Smart at AIで問い合わせをkintoneへ自動登録。ブログ記事を月2件から20件増産。

貴社について教えてください。

矢内様：白河市を中心に、LPガスの販売や一戸建てのリフォーム事業を行っている会社です。
もともとはガソリンスタンドを運営していましたが、2012年にリフォーム事業を立ち上げました。
2017年には福島県白河市にリフォームショールームをオープンし、この地域での事業をメインとして活動しています。従業員は約10名の企業です。

 

有限会社矢内石油 専務取締役　矢内哲様

kintoneはどのような用途で利用していますか？

矢内様：kintoneは10年以上利用しており、社内のさまざまな用途で利用しています。
最初は顧客リストと案件管理から利用を始め、その後は社内のさまざまな業務でkintoneを利用するようになっています。
現在でも一番利用しているのはリフォーム事業の案件管理です。

Smart at AIはいつから利用していますか？

矢内様：2024年4月ごろから利用しています。
最初は、kintoneでAIを活用するための研究目的で導入し、私個人で利用していました。
もともとChatGPTやGeminiなども使っており、AIの活用方法には非常に関心があったため、Smart at AIも早い段階から無料版を申し込んで調査していました。

Smart at AIをどのような用途で利用していますか？

矢内様：現在は主に3つの用途で利用しています。

 

1つ目は、お問い合わせフォームに届いた内容をkintoneに登録することです。
弊社ではリフォームの依頼をウェブフォームから受け付けており、フォームに入力された内容はメールで通知される仕組みになっています。
kintoneで管理するためにZapier（※サービス連携するツール）を使って依頼メールをkintoneに登録していましたが、メール文章全体が1つのフィールドに登録される状態でした。実はその内容をkintoneのフィールドに手作業で分割していたのですが、この作業が手間でした。

 

そんな中、Smart at AIを利用すれば、メールの内容をkintoneの各フィールドに自動で格納できるのではないかと考えました。
実際に試してみたところ、想定どおりうまく機能しました。
AIは常に正確に情報を抽出できるわけではありませんが、高い確率で必要な情報を適切なフィールドに振り分けてくれます。
これにより、以前は担当者が手作業でメール内容を転記していた作業が、わずかな修正で済むようになり、大幅な効率化を実現できました。

 

 

2つ目は、ブログ投稿の効率化です。弊社はBtoC企業であり、認知拡大のためにブログ投稿が欠かせません。
しかし、従来はブログのテーマを考え、記事を書くまでに半日かかることもありました。
そこで、Smart at AIを活用し、投稿管理アプリを作成しました。

 

仕組みとしてはキーワードテーマアプリからキーワードを選び、投稿文書の要件を登録すると、自動でブログ記事が作成される仕組みです。
ブログを作成するプロセスを因数分解し、ブログのテーマ出し、テーマ選定、本原稿の執筆、記事のHTML化のプロセスでSmart at AIを利用しました。

 

完成した記事はRPAシステムを使ってブログシステムに下書きとして登録し、投稿者は内容確認と画像作成のみを行えばよくなりました。
これにより、ブログ執筆の負担が大幅に減り、現在では月20本程度の記事を作成でき、地域での認知獲得に大きく貢献しています。

 

 

3つ目は、インスタグラムの投稿管理です。インスタグラムへの投稿も、ブログ同様に文書作成が手間でした。
そこで、インスタ投稿専用のアプリを作り、文章作成を効率化しました。これにより、手間をかけずに投稿頻度を上げることができました。

Smart at AI導入時の従業員の反応はいかがでしたか？

矢内様： 特に問題は起こらず、スムーズに導入できました。
その理由として、Smart at AIがプロンプト作成を意識せずにAIを使える点が大きいと思います。
AIを利用する際の課題として、良いプロンプトを作成できないという問題がありますが、Smart at AIではプラグイン設定画面で管理者がプロンプトを作成できます。
そのため、一度プロンプトを設定してしまえば、従業員はkintoneにデータを入力するだけでAIを活用できるようになります。

 

また、設定自体も利用者がプロンプトの作成を意識せずに使えるよう工夫しました。
その結果、従業員も特に迷うことなく、普段通りkintoneを使う感覚で利用できました。そのため、導入にあたって特段の問題はありませんでした。

Smart at AIの利用で苦労した点

矢内様：特に苦労した点はなかったです。不明点はM-SOLUTIONSの担当者の方に説明をしていただき、使い方を理解できました。
使い方が分かれば、あとは自分がどう使いたいかを考えて設定するだけだったので、特に困ることはありませんでした。

今後の活用予定があれば教えてください。

矢内様：最近、AIモデルのコーディング性能が向上し、特にHTMLやCSSでのアウトプットの質が高まっています。
Smart at AIはHTML出力ができるため、この機能を活用して、サブテーブルに入力した資料のタイトルや本文を基にHTMLファイルを作成し、kintoneで見やすいスライドとして表示できないかと考えています。
資料作成の効率化につながるため、試してみたいと思っています。

最後にSmart at AIを検討している方に一言お願いいたします。

矢内様：生成AIはまだ万能ではありません。
しかし、使わないのはもったいないと思います。
業務の全工程で活用できなくても、AIは人間が苦労する「0から1」の作業を容易に実行できたり、途中のプロセスを効率化できます。

 

まずは現場業務のボトルネックを見つけ、ポイントを定めてAIを活用すれば、きっと効果的な使い方ができると考えています。
何よりも、まずは使ってみることが大切です。
kintoneを使っている方で業務の中で「使えそうだ」と感じたものがあれば、Smart at AIでチャレンジしてみてほしいなと思います。

 

-ありがとうございました。

 

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