【kintone】通知メールをカスタマイズ。さらにリマインド設定する方法

kintoneのメール通知機能とは？

kintoneのメール通知機能は、レコードの追加や更新、コメント投稿など、アプリ内で起きた変化を自動で知らせる仕組みです。メール通知はユーザー登録時に設定したメールアドレス宛に通知されます。対象レコードやスレッド、コメントへのリンクも自動で含まれるため、見逃しを防ぎ業務の流れをスムーズにします。

メール通知機能の制限

メール通知機能はkintoneに常にアクセスをしていなくても情報を受け取れる点が便利です。一方で、通知メールのタイトルや内容は変更できず、システムに設定されたフォーマットでの通知になります。

また最近ではメールではなく、チャットに通知を飛ばしたいというニーズもありますが、kintoneがチャット通知対応しているのはわずかなシナリオのみです。業務をチャットで中心的に回している場合は、少し不便に感じることもあります。

メール通知をカスタマイズするためには？

kintoneは機能を拡張するためにプラグインという機能があります。この中にメール通知をカスタマイズできるプラグインがあります。代表的なサービスがSmart at message for kintone（以下、Smart at message）というサービスです。このサービスにより通知のカスタマイズが可能です。

Smart at messageはリマインド通知はできる？

Smart at messageはリマインド通知には対応していません。そのため、Smart at messageで作成したカスタマイズメールをリマインド通知したい場合は工夫が必要です。

Smart at messageでリマインド通知をする方法

Smart at messageでリマインド通知をするためには、Smart at AI for kintone Powered by GPT（以下、Smart at AI）を利用するとリマインド通知を実現することが可能です。

リマインド通知の設定方法

リマインド通知の設定は、Smart at AIのエージェント機能でリマインド機能（判断）を設定し、Smart at messageでカスタマイズメールを送付することで実現できます。具体的な設定方法は次の通りです。

プラグインをインストールする

Smart at messageとSmart at AIのプラグインをkintoneにインストールを行います。

アプリに送信フラグと判定日のフィールドを設定する

リマインド通知をしたいアプリに送信フラグを登録するドロップダウンフィールドと、リマインドを行うための判定日フィールドを設定します。これらのフィールドと後に設定するSmart at AIを用いて、リマインド通知をコントロールします。

送信フラグの項目は任意のもので構いませんが、ここでは、「リマインド送付」と「リマインド送付済」という項目を設定します。

アプリの一覧にリマインド未送信の一覧を作成する

Smart at AIでリマインド送信をコントロールするためには、リマインド送信を行いたいレコードの一覧を作成する必要があります。通知したいリマインド条件に合わせて一覧を作成してください。例えば、入力した日付の3日前にリマインド通知を行いたい場合、「3日前リマインド一覧」といったような一覧を作成してください。

アプリにプラグインを設定する

リマインド通知を発信したいアプリにSmart at messageとSmart at AIのプラグインを追加します。

Smart at messageを設定する

Smart at messageの条件通知を設定します。送信したいメッセージの通知先、件名、本文を設定します。さらにレコード条件に送信フラグが「リマインド送付」を満たす時に送信されるように設定しておきます。

Smart at AIを設定する

Smart at AIは2種類のプロンプトを設定することでリマインド通知ができるようになります。

Smart at messageで通知を飛ばすためのプロンプト

Smart at AIでは、リマインド通知を実行するための設定を行います。設定する内容は２つのプロンプトです。１つ目はSmart at messageに設定したレコード条件を発動させるためにkintoneの中の送信フラグを「リマインド送付」に変更するプロンプトを設定します。

これにより、Smart at messageで設定したレコード条件が満たされて、Smart at messageで設定したメッセージを送信できるようになります。

通知を飛ばした後にレコード編集をしても通知が飛ばないようにするプロンプト

Smart at AIで送信フラグを「リマインド送付」にすることで、Smart at messageから通知が送信されますが、送信フラグの値が「リマインド送付」のままだと、のちにレコード編集をして、保存したタイミングで再度、Smart at messageからメッセージが送信されてしまいます。（webhookの「レコード編集」設定を通知トリガーとして利用しているため）

これを防ぐため、Smart at AIで送信フラグを「リマインド送付」にした後に、さらに送信フラグの値を「リマインド送付済」に変更することで、Smart at messageのレコード条件の条件を満たさないようにします。リマインド通知を送信した後にレコード編集をする可能性がある場合は必須の設定になります。

以上で設定は完了です。

リマインド通知の実行フロー

Smart at messageとSmart at AIを使った実行フローは次のようなイメージです。設定をする際のイメージの参考にしてください。