【2024年最新】工場受付の役割と、効率化のための最新受付システム

工場に来るお客様
「工場の受付はいつも手続きで時間がかかり、渋滞している…」

工場の受付スタッフ
「入館者の手続きが大変…」

工場の現場スタッフ
「来客のたびに現場と往復…」

工場の受付に、こんな課題を感じていないでしょうか。
工場を持つ、多くの企業が直面するこの課題を最新の受付システムで解決することが可能です！

本記事では、工場受付の重要性と課題、最新の受付システムがどうやって解決するのかまで幅広く解説します。
受付システムの提案で10年以上の経験を持ち、数百社以上、千カ所を超える企業に受付システムを導入した実績を持つスタッフの視点から、
工場受付の効率化がもたらす生産性向上と、取引先とのスムーズな連携について詳しく見ていきます。

DX化が進む現代において、工場受付の役割はますます重要になっています。
ぜひ最後までお読みいただき、あなたの会社の工場受付を次のレベルへと引き上げるヒントを見つけてください。

工場受付の仕事内容と魅力

まず工場受付の仕事は、工場のセキュリティの入り口として重要な役割を担っています。

来訪者の対応や電話応対、セキュリティ管理など、多岐にわたる業務を行います。
工場受付の魅力は、様々な人とのコミュニケーションを通じて、会社・工場を守る重要な存在であることです。

工場受付の主な業務内容

工場受付の主な業務内容は、下記の通り。

• 来訪者の受付と案内
• 電話対応
• セキュリティ管理
• 社内外との連絡調整

工場の受付では、主に警備員・守衛が兼務していることがほとんどです。

来訪者の受付では、主に受付用紙に受付事項を記載してもらい、入館証を渡したり、訪問先に電話で、来客の連絡を行ったりします。
オフィスの受付ではQRコードを活用した受付システムを導入する企業も増えていますが、工場の受付では受付事項の煩雑さや、
受付システムの機能のニーズの違いから、DX化が進んでいないことが現状です。

上記の受付対応に加えながら、電話対応やセキュリティ管理を行うため、警備員・守衛が受付を兼務している場合は非常に労力がかかっています。
工場によっては警備員・守衛は受付に加え、巡回などの警備業務を兼務していることもあります。

工場受付の仕事内容は多岐にわたりますが、警備員・守衛の負担軽減や、本来の警備業務に集中してもらうためのDX化や効率化が求められています。

工場受付に求められるスキルと資質

工場受付に求められるスキルと資質は、下記の通り

• コミュニケーション能力
• 臨機応変な対応力
• 正確な事務処理能力

来訪者の受付の際や、問い合わせに対して、丁寧かつ適切に、臨機応変な応対ができることが重要です。
また、工場受付では、工場内との各部門との連携が必要となるため、社内コミュニケーション能力も重要です。

さらに、昨今のセキュリティ意識への向上から、正確な事務処理能力も求められます。
受付をした際に取得した個人情報などには細心の注意が必要です。

工場受付の職場の特徴

工場受付は、多くの工場で玄関口としての重要な位置づけにあります。
勤務時間は、工場の操業時間に合わせて設定されることが多く、シフト制や交代制を採用している企業もあります。

また、工場受付の担当者の多くは警備員や守衛を兼務しているために受付業務以外の仕事をこなす場合もあるでしょう。
立ち仕事と座り仕事が混在する状況です。

また、近年ではコロナ対策をしている工場も多く、マスクの着用、飛沫防止パネルの設置や消毒液の利用など、感染症対策も徹底されています。

工場受付の効率化と最新システム

工場自体のDX化や効率化が進んでいる場合も多いですが、工場受付では中々、DX化・効率化は進んでいません。
その原因として

• 受付を完全に無人化することはセキュリティ上、難しい
• 工場用の受付システムが少ない
• 独自の受付項目やニーズに対応するためには、多額の費用や個別開発が必要

という理由が挙げられます。

工場受付業務の自動化と効率化を実現。「Smart at reception for FACTORY」

そんな工場受付の課題を解決する、iPad型：工場向け受付システム「Smart at  reception for FACTORY」をご紹介します。

「Smart at reception for FACTORY」の機能やメリットについて紹介させていただきます。

工場向けの機能・魅力①：受付項目の独自カスタマイズ

工場の受付項目には、来訪目的、持込物、車両番号などなど、各工場によって様々です。
受付システムの多くは、工場向けに受付項目のカスタマイズをすると個別開発が必要な場面も多く、受付システムの導入を断念される工場も多かったようです。

「Smart at reception for FACTORY」では、受付項目のカスタマイズはもちろん

• 来訪者（業者）ごとに来訪可能期間の設定
  →工事などで、工場内に一定期間入館される方などに利用可能
• 複数人で来訪される場合のグループ受付化
• 工場特有の記録項目
  

