受付システムで工場入館業務を効率化する方法【製造業DX】

本記事は製造業のご担当者様向け。自社工場の入館受付業務でこんな課題はありませんか？

・電話取次、来訪者の記録、検温に時間がかかっている
・取次先の社員の離席が多い。取次まで時間がかかり、来訪者様を待たせてしまう
・社員には取次の確認のため、工場と事務所を往復させてしまっている
・解決したいが、本格的な受付システムは工事が必要で、導入が大変…

受付業務にはさまざまな課題があります。本記事ではこれらの課題についての解決方法をご紹介いたします。

受付業務の効率化にはSmart at receptionがオススメ

受付業務の効率化にはSmart at receptionがオススメです。Smart at receptionはiPad型の受付管理クラウドサービス。有人受付や受付電話の代わりにiPadを置くだけ。受付業務を効率化します。

何ができる？

つぎのようなことができます。

来客者が訪問先の社員に直接連絡できる

来客者はSmart at receptionを通して、訪問先の社員に直接到着の連絡ができます。連絡方法は社員のスマートフォンに通電、またはチャットツールに通知できます。総務や事務社員の取次が不要になり、守衛・電話を取り次ぐ社員・取り次ぎを受ける社員、双方の負担を軽減します。

また取次先社員の離席が原因による取次遅延を減らし、来訪者を待たせづらくします。

来客者の訪問記録を残せる

来客者の訪問記録を残せます。そのため、来客者に来館記録の記入を依頼する手間を省けます。工場に関わる取引先や出入り業者の負担を減らせます。

設置がカンタン

設置はインターネットに接続されたiPadをエントランスに配置するだけ。電話発信をする場合もクラウドPBXのConnectalk、DailPad、Unitalkなどと連携すれば、受付システムでありがちな電話回線の工事不要で設置ができます。

どんな使い方がすれば良いか？

製造業の場合、Smart at receptionは工場の入り口や守衛室前などにiPadを設置して利用するのがオススメです。社員にはスマートフォンを貸与して、Smart at receptionに社員の電話番号やチャットツールのidを登録すれば直接連絡が取れます。

使い方は２パターンあります。

・アポイントなしの方法

アポイントなしの場合はiPadの担当者と部署を直接選択。自身の来訪者情報を入力するとiPadから電話発信できます。

・アポイントありの方法

アポイントありの場合は、あらかじめ訪問先の社員が来訪者にQRコードを送付できます。来訪者は受付に到着したら、QRコードをかざすだけで電話発信ができます。

そのほかの特徴は？

AI受付機機能

音声認識と学習機能があります。音声で訪問先社員を呼び出せます。また音声呼び出しを繰り返すことで、学習機能が動作し検索精度が向上。訪問が多い取引先や業者はキーボード入力不要で受付ができます。

カレンダー連携

OutlookカレンダーやGoogleカレンダーと連携できます。社員は会議設定からQRコードの発行をスムーズに行なえます。

デザイン変更

受付画面トップのデザイン変更が可能です。自社工場のデザインや雰囲気に合わせて受付画面をカスタマイズできます。

以上、受付システムで工場入館業務を効率化する方法でした。工場の受付業務でお困りの企業は是非、ご相談ください。