ヒノキヤグループが1900人規模の社内イベントで
「Smart at event」を利用

株式会社ヒノキヤグループの事業内容について教えてください

ご担当者様：「桧家住宅」「パパまるハウス」「レスコハウス」という住宅ブランドでの住宅事業に加えて断熱材事業、不動産投資事業、リフォーム事業を行っています。

主力となる住宅事業では、家中どこでも室温を一定にできる全館空調「Z空調」をはじめ、現場発泡断熱材「アクアフォーム」、24時間オート加湿システム「極楽加湿」など人々が安心して快適に暮らすための商品を開発しています。
おかげさまで2023年実績では4,000棟を超える住宅を提供しており「Z空調」は2016年の発売開始から8年で累計30,000棟を突破し、全館空調シェアNo.1※にもなっています。

※【出典】株式会社 富士経済「HVAC機器・関連 ビジネス市場の全容2024」2023年ベンダーシェア 棟全体を空調可能なシステムとして

ご担当者様の担当業務について教えてください

ご担当者様：総務部総務課に所属し、取締役会などの社内イベントの企画・運営・管理を主に担当しています。
今回「Smart at event」を利用した総決起大会以外にも納会など、大小問わずイベントを運営しております。
日常業務には、社内で扱うサービス（メールやアカウント）の管理や社内インフラの設定も担当業務です。

M-SOLUTIONS：情報システム部のような役割も担っているのでしょうか？

ご担当者：そのような側面もありますね。
新しいツールの導入は「DX推進室」が担当し、既存ツールの管理は総務部が行っています。

「Smart at event」をご利用された総決起大会とはどのようなイベントですか？

ご担当者様： 総決起大会は、社員1,800人と外部パートナーを合わせて約1,900人規模の社内イベントで、弊社代表が今後のビジョンを語り、社員一同で認識を深める伝統イベントです。
このイベントは20年以上続いており、カンパニー（桧家住宅、パパまるハウス、レスコハウスなど）の事業目標発表や新入社員紹介、昨年度の優秀部門・優秀者の表彰も行っています。

Smart at eventをご利用される前は、どのようにイベント受付を行なっていたのですか？その際の課題についても教えてください。

ご担当者様：各カンパニー（桧家住宅、パパまるハウス、レスコハウスなど）から選出された2名ずつの受付担当者が、紙ベースで受付を行っていました。
規模の大きいカンパニーでは支社ごとに受付をしていたため、受付担当者は合計で20名ほどおり、遠方から来る担当者も多く、担当者の負担が大きいという課題がありました。

また、手入力によるミスや正確性を欠く受付方法にも課題がありましたね。

Smart at eventを導入されたキッカケや背景を教えてください

ご担当者様：弊社代表が社外イベントで「QRコードを使った受付システムが多いから検討してみてはどうか」とのことで導入を検討し始めました。
情報を収集し、機能面や費用面を比較した結果、Smart at eventを導入しました。
現在、3年連続で利用させていただいております。（2025年4月時点）

Smart at event導入後、どのように変わりましたか？
実際に使ってみて感じた、よかった点があれば聞かせてください。

ご担当者様：何よりも受付人数を削減できたことが大きいです。
以前は20人の受付人員が必要でしたが、現在は6名で対応でき、他の業務に人員を割くことができます。

また、総決起大会では、遠方の社員が一斉にバスで来る場面も多くあります。
そんな時、Smart at event導入前の運用では、どうしても一人当たりの受付に時間がかかり、受付が渋滞してしまうことがありました。
導入後は受付にかかる時間が1人当たり２〜3秒程度と大幅に短縮され、スムーズに入場できるようになりました。

リアルタイムで受付済みの人数が確認できるようになり、イベント運営がより効率的になったことも嬉しいですね。

他にも受付管理が正確になったことで、イベント終了後すぐに出席者の集計ができたり、未参加者の理由などの管理もできたりするようになったことも大きな変化です。

＜リアルタイムで現在の受付人数を確認する様子＞

今後、Smart at eventに期待するところがあればお聞かせください。

ご担当者様：小規模イベントでも利用できるプランがあると嬉しく思います。※1
他にも、会場案内や座席表示機能が加わると、受付がさらにスムーズになると期待しています。※2

イベント受付業務において、同じ課題を感じられている方々や、Smart at eventを検討している方に向けて、アドバイスをお願いいたします。

ご担当者様：最大のメリットは、iPadがあればシステムをすぐに利用できる点です。
弊社はiPadを社員に貸与しておりますので、簡単にiPadを準備できる環境でした。
この手頃さはイベント準備上、とても便利だと思います。

私たちが3年連続で利用してご提案できるアドバイスとしては、中堅・ベテラン社員への案内です。
若い人材であれば、Smart at eventのようなシステムに触れている、慣れている方も多いですが、中堅・ベテラン社員の方々はQRコードを使った受付に戸惑う場面もあるのではないかと思います。

そのような方に向けて、QRコードが読みやすくなるアナウンス(QRコードを大きく表示する・背景は白色にする)をすることをオススメします。

また、弊社は70~80人程度のイベントでお試し利用をさせていただきました。
このお試し利用で運用が問題ないことも確認できたので、ぜひご検討されているみなさんはトライアルも考えてみてください。

Smart at eventに関するお問い合わせは下記よりお願いいたします。