受付システムのセキュリティ対策はこれで完璧！防げるリスク・機能・導入事例を徹底解説

オフィスや施設の安全対策として、受付のセキュリティ強化を見直す企業が増えています。とくに不審者の侵入や情報漏洩といったリスクに対し、受付システムの導入が有効な手段として注目されています。しかし「どこまでの機能が必要か？」「本当に効果があるのか？」と疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。

本記事では受付システムに搭載されるセキュリティ機能の全体像を整理しながら、防げるリスク、導入時のチェックポイント、そして実際の導入事例を解説します。クラウド連携や物理セキュリティとの連携によってどこまで安全性を高められるのかを具体的にご紹介するため、自社に最適な受付セキュリティの設計方法が明確になるかと思います。

ぜひ最後までご覧ください。

受付システムとは？セキュリティの重要性を解説

受付システムとは企業や施設への来訪者をデジタルで受付・管理する仕組みを指します。紙の受付簿や電話連絡による来訪対応と比べて非接触・自動化・セキュリティ強化を実現できるのが大きな特徴です。
最近ではタブレット端末を利用した自動受付やクラウドと連携してリアルタイムで通知を行う仕組みも一般的になっています。

来訪者情報の記録、本人確認、担当者通知、入退室のログ取得などを一元的に行えるため、企業の情報漏洩対策や不正侵入のリスク軽減にも有効な手段とされています。特に複数拠点を持つ企業やセキュリティ意識の高い業種は導入が進んでいることが多いです。

受付システムについて詳しく知りたいという方はこちらの記事も合わせてご覧ください。

受付システムとは？基本機能・メリット・導入の流れをわかりやすく解説

なぜ受付システムがセキュリティ対策として重要視されるのか

近年、来訪者のふりをした不審者の侵入や内部情報の盗難事件が問題視される中で、企業の物理的セキュリティ対策の一環として「受付」は非常に重要なポイントとなっています。従来の有人受付ではチェックが甘くなったりヒューマンエラーによる対応漏れが発生するケースも少なくありません。

受付システムを導入することで来訪者の記録・本人確認・入退室ログの取得・担当者へのリアルタイム通知などを自動化し、セキュリティの抜け漏れを防ぐことができます。加えて誰が・いつ・どこに来たかを正確に把握できるため、万が一のトラブル発生時も迅速な対応が可能になります。

受付システムで防げるセキュリティリスク

受付システムは企業にとって侵入経路の最前線である受付を強化し、人的リスクや不正アクセスを未然に防ぐ重要な防衛ラインとなります。この章では受付システムが実際にどのようなセキュリティリスクに対して有効なのか解説していきます。

来訪者管理による不正侵入の防止

受付システムでは来訪者の名前・所属先・訪問目的などを事前または当日に記録することで無許可の人物の入館を制限できます。紙の受付簿とは異なり情報がデジタルで記録・保管されるため、記入内容の改ざんリスクも低く、監査時にも有効です。
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また来訪予約機能やQRコード発行などを活用すれば、事前登録された人物しか入館できない仕組みを構築することもでき、なりすましや部外者の侵入を防げます。

物理的セキュリティ（ゲート／監視）による不正侵入の防止

受付システムはセキュリティゲートや監視カメラ、顔認証システムなどと連携することでより高度なセキュリティを実現します。例えば受付端末で本人確認が完了しないとゲートが開かない仕組みや、監視カメラと連携して来訪者の映像を自動記録する仕組みの構築が可能です。

これにより受付を通らずに無断で入館しようとする行為やなりすましによる突破といったリスクに対して強固な対策を講じることができます。

入退室履歴の記録による追跡管理

誰が・いつ・どこに入退室したかという入退館ログの記録機能も受付システムのセキュリティ対策としてとても有効です。履歴情報はクラウド上に自動保存されるため、万が一のトラブルや不審行動が発生した場合にも追跡や調査を迅速に行うことが可能になります。

