Smart at receptionがkintoneと連携。 データ分析やカスタマイズも可能に！

M-SOLUTIONS株式会社が提供するオフィスや施設の受付業務を効率化するSmart at receptionは、業務アプリケーションをノーコードで作成できるkintone（提供：サイボウズ株式会社）と連携しました。この連携により、Smart at receptionの受付履歴データをkintoneで活用できるようになります。

本記事では、Smart at receptionとkintoneがどのように連携し、どのようなメリットがあるかについて解説します。

Smart at receptionとは？

Smart at receptionは、クラウド型のiPad受付システムです。インターネットに接続されたiPadがあれば、企業のエントランスに受付システムを設置できます。受付を無人化したり、有人受付業務の負担を軽減したい企業におすすめです。

最近では、企業のエントランスだけでなく、工場や学校、来店型の店舗やショールームでも利用が増えています。 

Smart at receptionの利用イメージ

kintoneとは？

kintoneはサイボウズ株式会社が提供するクラウドサービスです。ノーコードで業務アプリケーションが作成できます。自分たちが欲しいアプリケーションをプログラミングなしで作成できるため、多くのビジネスの現場で利用されています。

連携の内容は？

Smart at receptionとkintoneの具体的な連携内容は次の通りです。

受付QRコードをkintoneから発行できる

Smart at receptionでは、受付用のQRコードを発行できます。社員がお客様にQRコードを発行することで、お客様はQRコードをSmart at receptionにかざすだけで社員の呼び出しが可能です。

これまで、QRコードの発行はSmart at receptionの管理者アカウントからでないと、発行できませんでした。そのため、QRコード発行のために社員をSmart at receptionの管理者にする必要がありました。

今回のkintone連携で、QRコードをkintoneから発行できるようになります。

更にSmart at message for kintoneと併用すれば、QRコードを発行したタイミングで、お客様にメール通知ができます。QRコード発行のために社員をSmart at receptionの管理者へ登録する手間が省けます。

受付履歴データを連携

Smart at receptionの受付履歴データをkintoneに表示できるようになりました。

これでkintoneユーザーであれば、Smart at receptionにログインしなくても、受付履歴データを確認できます。データは双方向連携で、受付履歴管理の利便性が向上します。

利用シーン

次の用途で利用ができます。

有人受付業務の負担を減らす

大企業では来客数が多いため、受付業務の完全無人化が難しい場合があります。しかし、受付に専門の社員を配置すると人件費が増加します。少しでも受付の人員を削減したいと考える企業も多いのではないでしょうか。

この問題を解決するために、kintoneとSmart at receptionの導入がおすすめです。受付担当者はkintoneで1日の来客予定を把握できます。またSmart at receptionが受け付けた来客を受付担当者はkintoneで確認できます。受付担当者はSmart at receptionと業務を分担することにより、作業の負荷を軽減できます。

受付履歴の分析

kintoneにはグラフ機能があります。Smart at receptionの受付履歴をkintoneに連携すれば、グラフ機能で受付状況の分析ができます。どの時間に受付が集中するのか、どの支社・支店・店舗に来訪者が多く来るのかを可視化できるため、受付業務効率化の判断材料として活用が可能です。

店舗の来店履歴管理

サロンやクリニック、不動産相談窓口などの来店型店舗で来店履歴を管理したい場合に便利です。来店の受付を行うと、自動的にお客様の来店履歴がkintoneに残されます。 この受付システムの利用により、お客様の来店履歴を一元的に管理することが可能となります。

これにより、個々のお客様の来店頻度や来店時間帯、来店日などのデータを把握することができます。これは、お客様の行動パターンを理解し、サービス改善やマーケティング戦略の策定に役立ちます。

またkintoneとの連携により、データ入力や管理が効率化され、手動での作業から解放されます。kintoneはクラウドサービスなので、どこからでもアクセスでき、データの確認や分析も可能です。

工場の入退館管理

工場には多数の取引先が出入りを行います。何か問題が発生した際に、出入りの履歴を管理することは品質保証・セキュリティの観点からも重要です。Smart at receptionとkintoneを連携させれば、来館記録を確認することができます。

入館管理は元々守衛の方が担当しており、紙で記録されることが多いですが、これをクラウドで管理することにより、社内での入退館データを共有できるようになります。守衛の方や社内での情報共有の手間を削減することが可能です。

以上、kintoneとSmart at receptionの連携について解説いたしました。お客様や取引先との入退室管理が重要な企業にとって、この連携は大変おすすめです。Smart at receptionではトライアルも提供しておりますので、興味のある方はぜひお問い合わせください。