などを、各工場ごとに簡単に設定することが可能です。

工場向けの機能・魅力②：来訪者全員の入退館記録・来訪者全員の入館証の印刷が可能

「Smart at reception for FACTORY」では、QRコードを利用した事前の入館予約も可能です。
しかし、当日に「2人で来訪予定だったが、4名になった」というような入館者の増減は珍しくありません。
アポありはもちろん、アポなしの場合でも当日受付で簡単に来訪者を追加することができます。

もちろん全員分の入館証を同時に発行することも可能です。

例えば3人１組の来訪があった場合。
3人が同じ目的・同じ車両番号などを毎回入力して、入館証の発行を待つのは面倒ですし時間がかかりますよね。

「Smart at reception for FACTORY」は、1回の受付手続きでOK。
入館証も一度で発行されるので、大幅な時間短縮、効率化を実現できます。

入館証発行までの流れは動画でまとめましたので、ぜひご覧ください。

工場向けの機能・魅力③：事故や自然災害時の入館者の安否確認に利用

工場は大きな機械や、広大な構内の関係上、事故や自然災害時の入館者の安否確認が非常に重要です。

「Smart at reception for FACTORY」では、来訪者全ての入退館記録を残せるので、事故や自然災害時に工場内いる来訪者の安否確認が可能となっています。

ネットワークに繋がらない場合も、iPadで入退館リストを確認し、すぐに状況確認が行えます。

工場向けの機能・魅力④：工場向けの機能が込み込みなので、追加の個別開発が安価に済む

「Smart at reception for FACTORY」は、上記の機能を備え、月額20,000円〜となっており、金額的にも導入しやすいことも魅力です。
また、工場向けの機能の多くが標準機能なので、追加の個別開発が必要な場合も安価に抑えることが可能です。

工場向けの機能・魅力⑤：クラウドサービスならではのアップデート

備え付けの受付システムを利用する場合は、基本的に導入時の機能を使い続ける方になり、機能追加も一苦労されるかもしれません。

「Smart at reception for FACTORY」はiPadと通信環境さえ、ご準備いただければすぐに利用できるクラウドサービス。
クラウドサービスの魅力として、定期的なアップデートや、機能追加などが行われるのも大きな魅力となっています。

基本的な受付業務に関する機能

上記の通り、「Smart at reception for FACTORY」は工場の受付に特化した基本機能を持っています。

また、「Smart at reception for FACTORY」は
受付〜受付事項の入力〜担当者への呼び出し〜入館証の発行〜退館処理までの基本的な受付業務を、iPadで行うことができます。

基本的な受付機能は、下記の通りです。

• 担当者への呼び出しは電話やテレビ電話、ビジネスチャットツール(Microsoft Teamsなど)に同時通知
• 温度検知連携
• kintone連携

受付担当を介さずとも担当者と、直接やり取りを行うことができるため、(訪問先の)現場スタッフの負担軽減にも繋がります。

工場受付業務の自動化と効率化は、「Smart at reception for FACTORY」により大きく進展するでしょう。
従来の紙ベースの受付簿や手作業による入館証発行は、完全に置き換え可能です。

例えば、来訪者情報の保存は自動化され、これにより、データの正確性が向上、過去の訪問履歴の確認も容易となります。
来訪者の事前登録や入館手続きの簡素化を実現し、単に作業時間を短縮するだけでなく、セキュリティの向上や来訪者満足度の向上にも寄与することでしょう。

受付の省人化はもちろん、ビデオ通話機能を用いて、なりすましの防止や入退館管理の厳格化も図られるでしょう。

受付システムの導入事例と効果

「Smart at reception for FACTORY」はリリース後、すぐに多くの反響をいただいております。
今回は基盤となっている受付システム「Smart at reception」の導入事例をご紹介します。

ローランド ディー.ジー.株式会社様　【デジタル機器の製造・販売】

普段から使い慣れているTeams連携で、受付を意識せずに利用できる！
将来を見据えた拡張性やメンテナンスのしやすさが魅力！

カゴメ株式会社様　【食品メーカー】

「工事不要ですぐ設置」が決め手！
クラウドPBXで働き方改革を実現！

【2024年最新】工場受付の役割と、効率化のための最新受付システム　最後に

工場受付の効率化と最新の受付システムについて、詳しく解説してきました。

これらの情報を参考に、皆さんの会社の工場受付業務の改善を検討してみてはいかがでしょうか。

デジタル技術の導入により、業務の自動化や効率化が進んでいますが、人間ならではの柔軟な対応力や気配りも依然として重要です。
最新のシステムと人間の強みを組み合わせることで、より質の高い受付サービスを提供できるでしょう。

また、他部門との連携強化や情報セキュリティ対策の徹底など、まだ改善の余地がある部分もあるかもしれません。
自社の現状を見直し、できることから少しずつ改善を進めていくことをオススメします。

工場受付はセキュリティ上、重要な役割を担っています。
業務の効率化と質の向上を図ることで、来訪者満足度の向上や企業イメージの向上にもつながります。
ぜひ、本記事を参考に、より良い工場受付の実現に向けて取り組んでみてください。

「Smart at reception for FACTORY」に関するお問い合わせは下記からお願いいたします。