また蓄積した履歴は定期的なセキュリティ監査や社内規定に基づく報告書作成にも活用でき、内部統制の強化にも寄与します。

来訪者通知による即時対応力の向上

受付システムが来訪を検知したタイミングで担当者へ即座に通知を送る機能も多くのシステムに搭載されています。これにより担当者は来訪者の到着をリアルタイムで把握でき、来訪者を無駄に待たせることなくスムーズに応対できます。

セキュリティの観点では来訪者が受付後に長時間放置されるリスクを減らすと同時に、不審な動きをする人物への素早い対応が可能になるというメリットがあります。

セキュリティを強化する受付システムの主要機能

受付システムには来訪者管理や本人確認、物理セキュリティとの連携など、セキュリティを直接的に高める多様な機能が搭載されています。この章ではそれらの主要機能をテーマごとに分類し、どのようなリスクに対応できるのかを具体的に解説します。

来訪者情報を正確に把握・記録する機能

来訪者の情報を正しく取得・記録することはセキュリティの基本です。受付システムは訪問目的・氏名・所属などの入力だけでなく、個人認証やログの保存といった高度な管理機能も備えています。

QRコード・顔認証による本人確認

受付システムでは事前に発行したQRコードや顔認証によって本人確認を行うことができます。これにより、なりすましの防止と非接触化が同時に実現されます。

最近の顔認証は精度も高く、マスク着用時にも対応できるシステムが増えており、感染症対策の観点でも有効です。

履歴保存と監査ログの活用

受付システムで記録された入退館時の履歴はクラウドに自動保存され、今後のスケジュール管理やトラブル時の追跡調査などに活用できます。また監査ログとして利用できるため、情報セキュリティマネジメントなどの内部統制にも活用できます。

物理セキュリティとシステムの連携機能

受付システムではセキュリティゲートや監視カメラなどの物理セキュリティ機器と連携することでただ来訪者の情報を記録するのではなく、施設全体のセキュリティレベルを底上げします。

セキュリティゲート・監視カメラとの連携

受付システムとセキュリティゲート・監視カメラを連携することで、受付で本人確認が完了すると自動で入場ゲートが開く、来訪者の映像を録画するなどの仕組みを構築することができます。これにより受付対応の手間を省きつつ、不正侵入のリスクを抑制できます。

非接触受付のセキュリティ効果

タブレットやスマートフォンを用いた非接触型の受付は衛生面だけでなく受付スタッフとの対面接触も省くことができ、情報漏洩のリスクを減らす効果もあります。また外部との接触を最小限に抑えることで、感染症が流行した際でも引き続き運用することができます。

外部システム・クラウドとの連携機能

近年では受付システム単体ではなく他システムとも連携することで、セキュリティ向上と運用効率化が求められるようになっています。

クラウド連携による本人確認の強化

本人確認の際には顔認証データやICカードなどのデータが必要になります。

クラウドを介して登録した顔認証データやICカード情報を一元管理することで、複数の拠点や端末にまたがっても一貫した本人確認が可能になります。端末ごとの設定が不要になるため、運用する上での管理の手間も大きく軽減されます。

チャットツール連携で即時通知＆対応スピード向上

せっかく受付システムを導入しても社内で活かせなければ、システムのパフォーマンスが最大化されません。

受付システムとSlackやTeamsなどのビジネスチャットツールと連携させることで、来訪者の到着通知をリアルタイムで担当者に送れるようになります。通知遅延による対応漏れを防ぐとともに、来訪者の待機時間も最小限に抑えることができます。

遠隔拠点からの一元管理・モニタリング体制の構築

受付システムをクラウドで構築すると本社からでも各拠点の入退室状況や履歴を確認することができるようになります。地方拠点のセキュリティ状況を本社で中央管理する体制が整い、多拠点にわたるセキュリティリスクの分散や監視強化が可能になります。

受付システム導入前に確認すべきセキュリティ機能

受付システムを導入する際は機能の多さや価格だけで選ぶのではなく、自社のセキュリティ要件に合致しているかどうかを基準に選定する必要があります。この章では受付システムの導入前にチェックすべき項目とその比較ポイントについて詳しく解説します。

