は大きく3つあります。

 

1つ目の利点は、1つのQRコードで複数日の研修受付が可能である点です。私たちが実施する新人研修は1ヵ月にわたって行われ、共通プログラムに加えて、配属先に応じた異なるプログラムも含まれています。そのため、一人ひとり異なる出席管理が必要となります。

 

このような状況で、研修ごとに毎回異なるQRコードを発行するのは大きな手間ですが、Smart at eventでは、1つのQRコードで複数回の出席確認が可能なため、運用面で大きなメリットがありました。

 

2つ目の利点は、QRコードをiPhoneやAndroid（Google）のウォレットに表示できることです。近年、若手人材の採用が難しく、定着率の向上も課題となっている中で、企業が先進的な取り組みを行っている印象を与えることは非常に重要です。特に、新人研修で初めて触れるシステムが先進的であれば、企業イメージの向上にもつながります。

 

その点、Smart at eventは、ウォレットに表示されるQRコードに自社のデザインを反映でき、洗練された印象を与えられます。また、iPadの画面もウォレットと同様に自社カラーに合わせてカスタマイズできる点も魅力でした。

他社サービスも比較検討しましたが、ウォレット対応が可能だったのはSmart at eventのみであり、この点が導入を決める大きな評価ポイントとなりました。

 

3つ目の利点は、座席表との連携が可能な点です。QRコードで出席登録を行うと、当日の座席が表示され、自分の席をすぐに確認できます。

 

この機能は当初Smart at eventには備わっていませんでしたが、追加開発を依頼することで実現しました。サービス提供元であるM-SOLUTIONS株式会社が受託開発も得意としていた点も、この機能の実装が可能となった大きな要因です。

 

以上の3点が決め手となり、Smart at eventの導入を決定しました。

運用方法について教えてください。

前田様：新入社員には入社前に個人のメールアドレスを確認し、そのアドレス宛に研修案内のメールを送付しました。メールには出席確認用のQRコードを添付するとともに、スマートフォンのウォレットにQRコードを登録できるリンクも記載しました。これにより、研修当日はウォレットからQRコードを簡単に表示できるようにし、スムーズな受付が可能となりました。

 

受付側では、iPadを改札のように複数台並べ、一度に多くの新入社員がQRコードをかざせるように配置しました。また、QRコードの準備ができなかった人向けに、手入力対応のレーンも端に設置し、イレギュラー対応にも備えました。

 

導入の効果はいかがでしたか？

前田様：準備の結果、研修当日では、新入社員は並べられたiPadにQRコードをかざすだけで、スムーズに受付を完了できました。もともと参加者が1000人規模であったため、2時間程度の受付時間を確保していましたが、実際には1人あたりの受付時間が約5秒で済み、全体でも1時間程度で完了しました。

 

また、昨年までは研修を担当する社員が受付対応に追われていましたが、今回は基本的に見守るだけで対応ができ、大幅に業務負担が軽減されました。非常に効率的な運用が実現できたと感じています。

 

 

 

さらに、リアルタイムで未受付者を検索できるようになったため、まだ到着していない人に対して状況確認の連絡を取ることも可能になりました。

 

 

出席の集計作業に関しても、これまでは紙に記入された情報をExcelに転記する必要があり、大きな負担となっていました。しかしSmart at eventでは、読み込んだQRコードをもとに自動で出席情報が集計されるため、必要な形式に加工して各部署や支店に共有するだけで済みます。この作業も、以前は数時間かかっていたものが、今回は約1時間で完了しました。

研修を運営していた他の社員の反応はいかがでしたか？

前田様：多くの研修運営をしている社員から「受付のシステム、すごいね」「ずいぶん楽になったね」といった声をいただきました。今回の研修には、本部の研修担当の社員だけでなく、地方で研修を担当している社員も応援に駆けつけてくれましたが、昨年までとは全く異なる運営の様子に、皆さん一様に驚いていました。

今後の展望について教えてください。

前田様：今回の運用にはとても満足したので、今後も研修の受付にはSmart at eventを継続して活用していきたいと考えています。来年の新人研修はもちろんのこと、係長・課長向けの研修や、2年目・3年目の若手社員研修など、新人研修に次いで参加者が多い研修にもSmart at eventを積極的に利用していけたらと考えています。

最後にSmart at eventを検討している他の企業様にもメッセージをお願いいたします。

前田様：どの企業でも同様かと思いますが、新しく入社する社員に対して、「自分たちの会社は新しいことに積極的に取り組んでいる」と感じてもらうことは非常に重要です。その意味でも、最初に接する新人研修での第一印象は、とても大切だと考えています。

 

Smart at eventは、システムとしての機能面だけでなく、デザイン面のカスタマイズにも優れており、その点が大きな魅力です。今の若い世代は、そういったデザイン性やユーザー体験にも敏感であるため、第一印象を良くするためにも非常に効果的だと感じています。

 

そのような視点を重視される方には、Smart at eventの導入をぜひ検討していただきたいと思います。

 

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