重視すべきセキュリティ機能の選定ポイント

セキュリティ目的で受付システムを導入する場合は、来訪者管理・入退室ログ・リアルタイム通知・他システムとの連携機能が備わっているかをまず確認します。これらの機能が揃っていないとせっかく受付システムを導入してもセキュリティ対策としては不十分となる可能性があります。

比較の際は以下の観点でチェックリストを作成すると良いでしょう。

• ログの保存期間と取得方法
• 本人確認の手段（顔認証／QRコードなど）
• 通知方式（メール／チャット／電話）
• セキュリティ機器との連携の可否
• クラウド対応状況とデータ保管場所

認証方式別の特徴と導入時の注意点

受付時の認証手段はいくつかありますが、企業のセキュリティレベルや運用負荷に応じて自社に適したものを選ぶ必要があります。例えば顔認証はセキュリティが高い一方で専用機材や設定が必要になるため、小規模オフィスでは過剰になることもあります。対してQRコードやICカードは比較的運用しやすく、セキュリティとコストのバランスを取りやすい手法となっています。

代表的な認証方式を表にまとめましたので、参考にしてください。

物理セキュリティとの連携判断と運用設計の要点

受付システムを単体で導入するだけではすべての不正侵入やリスクに対応しきれません。より強固なセキュリティ体制を構築するには、セキュリティゲートや監視カメラといった物理的なセキュリティとの連携設計が不可欠です。

物理セキュリティの導入にあたっては以下の点を検討する必要があります。

• 施設の用途・入館者の属性・セキュリティレベルに応じた機器の選定
• 実際の運用シナリオに即したワークフロー設計
• 故障や誤作動などによるトラブルへの備え

物理セキュリティを活用するとセキュリティを上げられる一方で、こうした運用工数が発生します。セキュリティを維持できるよう現場で運用できる実効性ある設計を行いましょう。

無料・自作受付システムのセキュリティ上の注意点と対策方法

初期コストを抑える目的でGoogleフォームやスプレッドシートなどを使って自作の受付システムを構築するケースもあります。しかしセキュリティリスクを正しく認識しなければ、重大な情報漏洩や不正アクセスに繋がる恐れがあります。

代表的なリスクとその対策例は以下の通りです。

導入費用を抑えつつセキュリティを確保したい場合は、低価格なクラウド型受付システムをおすすめします。

受付システムの最適なセキュリティ設計（企業別・業種別）

受付システムは単に機能が充実しているものを選べば良いわけではありません。業種や企業規模、拠点の特性に応じて最適なセキュリティ構成を選定することが安全かつ効率的な運用に繋がります。この章では代表的な企業タイプ別におすすめの設計例を紹介します。

中小企業におすすめのシンプル機能構成

人手やITリテラシーが限られる中小企業では必要最低限の機能を低コストで導入することがポイントです。過剰なセキュリティは運用負荷やコスト面で逆効果となるため次のような構成が推奨されます。

• 来訪者のQRコード受付（事前登録式）
• スマートフォンへの来訪通知
• クラウドによる入退室履歴の保存

これらの構成であれば月額数千円〜で導入できるクラウド受付サービスで対応が可能です。導入時のハードルが低いため、総務部門や情報システム部を専任で持たない企業でも運用しやすくなっています。

工場・研究施設に求められる強固な管理体制

高機密な情報を扱う工場や研究施設では物理的な侵入リスクを最小限に抑え、情報漏洩を防ぐことが最優先事項です。このような施設には以下のようなセキュリティ構成が求められます。

• 顔認証による本人確認＋セキュリティゲートの設置
• 監視カメラによる録画と履歴データの保管
• 認証なしでは施設内に一切立ち入れないゾーニング
• 来訪目的や滞在時間の自動記録と報告出力

これにより不審者の侵入やなりすましを未然に防止するとともに、監査やトラブル時の証跡管理体制も構築できます。セキュリティと法令遵守の両立が求められる環境では重要な機能です。

IT企業・スタートアップに適した連携重視の設計

スピードと柔軟性が求められるIT企業やスタートアップ企業ではクラウドベースの受付システムと他ツールとの連携がおすすめです。業務効率と情報セキュリティを両立するため次のような設計が適しています。

• SlackやTeamsと連携した来訪通知
• クラウド型顔認証やICカードの一元管理
• 入退室データをGoogle Workspaceや管理SaaSと連携
• リモート拠点・シェアオフィスでも利用可能な受付環境

このような構成により非対面・非接触での本人確認を保ちつつ、リアルタイム性と業務効率を実現できます。リモート前提の企業文化にも適したモデルです。

セキュリティ機能を活かした受付システムの活用例（製品別）

この章では弊社が提供しているSmart at receptionシリーズ各製品が利用シーンに応じてどのようにセキュリティ機能を活かしているかをご紹介します。企業の規模や業種に合わせた導入事例を通じて自社に合ったシステム選定の参考となるよう、具体的な活用方法をお伝えします。

Smart at receptionによるオフィスのセキュリティ強化

Smart at receptionは一般企業の受付業務において標準的かつ実用的なセキュリティ機能を提供しています。SlackやTeamsなどのチャットツールと連携することで来訪者が受付を済ませると同時に通知が届き、担当者は即座に来訪を把握できるため、対応スピードが格段に向上できます。

Smart at reception for FACTORYで構築する工場の入館管理

Smart at reception for FACTORYでは工場や研究施設といったセキュリティ要件の高い環境に対応したモデルです。来訪者は受付時に訪問目的や対応部署を申告し、情報が確認された後にのみ構内への入館が許可されます。

さらに受付システムはセキュリティゲートと連携しており、未登録者や不審な人物の侵入を物理的にブロックすることが可能です。クラウドによる一元管理も行うため、複数の拠点を持つ企業であっても本社から各施設の入退室状況や履歴をリアルタイムで確認できる運用体制が整っています。こうした仕組みにより拠点間でばらつきのないセキュリティ水準が維持できるシステムとなっています。

Smart at reception for FACTORY

M-SOLUTIONSの工場受付システム

Smart at reception OneTouchによる店舗受付の省人化と防犯

小売店やサービス業の現場では無人での受付対応が求められる場面が多くあります。

Smart at reception OneTouchはそうしたニーズに対応するシンプルなシステムとなっており、タブレット1台で顔確認とチェックインが完了する構成となっています。

来訪者は画面の指示に従うだけで受付を済ませることができ、スタッフが常駐していない時間帯でも安心して運用できます。

Smart at reception OneTouch

M-SOLUTIONSの店舗受付システム

Smart at eventで実現するイベント会場の入場管理

Smart at eventは多くの来場者が出入りするイベント会場での受付業務を効率化しながらセキュリティレベルを保つための専用モデルです。事前に発行されたQRコードを用いてスムーズに受付を行い本人確認を済ませることができるため、受付時の混雑や待機時間の短縮につながります。

また受付時に収集された来場者情報はクラウドで一括管理され、後日マーケティングや営業活動にも活用可能です。イベント終了後の振り返りや分析の面でもセキュリティ機能と業務効率を両立する優れた仕組みとなっています。

Smart at event

M-SOLUTIONSのイベント管理システム

まとめ

受付システムは単なる業務効率化ツールにとどまらず、来訪者の管理・本人確認・リアルタイム通知・物理セキュリティとの連携といった多彩な機能を通じて企業のセキュリティレベルを大きく向上させる存在です。特に顔認証による本人確認やチャット通知による即応体制、クラウドによるログの保存と拠点間の一元管理などはセキュリティと業務効率の両立を図る上で非常に有効です。

企業の規模や業種に応じて最適なシステム構成を選定することで、無駄なく必要十分なセキュリティ対策を講じることができます。もし受付業務の見直しやセキュリティ強化を検討しているなら、受付システムの導入は最も手軽かつ効果的な第一歩と言えるでしょう。